Planifier une session de formation : le guide en 10 étapes

Les séances de formation peuvent sembler évidentes, mais très peu de séances de formation sont vraiment instructives, importantes et efficaces. Ces 10 conseils pour planifier une séance d’entraînement vous aideront à accélérer les performances de votre équipe et à atteindre vos objectifs clés.

Qu’est-ce qu’une session de formation et pourquoi devriez-vous en organiser une ?

Intuitivement, une session de formation est un événement qui apporte une valeur éducative aux participants. Que vous planifiez une formation professionnelle en équipe ou un cours de certification général, les sessions de formation peuvent inclure des exposés, des évaluations, des discussions ainsi que des démonstrations.
Les avantages de la formation sur le lieu de travail sont indéniables. Les sessions de formation sont parfaites pour renforcer le moral, recentrer votre équipe et améliorer le développement professionnel de vos employés. À leur tour, ces forums permettent de créer un environnement de travail plus joyeux et d’augmenter la productivité de vos collègues.
En tant qu’organisateur, votre objectif est de maximiser l’expérience de la journée de formation pour qu’elle soit à la fois efficace et utile pour vos participants (dans ce cas, votre équipe). Nos 10 conseils pour planifier une session de formation vous aideront à faire en sorte que votre journée de formation soit bénéfique pour votre entreprise, que ce soit pour accélérer les performances de votre équipe ou atteindre vos objectifs clés.

 

Planifier une session de formation : le guide en 10 étapes

1. Avant la session, faites une évaluation des besoins de votre équipe

Effectuer une évaluation des besoins de votre équipe vous aidera à structurer votre session de formation. Définir les besoins de votre entreprise à partir de ceux qui en font l’expérience au quotidien vous permettra de concevoir une session de formation qui renforcera les compétences de votre équipe et vous aidera finalement à atteindre vos objectifs commerciaux.
Bien qu’il existe plusieurs techniques que vous pouvez utiliser pour effectuer un test, nous avons fourni un exemple de modèle d’évaluation que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. La mise en œuvre d’un test similaire à celui qui précède votre session de formation mettra en évidence les lacunes de votre équipe et vous aidera à déterminer les demandes de chaque participant.

2. Gardez à l’esprit les principes de l’apprentissage des adultes

Organisez une session de formation devrait prendre en compte les principes de l’apprentissage ci dessous :

  • Concept de soi : À mesure que la personne mûrit, elle évolue pour devenir un employé qui peut s’autogérer.
  • Expérience des apprenants adultes : À mesure qu’une personne mûrit, elle accumule un réservoir d’expériences de plus en plus important qui devient une ressource croissante pour l’apprentissage.
  • Capacité d’apprentissage : À mesure qu’une personne mûrit, elle est de plus en plus orientée vers les tâches de développement de ses rôles sociaux.
  • Orientation vers l’apprentissage : À mesure qu’une personne mûrit, sa perspective change et elle se concentre davantage sur la résolution de problèmes.
  • Motivation à apprendre : À mesure qu’une personne mûrit, sa motivation à apprendre est intériorisée.

C’est une excellente idée de créer vos sessions autour de ces principes d’apprentissage des adultes, ce qui vous permettra d’optimiser la formation pour fournir une expérience précieuse à vos participants. Une session de formation concerne par nature la compréhension et la résolution des problèmes, qu’il s’agisse d’un manque de compréhension stratégique, d’un manque de connaissances professionnelles ou du besoin de développement des compétences personnelles. Se concentrer sur l’apprentissage de la résolution de problèmes permet de supporter toute votre session de formation.

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Planifier une session de formation : le guide en 10 étapes

3. Établir des objectifs d’apprentissage

Les objectifs d’apprentissage constituent la base de votre session de formation. Celles-ci mettront en évidence les compétences et les connaissances que votre équipe maîtrisera en assistant à votre événement, mais plus important encore, les objectifs d’apprentissage doivent être dérivés de l’évaluation des besoins que nous avons précédemment mentionnée. Des objectifs clairs maximisent le potentiel et l’impact de votre session en définissant des attentes et en garantissant aux participants que les sujets traités se rapportent aux commentaires qu’ils ont fournis.

À leur tour, les objectifs d’apprentissage doivent être mesurables. Il serait impossible de maintenir et de soutenir les futures sessions de formation sans pouvoir parler du succès de vos événements. S’agissant d’établir des objectifs mesurables, le format SMART des objectifs d’apprentissage est un excellent moyen de créer des objectifs clairs. SMART fait référence à :

  • S – Spécifique : Les objectifs de formation doivent être spécifiques à la formation que vous exécutez.
  • M – Mesurable : Les objectifs d’apprentissage doivent être mesurables pour que vous puissiez évaluer le succès de votre session de formation.
  • A – Ambitieux : Les objectifs d’apprentissage peuvent être ambitieux, mais gardez à l’esprit qu’ils doivent également être réalistes et réalisables.
  • R – Réaliste : Considérez les implications pour les participants et pour l’entreprise.
  • T – Temporel : Un objectif sans délai n’est pas réalisable. Dans ce cas, tenez compte à la fois du temps consacré à la session et du temps nécessaire pour mettre en œuvre les compétences acquises sur le lieu de travail.

Travailler sans objectifs d’apprentissage peut affecter les résultats de votre session de formation et votre enseignement peut ne pas être aussi réussi qu’espéré. Suivez ce format afin de créer des objectifs d’apprentissage significatifs et réalisables pour toute session de formation.

4. Structure

La structure d’une session de formation peut être décisive. En tant que tel, elle devrait être planifiée une fois que vous avez défini vos objectifs d’apprentissage et mis l’accent sur les principes d’apprentissage des adultes.
La structure vous donne, en tant que formateur et organisateur, un calendrier à suivre et indique à quel point vous répondez clairement aux besoins de l’équipe en matière d’évaluation de la formation. C’est une bonne idée de partager une version simplifiée de votre session de formation avec vos participants à l’avance, afin qu’ils puissent être mieux préparés le jour même.

Planifier une session de formation : le guide en 10 étapes

5. Choisissez un lieu d’événement propice

Le lieu de votre session de formation est le cœur de votre événement. Votre lieu dépendra de votre événement, ainsi que de la taille de votre session. Si vous organisez une grande session de formation, peut-être qu’un lieu de conférence conviendra mieux. Si elle se fait en petit comité, peut-être une salle de réunion ou un atelier fera l’affaire.
Vous souhaitez quelque chose d’un peu plus créatif ? Pourquoi ne pas choisir un lieu inhabituel dans la ville où vous pouvez faire preuve de créativité avec votre groupe et vraiment inspirer vos invités.
Saviez-vous qu’une réunion ou une conférence hors site améliore souvent la productivité ? Utilisez un site externe pour engager vos employés dans tous les domaines.

6. Matériel de formation

Le matériel de formation est essentiel afin d’organiser la session de formation idéale. Il se divise en deux catégories : 1) le matériel de formation pour le formateur et 2) le matériel de formation pour les participants.
Pour l’organisateur, le matériel constitue un agenda et une forme d’orientation. Il doit appuyer ce que vous dites et vous aider à rester organisé. Du début à la fin, rester organisé peut faire la différence entre une excellente séance d’entraînement et une séance d’entraînement moyenne.

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Le modèle d’apprentissage 5E est un excellent modèle à suivre avec 5 étapes différentes:

  • Engageant : Pour apprendre, les participants doivent pouvoir contextualiser cette expérience et disposer d’activités facilement disponibles pour les guider.
  • Explorer : Visez à aider les participants à comprendre et à développer de nouvelles compétences.
  • Expliquer : En tant qu’organisateur et formateur, expliquez pourquoi l’étape précédente était pertinente pour cette session et pour votre objectif.
  • Élaborer : Faites participer les participants pour les aider à perfectionner leurs compétences conceptuelles en mettant en œuvre des activités de formation pratiques.
  • Évaluer : Cette étape concerne les organisateurs et les participants. Les deux doivent conclure et intérioriser les leçons apprises tout au long.

Si vous suivez ceci dans la structure de votre session de formation ou même si vous le fournissez également aux étudiants pour leur matériel de formation, vous vous assurez de fournir une session mieux structurée. Par exemple, commencez par un problème – les objectifs d’apprentissage que vous avez définis lors de l’examen des besoins. Votre session de formation devrait répondre à ces problèmes en enseignant à chaque participant quelque chose qu’il ne connaissait pas déjà, en lui fournissant de nouvelles compétences et en l’aidant à mieux faire son travail.
Pour les participants, le matériel de formation guidera la session, rendant différentes parties de la session assimilables. Fournir du matériel de formation aux participants leur permet également de revoir l’information à leur guise.

7. Une présentation claire et compréhensible

La présentation que vous donnez est le matériel de formation le plus important que vous produirez. Il guide toute votre session de formation, à la fois en tant qu’organisateur et pour vos participants. Lorsqu’il s’agit de planifier le plan de votre présentation de formation, les détails sont essentiels.

Le texte doit être clair et concis. Jamais entendu parler de la règle 1-6-6 ? Cette ligne directrice suggère que les présentations efficaces doivent comporter :

  • Une idée par diapositive
  • Maximum de six points par page
  • Pas plus de six mots pour chaque point

Cette technique optimisera la concision de votre présentation tout en fidélisant votre auditoire.

 

8. Incorporer des activités

Parfois, une session de formation peut accueillir des dizaines de personnes, et certaines peuvent ne pas se connaître. Les sessions de formation consistent en une relation, une collaboration entre l’organisateur et les participants.
L’un de nos activités préférées est de diviser le groupe en petits groupes de quatre ou cinq personnes. Dans ces petits groupes, les participants peuvent travailler ensemble pour trouver dix choses qu’ils ont en commun avec chaque membre du groupe. Établir ce que les gens ont en commun permet aux individus de créer des liens entre eux, ce qui permet un environnement d’apprentissage plus détendu et plus propice.
Une autre activité intéressante à essayer est d’inverser les rôles. Une fois que chaque objectif d’apprentissage a été couvert par le formateur, transmettez la présentation aux participants et demandez-leur de présenter ce qu’ils ont appris. Encourager la participation active consolidera les leçons apprises.

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9. Gestion du temps

Être un organisateur, c’est savoir gérer le temps parfaitement. Si vous avez créé un emploi du temps, suivez-le attentivement pour vous assurer de disposer de suffisamment de temps pour intégrer tous les aspects de la formation que vous avez décrite.
Entendu parler de la règle des 80/20, autrement connue sous le nom de Principe de Pareto ? C’est la théorie que 80% des résultats proviennent de seulement 20% des actions d’une personne. En tant qu’organisateur, cette règle permet de hiérarchiser votre temps par rapport à vos objectifs les plus importants. Il est important de déterminer les 20% que vous souhaitez consacrer à votre session de formation individuelle.
Considérez que certains concepts ou compétences nécessitent plus de temps que d’autres. Quelles sont les compétences sur lesquelles vous souhaitez consacrer plus de temps ? N’oubliez pas d’utiliser l’évaluation des besoins, afin de déterminer le temps que vous devriez consacrer à un sujet ou à une compétence en particulier.

Conseil pro : N’oubliez pas d’organiser des pauses. Il peut être difficile pour la plupart des gens de se concentrer pendant une longue période. Les pauses, cependant, permettent une amélioration de la concentration. Il existe de nombreuses techniques d’organisation de pauses différentes. Choisissez donc celle qui convient le mieux à votre session de formation.

10. Évaluation

Effectuer une évaluation de la formation est essentiel pour développer vos propres compétences en tant que formateur et pour vous assurer que vous avez atteint les objectifs de votre session de formation. Bien entendu, vous devez déterminer si vos participants ont ou non acquis les objectifs d’apprentissage visés. Les commentaires peuvent sembler décourageants, mais ils sont essentiels à votre développement en tant que formateur.

L’un des meilleurs moyens de recueillir des commentaires consiste à avoir des entretiens en face à face avec vos participants. Demandez aux participants de donner un bref commentaire sur les activités qu’ils viennent de terminer. Alternativement, vous pouvez demander un feedback réfléchi après la journée de formation via un formulaire de feedback électronique que vos participants peuvent remplir.

Choses à retenir

Comme la plupart des conseils, il est généralement préférable d’essayer de mettre en œuvre quelques-unes de ces suggestions de sessions de formation. Cela dit, lors de la planification d’une journée de formation réussie, les points essentiels à retenir sont :
Restez organisé.

  • Conservez les principes d’apprentissage des adultes dans toutes les activités et sessions.
  • Utilisez un site externe pour augmenter la productivité et l’enthousiasme autour de l’événement.
  • Apprentissage actif : encouragez la participation de vos participants pour une session réellement percutante.
  • Évaluer, réfléchissez, obtenez des commentaires et réessayez.

Aucune session de formation ne sera parfaite la première fois, mais vous finirez par trouver une stratégie qui fonctionne le mieux pour vous et vos participants. Gardez ces 10 conseils à l’esprit lors de la planification de votre prochaine session de formation.

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