Sources de dépenses et revenus d’un événement : la liste complète

Comme nous l’avons déjà expliqué, la première étape pour établir un budget complet pour les événements consiste à séparer les dépenses des recettes. Il peut être difficile de créer un budget pour un événement, si vous ne connaissez pas le montant de chaque élément de campagne. Plus vous créez de budgets pour les événements, plus cela devient facile, mais dans l’intervalle, si vous avez besoin d’un point de départ, nous avons répertorié certains des postes budgétaires les plus courants et avons partagé une plage minimale à maximale pour ce que vous devriez vous attendre à payer et encaisser. En créant une liste d’éléments de contrôle du budget de l’événement, vous pouvez vous assurer que tout est couvert. Nous espérons que cet exemple de budget d’événement sera un guide de départ utile.

LES SOURCES DE DÉPENSES

Pour un événement de taille moyenne, les dépenses de l’événement comporteront :

La salle

Cette dépense pourrait aller de gratuit à plusieurs milliers d’euros pour une réservation privée ou un hôtel de luxe.

Publicité et promotion

Gratuite, si vous utilisez une promotion très basique par e-mail et sur les réseaux sociaux, jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour des campagnes marketing.

Orateurs et intervenants

Gratuit, si vous pouvez trouver des orateurs qui présenteront à titre gracieux, à des dizaines de milliers d’euros pour des conférenciers célèbres. Les artistes interprètes peuvent également être gratuits, ou dépasser le million pour les groupes phares tels que U2.

Logement, frais de voyage et dépenses pour les artistes

Même dans les cas où les conférenciers et les artistes acceptent de venir gratuitement, vous devrez probablement payer leur hébergement, leur voyage, leur chauffeur et leurs frais (200 $ par nuit par personne et par chambre, et plus encore.

LIRE  5 erreurs sur le service traiteur et comment les éviter !

Restauration

La restauration peut parfois faire partie d’un contrat de sponsoring, de sorte que cela ne vous coûtera rien directement. Si vous devez payer, vous pouvez vous attendre à payer un montant inférieur pour un service de collations par rapport à un repas assis. (Le snack-bar coûterait environ 12 euros par tête). Un buffet pourrait coûter entre 20 et 30 euros par personne. Le dîner assis coûterait probablement plus de 45 euros par personne, selon le choix du menu. Assurez-vous également de prendre en compte le minimum d’aliments et de boissons, bar ouvert, prix par boisson ou par personne, et location de tables, de linge de maison et autres services.

Sources de dépenses et revenus d’un événement : la liste complète

Équipement

De nombreux équipements sont utilisés durant les événements. Prenez en compte des éléments tels que la location des sièges, du mobilier, des kiosques et tout ce que la salle ne fournit pas.

Personnel

Choisissez un tarif horaire basé sur le nombre de personnes dont vous aurez besoin par participant. Certains sites nécessiteront des installations syndicales, tandis que d’autres seront négociables.

LIRE  Louer un atelier de cuisine ou espace culinaire pour un événement gourmand

Badges

Le coût du papier, de l’impression, des porte-badges si vous les concevez vous-même peut vous coûter jusqu’à plusieurs centaines d’euros si vous sous-traitez, obtenez quelque chose sur mesure etc.

LES SOURCES DE REVENUES

Les revenues de l’événement peuvent être :

  • Inscriptions / ventes de billets
  • Parrainages
  • Fonds publics (si disponibles)
  • Revenus des exposants

Le simple fait de prendre ces choses comme point de départ vous aidera probablement à vous sentir un peu mieux. Vous avez maintenant un point de départ et pouvez contrôler, surveiller et attribuer une pondération financière à tous les éléments. Vous pouvez utiliser ces points comme base pour votre propre feuille de calcul du budget de planification d’événement et votre modèle de répartition du prix de l’événement.

Gagnez du temps et recevez des propositions par email

-->