Planifier un événement pour les débutants : le guide pour démarrer

Commençons simplement. Vous planifiez un événement interne ou externe ? Un événement interne est un événement organisé au sein de votre organisation pour les employés. Cet événement pourrait être une réunion d’entreprise, une fête de Noël, une formation, une session de team-building, etc. Un événement externe est un événement externe à l’organisation, qui à pour but d’inscrire des participants. À partir de là, déterminez s’il s’agit d’un événement social, d’un événement de réseau, d’une conférence, etc.

Définir le but de l’événement

Tous les événements ont un but. Si vous n’avez pas identifié le vôtre avant de commencer à planifier, vous partez du mauvais pied. Pourquoi organisez-vous cet événement ? Est-ce pour générer des revenus ? Lancer un nouveau produit ? Pour éduquer ? Votre objectif détermine la manière dont vous planifiez, commercialisez et réalisez votre événement.

Créer un budget

Personne n’aime parler d’argent. Mais fixer un budget est crucial – et toutes les parties prenantes doivent être sur la même page. Déterminez ou fixez le budget le plus tôt possible au début de la planification. Le lieu, la nourriture et les divertissements sont des choses qui coûtent cher. Vous devez faire attention à votre budget (probablement plus que vous ne le pensez) et commencer avec un budget clair facilitera la planification. Certaines choses coûtent plus cher que vous ne le pensez. Par exemple, le café.

Déterminer la taille et la durée de l’événement

Combien de participants assisteront à votre événement ? Combien de personnes voulez-vous recevoir ? Combien de temps cela va durer ? Lorsque vous décidez, réfléchissez au coût et au but de votre événement. Plus de temps rime souvent avec un lieu plus grand, plus de nourriture, mais cela pourrait aussi signifier un plus grand retour sur investissement. En règle générale, la durée de l’événement dépend du type d’événement que vous lancez. Une conférence dure généralement quelques jours. Mais s’il s’agit de la première année de l’événement, vous pouvez organiser un événement sur deux jours plutôt qu’un événement de trois jours, afin de vous assurer que l’intérêt reste constant.

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Planifier un événement pour les débutants : le guide pour débuter

Choisissez l’emplacement tôt

Le lieu fait tout. En règle générale, le lieu est l’une des décisions les plus importantes que vous prendrez, et c’est un élément clé pour l’inscription des participants à des événements externes. Vous ne pouvez pas définir les dates de vos événements tant que vous n’avez pas sécurisé de lieu, et n’oubliez pas qu’ils ont tendance à être rapidement réservé. Même pour un plus petit événement social comme un mariage, les salles sont réservées au moins un an à l’avance. Lorsque vous recherchez un lieu, choisissez celui qui correspond à l’événement. Pour un grand événement qui dure plusieurs jours, un hôtel ou un centre de conférence peut être le meilleur choix. Mais pour un événement plus petit qui dure une journée, un espace plus atypique et moins traditionnel peut convenir.

Le thème doit coller avec l’image de marque de l’événement

Le thème va de pair avec le but de l’événement. Un bon thème attirera les participants et établira un lien avec l’objectif de l’événement. Tous les thèmes ne sont pas égaux. Une fois décidé, le thème aura un impact sur les décorations, la nourriture, les divertissements et bien plus. Rappelez-vous, il ne s’agit pas uniquement d’un bal de promo, comme «Une Nuit sous les Étoiles». Le thème est le message percutant transmis tout au long de l’événement.

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La promotion de l’événement doit être stratégique

D’une prise en charge à grande échelle des réseaux sociaux aux publicités payées, la promotion d’événement peut prendre différentes formes. Tout dépend de votre budget, mais le marketing d’événements a pour but d’attirer les visiteurs vers votre événement. Sans participants, l’événement n’existerait pas. La chose la plus importante à retenir à propos de la promotion d’un événement est de commencer tôt. Créez un plan lorsque vous commencez à planifier un événement et automatisez-le autant que possible. Ainsi, au fur et à mesure que votre événement se rapproche et que vous vous concentrez davantage sur les détails, vous n’aurez pas à vous rappeler de poster sur Facebook ou d’acheter de l’espace publicitaire.

Tout le reste – Et il y en a beaucoup

Un article de blog ne peut pas couvrir tous les aspects de la planification d’un événement. Il y a la nourriture, les décorations, les transports, les hôtels, le personnel, etc. Les sujets décrits ci-dessus vous offrent un excellent point de départ, mais ils ne sont que le début du processus de planification. Lors de la planification, vous devez rester organisé. Créez une liste de tâches et attribuez des dates d’échéance. Vous devez également acquérir une compréhension claire de vos ressources. Ce n’est pas qu’une question de budget. Cela dépend de la taille de votre équipe, de la quantité de temps dont vous disposez ainsi que de la technologie disponible.

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