Wi-fi : tout ce qu’il faut savoir pour un événement connecté

De nos jours, tous les participants d’un événement s’attendent à avoir une connexion Wi-Fi rapide et stable. Par conséquent, que vous organisiez une petite conférence pour quelques centaines de visiteurs ou un grand salon international rassemblant des milliers de participants et d’exposants, il est important de commencer à planifier votre stratégie de déploiement Wi-Fi 4 à 6 semaines à l’avance pour garantir le succès de votre événement. Bien que certains sites disposent déjà de leurs propres installations sans fil, il ne serait peut-être pas judicieux de s’en remettre uniquement à ceux-ci.

Les réseaux Wi-Fi intégrés ont été conçus pour une utilisation générale et non pour des conférences ou des salons commerciaux où de nombreux visiteurs ou exposants ont besoin d’un service Wi-Fi fort et fiable toute la journée. Dans tous les cas, il est utile de poser à l’avance une série de questions sur la capacité du réseau sans fil de votre site avant de prendre la décision finale.

Commencez par poser ces 10 questions aux sites potentiels :

  • Ont-ils organisé des conférences similaires aux vôtres ?
  • Quelle est la taille moyenne d’une conférence et plusieurs appareils ont-ils été utilisés ?
  • Serez-vous autorisé à accéder au site avant votre conférence ?
  • Quelle quantité de bande passante dédiée sera disponible à vos invités ?
  • Le Wi-Fi sera-t-il disponible 24h/24 et 7j/7 dans tous les domaines ?
  • Y aura-t-il un technicien qualifié sur place pendant toute la conférence ?
  • Le Wi-Fi sera-t-il disponible dans les chambres d’hôtel et les salles de conférence ou uniquement dans les salles de conférence ? Quelle est la capacité de chacune des salles ?
  • Pouvez-vous séparer le Wi-Fi des chambres ou selon les groupes différents ?
  • Pouvez-vous fournir des connexions stables pour chacune des salles de réunion afin de répondre aux besoins des orateurs ?
  • Quel est le plan B en cas de problème, comme une panne imprévue ?
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Si vous avez des doutes sur le réseau Wi-Fi du lieu, faites appel à un fournisseur de services Wi-Fi géré par un spécialiste pour éviter les plaintes des visiteurs et garantir une expérience événementielle réussie et sans heurts à tous les participants.

 

Wi-fi : tout ce qu'il faut savoir pour un événement connecté

Suivez les 6 étapes ci-dessous afin d’éviter les problèmes de connectivité durant votre prochain événement

1. Incluez dans votre budget le coût de la quantité de bande passante Internet requise et planifiez un réseau Wi-Fi entièrement géré pour la partager sans encombre

La bande passante dédiée n’est pas bon marché. Par conséquent, incluez le coût de la quantité dédiée de bande passante et de la gestion du réseau Wi-Fi. Le prix total peut varier considérablement en fonction de la taille et du type de l’événement.

2. Calculez le nombre estimé d’invités

Soyez sûr de connaître le nombre approximatif de visiteurs, y compris les participants, les conférenciers, les exposants et le personnel de l’événement. N’oubliez pas que chacun d’entre eux nécessitera un accès Internet de qualité à un moment donné.

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3. Estimez combien d’appareils vont accéder au réseau en même temps

N’oubliez pas que, de nos jours, les participants auront probablement plusieurs appareils. Cela signifie que si vous comptez accueillir 1 000 personnes, vous devrez probablement faire face à 1 300 à 1 500 appareils numériques connectés tout au long de l’événement

4. Calculez la quantité de bande passante dédiée requise

Sur la base des chiffres ci-dessus, vous devrez vous assurer que vous budgétisez la bonne quantité de bande passante Internet pour votre événement.

5. Déterminez les zones et les heures pouvant nécessiter une couverture et une allocation de bande passante supérieures

Réfléchissez bien aux endroits qui nécessiteront probablement le plus de connectivité, car cela sera important pour déterminer l’emplacement des points d’accès et la distribution de la bande passante. Les visiteurs sont également plus susceptibles d’avoir davantage besoin de l’accès Internet à certaines heures de la journée. Prévoyez donc à l’avance le moment et le lieu où le niveau de connectivité sera optimal. L’avantage d’avoir un service Wi-Fi géré pris en charge est que votre ingénieur sera en mesure de surveiller et d’ajuster les paramètres du réseau wifi afin de garantir que, aux heures clés, les utilisateurs de tous les sites disposeront d’une bande passante suffisante. En ce qui concerne le réseau Wi-Fi, votre fournisseur de services Wi-Fi veillera à ce que toute la zone soit configurée pour fournir la meilleure couverture et les meilleures performances possibles dans ces zones.

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6. Assurez-vous que vos participants savent comment accéder au bon réseau Wi-Fi

Assurez-vous qu’il y a toujours du personnel disponible afin de répondre aux besoins des clients et donnez des instructions sur la façon d’accéder au réseau. Placez des affiches et des panneaux autour de la salle pour indiquer aux visiteurs comment accéder au réseau Wi-Fi.

En conclusion

N’oubliez pas qu’une bonne connexion Wi-Fi sera attendue par vos invités. Vous ne souhaitez pas qu’une connexion médiocre devienne le principal sujet de discussion de tout l’événement ni que vous souhaitiez qu’il devienne un sujet d’actualité sur vos réseaux sociaux. L’objectif principal de tout organisateur d’événement est sans aucun doute la satisfaction des participants, des conférenciers ainsi que des sponsors. C’est pourquoi la planification pour fournir un réseau sans fil efficace devra être l’une de vos tâches principales.

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