SONDAGE : La journée type d’un planificateur d’événements

L’organisation d’événements est l’un des rares emplois où il n’y a pas deux jours identiques. Chaque événement qu’un planificateur d’événements organise peut être très différent. C’est ce qui fait de la planification d’événements l’un des emplois les plus stressants au monde. Alors, comment pourrions-nous décrire la journée «typique» d’un planificateur d’événements… sans journée typique ? Nous avons mené un sondage spéciale à l’intention des planificateurs d’événements, pour tenter d’obtenir un aperçu de leur vie chargée. Les résultats sont très intéressants, alors découvrez dans ce blog un aperçu exclusif du quotidien d’un organisateur d’événements, ainsi que d’autres faits amusants du secteur.

Avant l’événement

Autres noms pour les planificateurs d’événements

Tout d’abord, les planificateurs d’événements portent plusieurs noms. Notre sondage a révélé plusieurs appellations d’emploi pour les planificateurs d’événements, notamment :

  • Organisateur d’événement
  • Organisateur de réunion
  • Planificateur de conférence
  • Coordinateur de réunions
  • Spécialiste d’événement
  • Concepteur d’événement
  • Planificateur d’événements supérieur
  • Directeur de réunions
  • Directeur d’événements spéciaux

Bien qu’il y ait probablement beaucoup plus de noms pour les planificateurs d’événements, la liste ci-dessus comprend la majorité des noms que l’on retrouve sur le marché.

Tant de choses à faire, et si peu de temps

D’après notre enquête, nous avons constaté que les planificateurs d’événements organisent en moyenne cinq à neuf événements par an. La planification de ces événements peut prendre de deux jours à un mois, en fonction de leur taille. Et pendant ce mois de planification d’un événement, plus de 42% des planificateurs travaillent de 15 à 20 heures par jour ! En conséquence, plus de la moitié des planificateurs d’événements interrogés ne dorment en moyenne que cinq heures ou ne dorment pas du tout pendant le processus de planification d’événements.

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Sondage : La journée type d'un planificateur d’événements

Trouver le lieu idéal

Lorsqu’il s’agit de choisir un lieu pour organiser un événement, les planificateurs d’événements ont la vie difficile. Il y a tellement d’options à choisir, avec de nombreux facteurs à prendre en compte. Toutefois, lorsqu’il s’agit des facteurs décisifs, 47% des planificateurs d’événements ont indiqué que le coût était le plus important, et 43% ont déclaré que le lieu était le plus important. Bien que ces facteurs soient assez évidents, nous avons été surpris de constater que pas moins de 74% des planificateurs d’événements ont déclaré que la diversité des offres culinaires était importante lors du choix d’un lieu de réunion.

Pendant l’événement

Le chaos lors de l’événement

Un événement dure généralement trois jours. Pendant ces trois jours, les organisateurs d’événements sont dans l’œil du cyclone. C’est à ce moment-là qu’ils sont au maximum de leur stress, 45% d’entre eux déclarant ne dormir que trois heures en moyenne par nuit. Une des raisons pour lesquelles les organisateurs d’événements perdent le sommeil au cours de l’événement réside dans le fait qu’il n’y a généralement qu’un ou deux collaborateurs dédiés à chaque événement. Et en plus de cela, ce planificateur d’événements est chargé de jongler entre cinq et dix interlocuteurs lors de leurs événements.

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Activités pour les participants

Vous pouvez vous demander comment un planificateur d’événements choisit les activités à inclure lors d’un événement. Selon notre sondage, il s’agit de choisir des activités qui favorisent les connexions. C’est pourquoi 48% des planificateurs incluent une activité de consolidation d’équipe. Bien que ce ne soit pas une activité, je suis sûr que vous pouvez deviner quel est l’équipement le plus demandé lors d’un événement… une connexion WiFi gratuite ! Et surtout, n’oubliez pas la machine à café ! 66% des planificateurs d’événements s’appuient sur la caféine pour traverser la journée de l’événement.

Sondage : La journée type d'un planificateur d’événements

Après l’événement

Moment de détente

Une fois l’événement terminé, les planificateurs d’événements peuvent se détendre, n’est-ce pas ? Pas si vite – la plupart des planificateurs d’événements signalent que la planification de leur prochain événement commence une semaine ou moins après le dernier ! En effet, la plupart des planificateurs d’événements doivent organiser des réunions de grande envergure plus de trois ans à l’avance, et des réunions plus petites plus de six mois à l’avance. Quand les organisateurs ont du temps libre, voici ce qu’ils aiment faire :

  • 48% se détendent avec un service de chambre et un film
  • 39% se détendent à la plage
  • 20% prennent des vacances ou passent une journée au spa
  • 20% parlent ou passent du temps avec leur famille et amis
  • 16% font du sport et mangent équilibré
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Les événements futurs

Le secteur des réunions et des événements est énorme et continue de croître chaque année. De nombreux planificateurs d’événements approfondissent leur formation spécifiquement sur les applications mobiles et les réseaux sociaux.

Nous savions déjà que les organisateurs d’événements avaient un travail difficile et que chaque journée de travail était différente. Mais nous ne nous étions jamais rendu compte à quel point cela été vrai ! Les planificateurs d’événements ont vraiment un emploi du temps chargé, ce qui rend leur emploi encore plus gratifiant et méritant.

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