Petite intro aux règles de santé et de sécurité pour les chefs de projet événementiel

Vous avez parfois l’impression que les procédures pour assurer la santé et la sécurité ne sont que des démarches administratives fastidieuses. Lors de l’organisation d’un événement, il est facile de perdre de vue l’importance de l’élaboration du plan de santé et de sécurité. D’une perspective de gestion des risques, il est important de ne pas perdre la santé et la sécurité de vue. Quel est l’intérêt de prendre le temps d’organiser des événements divertissants et stimulants si quelqu’un finit par être blessé, voire tué, dans le pire des scénarios ? La faillite et une potentielle responsabilité pénale ne sont jamais amusantes ! !
L’objectif de cette introduction à la santé et à la sécurité est de vous faire réfléchir aux personnes dont vous êtes légalement responsable et de vous fournir quelques conseils pour vous permettre d’organiser un événement divertissant et sans danger !

De qui êtes vous responsable ?

Vous êtes responsable de la santé et de la sécurité :
1. des personnes qui travaillent pour vous
2. de vos participants (que l’événement soit public ou privé)
3. de vos sous-traitants

Il est important de remarquer que « les personnes qui travaillent pour vous » comprennent également les bénévoles : la rémunération n’est pas une obligation du plan de santé et de sécurité.
En gardant ces personnes à l’esprit, vous devrez vous lancer dans un processus en trois étapes pour pouvoir assurer la santé et la sécurité de tous, lors de votre événement : planification, surveillance, compte-rendu.

Planification

Lors de la phase de planification, vous devriez d’abord décider de qui vous assistera dans vos obligations de santé et de sécurité : allez-vous les gérer vous-même ou certaines responsabilités incomberont-elles à votre personnel ? Serait-il préférable qu’une personne extérieure à votre organisation gère les questions de santé et de sécurité, vous laissant plus de temps pour gérer d’autres aspects de votre entreprise ?

Dans tous les cas, il est important de veiller à ce que les personnes en charge de certains aspects de la santé et de la sécurité de votre événement soient conscientes de leurs responsabilités et que vous puissiez vous fier à elles pour les gérer de manière compétente. Vous devriez ensuite envisager de créer un plan d’intervention d’urgence. L’approche des démarches de santé et de sécurité est basée sur le risque, ce qui signifie que l’organisation d’un événement classique, nécessitera un plan de santé et de sécurité moins détaillé que si vous organisez un saut à l’élastique.

Lors de la conception de votre plan de sécurité, vous devriez prendre en compte l’ampleur de votre événement, ses participants, sa localisation, le type d’activités que vous mettrez en place, sa durée, ainsi que la période de l’année durant laquelle il se déroule. Durant cette phase, vous devriez discuter avec toutes les parties concernées, notamment le personnel de votre événement, les propriétaires et gérants de la salle, vos sous-traitants, les autorités locales et (le cas échéant) avec les services d’intervention d’urgence. Ces personnes vous fourniront de précieuses suggestions et idées sur les risques de votre événement en matière de santé et de sécurité. Vous devriez sélectionner vos sous-traitants en vous fondant sur leur capacité à assurer un service compétent et sans risques. Votre personnel devrait être entièrement formé à la gestion des risques en lien avec leur emploi et sur la façon de les éviter (doivent-ils soulever des objets lourds, par exemple ? Comment préviennent-ils le risque de blessure au dos ?)

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Vous devriez développer un plan de gestion des urgences : une fois de plus, cette approche sera basée sur les risques et le degré du plan de gestion des urgences devrait être adapté à l’événement. Nul besoin de réquisitionner des ambulances pour un événement champagne et petits-fours, mais elles pourraient s’avérer utiles si vous organisez un rallye.

Les crises en situation d’urgence comprennent, entre autres, le feu, les blessures, les alertes à la bombe et les catastrophes naturelles, mais d’autres peuvent s’y ajouter, en fonction du lieu ou des risques encourus. Vous devriez envisager le type d’intervention nécessaire en fonction de chaque type de situation d’urgence. Aurez-vous besoin d’un sauveteur-secouriste sur place ? L’événement devra-t-il être évacué ? Où évacuerez-vous les personnes concernées ? Les services d’intervention d’urgence, devront-ils déjà être présents sur place ?

Les urgences sont rares, mais leurs conséquences sont souvent importantes. Certaines urgences concernent plus certaines activités que d’autres, mais vous devriez prévoir les risques, à la lumière de votre activité et vous y préparer en conséquence.

 

"Intro aux règles de santé et de sécurité pour les pros de l'événementiel "

Surveillance

Il est crucial de ne pas oublier que vous avez réalisé un plan : tenez-vous y !
Lors de la phase de surveillance, vous avez identifié tous vos risques et inclus les étapes appropriées pour réduire leur impact et garantir que tout le monde passera un excellent moment. Vous mettez votre événement en place. Sa gestion par votre personnel est-elle conforme aux protocoles de santé et de sécurité tels qu’ils ont été convenus ? Les sous-traitants font-ils preuve du degré de vigilance et de compétence attendu ?

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Votre événement a désormais commencé et tout se déroule bien. N’est-ce pas ? Les personnes désignées ou vous-même,devriez faire régulièrement remonter les informations pour garantir une prestation cohérente en matière de santé et de sécurité. Vous devrez rendre compte de l’efficacité du plan que vous avez soigneusement préparé et si quelque chose tourne mal, gérez la situation comme prévu !

Tenez compte des « incidents évités de justesse », lorsqu’un accident aurait pu arriver, mais que ça n’a finalement pas été le cas, par exemple si quelque chose tombe et manque de heurter quelqu’un de peu. La prochaine fois, pourrait être différente et il est important d’enregistrer les accidents évités de justesse, comme vous le feriez avec les véritables blessures, car ces incidents seront importants dans l’étape de votre compte-rendu.

Compte-rendu

Votre événement est terminé : personne n’est mort et personne n’a été blessé, à l’exception d’une coupure infligée par un billet de tombola particulièrement tranchant ! Bien qu’après un événement si réussi, vous ne souhaitiez peut-être rien d’autre que de vous asseoir et de vous détendre, il est important d’en dresser un bilan et de vous interroger sur son déroulement, afin de déterminer qui s’est précisément passé dans les faits et si des améliorations peuvent y être apportées la prochaine fois.

C’est pourquoi les accidents évités de justesse sont importants, même s’ils peuvent vous sembler n’être qu’une infime possibilité dans l’étape de planification. La réalité de votre événement a-t-elle révélé un risque auquel vous n’aviez pas songé ? S’il était véritablement imprévisible, alors personne ne pourra vous le reprocher, mais ils le feront si vous ne prenez pas les devants pour l’éviter la prochaine fois.

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POINTS À RETENIR

1. En tant qu’organisateur de l’événement, vous êtes responsable de votre personnel, de vos invités et de vos sous-traitants.
2. Avec ces personnes à l’esprit, votre plan de santé et de sécurité devrait suivre une approche planification-surveillance-compte-rendu.
3. Tous les plans de santé et de sécurité sont fondés sur le risque : plus le risque est important, plus doit l’être le degré de planification et de surveillance.
4. Vous devriez prévoir les interventions d’urgence pour tous les risques sous-jacents, en en discutant avec toutes les parties concernées. Les autorités locales vous aideront à déterminer les risques locaux.
5. Qui est responsable de la bonne exécution du plan et doit vous rendre des comptes ou en rendre à la personne que vous aurez désignée ?
6. Vous devriez prévoir les urgences et mettre des procédures en place pour gérer les situations qui tourneraient vraiment mal.
7. Lors de votre événement, vous devriez régulièrement surveiller la mise en œuvre de votre plan.
8. Les accidents évités de justesse sont aussi importants à relever et à gérer que de véritables blessures !
9. Une fois votre événement terminé, vous devrez dresser un bilan de vos pratiques et réfléchir à ce qui s’est passé durant la journée ainsi qu’aux accidents évités de justesse qui se seraient produits. Utilisez ce plan pour votre prochain événement, s’il y est adapté.
10. Les infractions aux obligations en matière de santé et de sécurité peuvent vous faire encourir de lourdes amendes : jusqu’à 20 000 € par violation. Pouvez-vous vraiment vous le permettre financièrement ?
11. Là où la responsabilité individuelle est engagée pour une infraction grave, vous pourriez même faire face à des sanctions pénales. Prévoyez, prévoyez et prévoyez encore, pour vous assurer que tout se déroule comme prévu !

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