Organisez un gala somptueux en 6 étapes faciles

Lorsque vous pensez à un gala, vous imaginez probablement un événement formel et majestueux, impliquant un code vestimentaire chic, un banquet, un orchestre et des discours ou des prises de parole sur les invités (ou la cause) à l’honneur. Les galas peuvent cependant parfois consister en une sortie décontractée ou un festival avec un grand nombre d’invités. Dans un cas comme dans l’autre, les galas peuvent vraiment favoriser la réputation de votre marque, en particulier s’il s’agit d’une réception d’entreprise destinée à impressionner des investisseurs, des donateurs ou des clients haut de gamme potentiels. Voici quelques conseils et astuces qui vous aideront à donner le coup d’envoi d’un gala somptueux, projetant une lumière positive sur votre société ou votre organisation.

1. Définissez votre but

Quel est le but de votre événement ? Cherchez-vous à recruter de nouveaux clients ? Prévoyez-vous de dévoiler votre dernier produit ? Peut-être s’agit-il d’un événement caritatif dont le but est de lever des fonds pour une noble cause. Expliquez précisément votre objectif à tous ceux qui participeront au processus d’organisation et élaborez une stratégie pour l’atteindre. Votre objectif devrait être clairement défini et plus précis que le simple fait de parvenir à vendre un certain nombre de billets.

Votre but devrait inclure plusieurs objectifs tels que :

  • Lever X € de fond pour la cause retenue
  • Obtenir un nombre X de prospects en un nombre Y de semaines avant l’événement
  • Atteindre un nouveau RSI de référence
  • Atteindre un certain nombre de partages sur les réseaux sociaux (créer le buzz avec le hashtag de votre événement, par exemple)

Bien que l’importance de ces objectifs ne puisse être niée, ne concentrez pas tous vos efforts sur l’atteinte d’un chiffre arbitraire. Ce qui doit le plus vous tenir à cœur est d’avoir un impact sur votre entreprise ou votre œuvre caritative grâce à ce gala. Si vous ne parvenez pas tout à fait à atteindre vos objectifs, ce sera une leçon pour réussir à obtenir de meilleurs résultats la prochaine fois.

 

2. La sélection du lieu est la clé

Si vous accueillez un événement formel, le gymnase d’un lycée ne répondra probablement pas à vos besoins. Heureusement, les salles haut de gamme ne manquent pas, en particulier à Paris, que vous visiez une ambiance historique ou un style moderne. Vous devrez également vous décider entre une salle « vierge » ou une salle répondant déjà à vos critères de style et au type de votre événement. La première sera une toile blanche (et prête à être façonnée selon votre thème) que vous pourrez facilement décorer pour correspondre au gala.

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Les galas peuvent aussi prendre la forme d’un festival, ce qui signifie qu’une partie de l’événement se déroulera en plein air. Tâchez de réfléchir à un établissement connu pour ses espaces extérieurs si vous souhaitez que vos invités puissent non seulement profiter des espaces intérieurs, mais également s’imprégner de la nature.

3. Choisissez une animation complémentaire

Un gala ne peut pas être complet sans une forme d’animation. Si vous tenez un événement formel, il n’est probablement pas judicieux de proposer une rave party. Quelque chose comme un orchestre à cordes serait en revanche plus adapté. Tous les types de musique peuvent être associés à une soirée dansante pour un moment vraiment divertissant, en particulier avec des thèmes se prêtant bien à la danse en couple (comme un bal masqué !).
Les DJ sont également adaptés s’ils correspondent mieux à votre thème ou à vos convives. Les DJ sont les victimes d’une idée reçue selon laquelle ils ne pourraient se produire que lors d’événements informels, ce qui n’est absolument pas le cas. Les DJ sont polyvalents et peuvent jouer tout un éventail de rythmes adaptés à des soirées chics ou des musiques électrique/funk/hip-hop pour un public plus branché.

 

4. Faites sensation auprès de vos convives avec la nourriture et les boissons

Il va sans dire que la nourriture servie lors de votre gala devra être mémorable. Des cheeseburgers et des hot-dogs ne seront pas suffisants pour un gala formel. Cherchez des traiteurs connus pour servir lors d’événements formels, comme des mariages ou des réceptions d’entreprise. Vous devrez également vous décider entre un buffet ou un repas à table, en fonction de votre volonté d’inciter les convives à aller à la rencontre des autres ou à faire connaissance avec leurs voisins de table.
Vous pourrez également servir de légers rafraîchissements lors de votre réception, si votre événement dure plusieurs heures et si vous souhaitez vous assurer que tous les convives ont suffisamment de carburant pour danser toute la nuit durant. Les amuse-bouche classiques, comme des feuilletés à la saucisse et des mini bouchées au fromage, servis sur des plateaux d’argent par des serveurs en tenue chic, seront une association amusante que les convives sauront apprécier tard le soir.
En ce qui concerne les boissons, réserver un bar à martini (créez votre propre station de Margarita) ou proposer une touche différente du service au bar traditionnel, laissera une impression durable. Vous pouvez également engager un mixologue qui pourra créer des cocktails personnalisés à la demande.

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5. Prévoyez vos relations publiques et optimisez votre marketing

Comme tout autre événement, les galas doivent faire l’objet d’une campagne marketing. S’il est vrai qu’il faut être actif sur les réseaux sociaux, il ne faut pas complètement écarter les méthodes conventionnelles pour autant. Pour les réseaux sociaux, essayez d’appliquer les techniques suivantes :

  • Utilisez un hashtag qui présentera votre cause et votre thème
  • Créez une page pour votre événement sur les réseaux sociaux, afin d’obtenir une portée organique et d’attirer de nouveaux participants
  • Utilisez de nombreux réseaux sociaux, comme Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, et autres, pour atteindre votre public cible. Essayez LinkedIn pour des événements d’entreprise ciblant un certain type de sociétés ou de professions.

Votre marketing sur les réseaux sociaux devrait également inclure l’assistance de porte-parole, d’affiliés, de sponsors et d’influenceurs de marques, qui pourront encourager leurs propres abonnés à vous aider à remplir votre salle de participants enthousiastes.
En ce qui concerne les méthodes conventionnelles, une bonne stratégie consiste à envoyer des invitations sous forme de flyers traditionnels. Invitez cordialement les convives à votre gala avec un imprimé thématique original qui suscitera l’excitation. Et assurez-vous d’y transmettre tous les détails nécessaires pour s’inscrire en ligne, acheter les billets, et j’en passe.

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6. Trouvez le thème parfait

Les thèmes de galas méritent un chapitre entier à eux seuls ! Les galas sont bien plus trépidants lorsqu’ils sont accompagnés d’un thème enthousiasmant pour vos convives.
Choisir un thème laisse également une plus grande part à votre créativité en tant qu’organisateur événementiel et vous permet de préciser certains détails comme la sélection culinaire, les choix musicaux et la décoration. Les thèmes peuvent dépendre de la saison, comme un paradis hivernal pour un événement ayant lieu en décembre. Vous pourriez également opter pour un thème en lien avec un certain domaine, comme le thème du voyage pour une cause ou une organisation internationale.
Votre thème dictera également le type d’activités que vous pourrez proposer à vos convives pour qu’ils ne s’ennuient pas de la soirée. Une soirée casino nécessitera des tables pour les jeux de carte et la roulette, voire des récompenses pour les plus gros gagnants de la soirée.
Réaliser un brainstorming de vos idées pour trouver le thème idéal. Le gala doit avoir pour objectif principal de faire passer un bon moment à vos convives en veillant à proposer quelque chose de différent à vos convives, pour les changer des sempiternels événements ou fêtes classiques. Une organisation soigneuse de votre événement vous permettra non seulement d’atteindre vos objectifs en matière de financement ou de reconnaissance de la marque, mais également d’améliorer votre image de marque et de provoquer un engouement plus important.

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