Petit lexique des types de salles pour un événement pro

Ça y est, on vous a chargé de l’organisation d’un événement professionnel : une réunion, un séminaire de vente, un colloque ou l’inauguration d’un produit. Sauf que, oops, vous n’avez jamais fait cela auparavant. Et vous ne savez pas trop par où commencer dans la recherche d’une salle adaptée à votre événement. Pas de panique, on a prévu un petit lexique de secours des différents types de salles qui s’offrent à vous pour organiser un événement professionnel. Histoire de démarrer votre projet du bon pied !

Salle de réunion

Kesako : Comme son nom l’indique, la salle de réunion vise à accueillir les différents types de réunions, commerciale, d’équipe, du comité de direction, afin de discuter autour d’une ou plusieurs problématiques.

Les + : Si le travail a été bien fait, vous devriez donc avoir accès à des salles parfaitement équipées pour le bon déroulement de la journée de vos collaborateurs : tables, chaises confortables, rétroprojecteur (ou paperboard pour les fous du marqueur), système de visio-conférence, wi-fi, prises, etc. Vérifiez bien que le mobilier soit modulable, pour pouvoir s’adapter aux besoins des équipes et créer des réunions flexibles, avec changement de place des tables et des chaises. Sans oublier un environnement agréable, silencieux, proche du lieu de travail (et d’une machine à café) pour limiter les déplacements.

Où trouver ça : les grands spécialistes des salles de réunions de travail tout équipées restent sans conteste les hôtels, les espaces de coworking, les lieux spécialisés, les petites salles de conférences ou même les ateliers, pour une touche plus cosy et branchée.

Petit lexique des types de salles pour un événement proSalle de séminaire

Kesako : Le but est surtout de réunir les collaborateurs d’une entreprise dans un même lieu, souvent pour alterner présentations, séances de travail en groupes et moments plus détendus et ludiques.

Les + : Votre mission si vous l’acceptez, trouver un lieu qui allie étroitement espace de travail et atmosphère poussant à la réflexion, à l’échange et à la bonne ambiance. Un lieu de séminaire doit donc rassembler équipements techniques pour les moments de travail, espaces aérés et esthétiques pour faire tourner les méninges. Et pourquoi pas, une touche d’insolite pour faciliter la confiance et la complicité entre collègues. Le tout dans un lieu facile d’accès et adapté aux objectifs de votre événement.

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Où trouver ça : Sans conteste dans les grands hôtels type Pullman, Marriott, Radisson et autres Mercure. Ils auront l’avantage de proposer plusieurs espaces de travail et de vie pour alterner les différentes activités de votre séminaire, tout en pouvant accueillir vos équipes sur plusieurs jours et au même endroit, grâce à l’hôtel sur place.

Salle de formation

Kesako : On s’intéresse ici aux salles dédiées à la formation professionnelle ou même au coaching, visant à transmettre des compétences à vos équipes ou à vos nouvelles recrues.

Les + : Encore une fois, ce type d’événements se déroule dans un environnement alliant idéalement équipement, confort et environnement motivant pour écouter, se concentrer, échanger et poser des questions. Favorisez donc des salles lumineuses où la disposition est flexible, pouvant alterner présentations, travaux individuels ou de groupe et pourquoi pas, de mise en scène. Les séances de coaching sont également friandes de disposition en U, en rond ou en carré, pensez-y !

Où trouver ça : Un peu comme pour les salles de réunions, vous trouverez votre bonheur principalement dans les hôtels et espaces de coworking. N’hésitez cependant pas à jouer la carte du modernisme, qui donnera une image positive aux nouvelles recrues, en privilégiant des ateliers ou des sites dédiés ultra insolites.

Petit lexique des types de salles pour un événement proSalle de conférence

Kesako : Bienvenue dans l’antre favorite des chefs de projet pour accueillir grands séminaires, conventions, colloques et autres rendez-vous de presse pour entreprises et organismes publics. La configuration tient à une scène sur laquelle un ou plusieurs orateurs interviennent, et le reste de la salle où le public est à l’écoute.

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Les + : Parmi les éléments les plus importants à prendre en compte, la visibilité de la scène, le système son / vidéo et l’acoustique sont les principaux. Pensez également à bien étudier l’éclairage, qui doit mettre en avant l’estrade, mais permettre la prise de note dans la salle également. Sans oublier les accès tant à l’extérieur du lieu qu’à l’intérieur, permettant d’accueillir un nombre important de personnes en très peu de temps.

Où trouver ça : Ayant moins de supports de décoration ou de mobilier pour valoriser l’image de votre entreprise, privilégiez l’ambiance des salles que vous visiterez, des plus classiques dans les hôtels, salles de conférences et auditorium, en passant par des lieux beaucoup plus personnalisés, tels des résidences particulières de charme, pavillons privés et salles de théâtre.

Salle de colloque

Kesako : Les salles de colloques ou de congrès sont des lieux privilégiés où les collaborateurs d’une entreprise, des partenaires ou les membres d’une communauté précise peuvent se rencontrer, s’informer, échanger et débattre en toute facilité.

Les + : Tout comme pour les salles de conférences, il est idéal que l’événement puisse reposer sur un équipement de choix, à commencer par la sonorisation des lieux. À l’heure actuelle, les nouvelles technologies s’invitent au coeur de ce type d’événements pour offrir plus d’interactivité. De nombreuses salles proposent donc maintenant des services connectés : wi-fi de grande qualité pour le plus grand nombre, tableau numérique interactif ou système de votation connecté au sein du public pour ouvrir certains débats. La touche écolo est également de mise, afin de donner une image de marque plus « green », avec des espaces verts et une offre de restauration biologique par exemple.

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Où trouver ça : Chaînes hôtelières premium, hôtels particuliers, monuments institutionnels, palais des congrès, salons privés luxueux ou auditorium, à vous de trouver parmi cette offre le lieu qui correspondra le plus à vos attentes !

Petit lexique des types de salles pour un événement proSalle de réception

Kesako : C’est ici que se déroulent les événements d’entreprise où le point d’honneur est à la détente, à l’échange et au divertissement, dans une ambiance plus ou moins festive. Du moins, c’est ce qu’on veut montrer. L’enjeu n’en reste pas moins essentiel, comme celui d’un lancement, d’une inauguration ou d’une soirée privative avec ses meilleurs clients.

Les + : Quoi qu’il arrive, l’image de marque de l’entreprise organisatrice est en jeu. Alors autant ne pas mollir sur ce qui constitue les points clés d’une bonne salle de réception, comme l’univers, la décoration, l’ambiance, les lumières, la sono, le traiteur et la facilité d’accès. Le tout pour délivrer un message clair à des convives, qui doivent garder souvenir d’une soirée forte en émotion.

Où trouver ça : Il existe encore deux écoles dans la jungle des salles de réception : les plus classiques et grandiloquentes, que seront les palais, grands hôtels luxueux, cabarets et monuments historiques. Et puis la nouvelle école, qui veut surprendre avec des lieux beaucoup plus insolites ou modernes, en s’invitant dans les théâtres, les musées, les loft, sur les rooftops des bars ou des bateaux, ou même en plein-air.

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