Organiser une réunion d’entreprise efficace : le guide

Au sommaire :

  • Organiser la réunion d’entreprise
  • Quel est l’objectif de votre réunion ?
  • Choisir la date et l’heure de la réunion
  • Trouver un lieu
  • Informer de la tenue de la réunion
  • Attribuer des rôles clé
  • Établir un ordre du jour
  • Pendant la réunion
  • Installer la pièce
  • Les activités

Organiser la réunion d’entreprise

Mener une réflexion en amont de la réunion, peut faire une grosse différence sur son déroulement. Il s’agit notamment de décider de son mode de fonctionnement et de faire des choix d’ordre pratique tels que son emplacement.

Organiser une réunion d'entreprise efficace : le guide

Quel est l’objectif de votre réunion ?

Commencez par définir clairement vos objectifs. Ils auront un impact sur toutes sortes de décisions concernant la façon dont la réunion devrait fonctionner. Si la réunion est publique, il est d’autant plus important d’être clair sur vos intentions, avant d’y inviter qui que ce soit. Imaginez, par exemple, que vous convoquiez une réunion en réaction à une demande de permis de construire pour une nouvelle mine de charbon près de votre village. Désirez-vous partager des informations, lancer un débat ou lancer une campagne contre la mine ? Les gens pourront décider plus facilement que la réunion les concerne si votre publicité est explicite.

Quel que soit le sujet principal de votre réunion, elle sera également un espace dans lequel les participants pourront avoir une première impression de votre groupe. Reconnaître que l’un de vos objectifs est de développer une communauté peut être utile pour donner la priorité à la création d’une atmosphère accueillante et au renfort des relations, ainsi qu’à des aspects pratiques, tels que la prise de décision.

Choisir la date et l’heure de la réunion

De nombreux facteurs entrent en jeu sur le moment où les participants peuvent arriver à la réunion, et sur leur niveau d’attention et de détente en arrivant. Si vous tenez une réunion publique, assurez-vous de prévenir longtemps à l’avance, afin que les participants les plus enthousiastes puissent prévoir de s’y rendre. Informez d’une heure de début, ainsi que d’une heure de fin et envisagez d’être concis, afin qu’un plus grand nombre de personnes puisse le placer dans leur emploi du temps. Il est plus facile de demander quels horaires conviendraient le mieux aux membres d’un groupe déjà établi. Si la date et l’heure de la prochaine réunion sont décidées lors de la réunion, assurez-vous de consulter également les absents. Réfléchissez s’il serait opportun de choisir une date régulière, (tous les premiers mardis du mois par exemple). De cette façon, il sera plus facile de se souvenir des dates des réunions, mais vous écarterez tous ceux qui ne sont jamais libres ce jour-là.

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Trouver un lieu

Le lieu du rassemblement influence le nombre de personnes qui y participeront, et la facilité avec laquelle chacun pourra s’y exprimer.

L’emplacement : Est-il accessible par les transports en commun ? Proche des personnes que vous souhaitez attirer ?
Le confort : Il est bien plus facile de se concentrer dans un espace suffisamment grand, éclairé et aéré. Tenez compte de la facilité avec laquelle les participants pourront s’entendre. Par exemple, y aura-t-il un bruit de fond en provenance d’une autre pièce ?
L’accessibilité : Demandez aux participants potentiels de vous contacter à l’avance pour vous faire part de leurs exigences en matière d’accessibilité et soyez prêt à changer de lieu ou à l’adapter pour pouvoir les accueillir.
Être accueillant : L’espace dans lequel vous les recevrez pourra mettre les participants plus ou moins à l’aise, (les bars ou les bâtiments religieux pourraient par exemple en dissuader certains).
Les coûts : Il est peut être possible d’éviter de louer un site. Si vous avez des fonds limités, demandez-vous également si un espace gratuit vous permettra de tenir une réunion productive et inclusive (est-ce que tout le monde sera capable d’entendre dans un lieu public par exemple ?). Pensez également que partager les frais de location d’une salle avec une bouilloire pourrait, au bout du compte, s’avérer moins élevés que d’espérer que chacun paye sa tournée !

Informer de la tenue de la réunion

Avec un groupe établi, un simple rappel de la date et du lieu de la réunion aux participants habituels peut suffire. Il peut parfois s’avérer particulièrement important d’atteindre des personnes ne faisant pas partie du noyau organisationnel, au vu des importantes répercussions d’une décision, par exemple. Si vous désirez attirer de nouvelles personnes, vous devrez alors mener une campagne plus réfléchie, à la fois sur les personnes que vous désirez atteindre et sur la façon d’attirer leur attention.

Attribuer des rôles clé

Des personnes se portent parfois volontaires dès le début de la réunion pour endosser ces rôles. Prendre cette décision en amont pour leur laisser le temps de se préparer, en apportant un ordinateur portable pour taper le compte-rendu, par exemple peut cependant avoir ses avantages.

L’animateur : La (ou les) personne(s) chargée(s) d’aider votre réunion à atteindre ses objectifs, en veillant par exemple à ce que le groupe ne s’éloigne pas de l’ordre du jour.
Le secrétaire : La personne responsable de l’établissement d’un procès-verbal regroupant les points essentiels de la réunion (les décisions et les mesures à mettre en œuvre par exemple).
Les autres rôles : Ils sont surtout pertinents dans les plus grandes réunions. Pensez par exemple à prévoir des personnes chargées d’accueil des nouveaux arrivants, des rafraîchissements, du respect des horaires la réunion, de la présentation des orateurs, de la circulation du micro, etc.

Établir un ordre du jour

L’ordre du jour d’une réunion est une liste de ce dont vous comptez parler et dans quel ordre. Il peut s’agir d’une liste de décisions à prendre ou de sujets plus larges, tels que « partager notre ressenti sur le groupe ». Il peut inclure l’heure de fin et les pauses.
Vous en déciderez parfois au début de la réunion, mais l’établir en amont vous fera gagner du temps. Dans ce cas, assurez-vous d’avoir une méthode permettant aux participants d’y insérer des éléments. L’idéal étant de faire tourner l’ordre du jour avec suffisamment de temps pour que ceux qui ne pourront être présents y contribuent (avec un e-mail de groupe par exemple).

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Pendant la réunion

Vous trouverez ci-dessous des conseils et des idées pour vous aider à tenir une réunion efficace. Certains d’entre eux s’adressent principalement à l’animateur ou aux organisateurs, mais il est utile que tout le monde prête attention aux meilleurs moyens de réussir une réunion.

Installer la pièce

Essayez de trouver une configuration qui sera accueillante et facilement accessible. Les cercles sont les plus efficaces pour pouvoir se voir et s’entendre facilement les uns les autres. Cependant, certaines personnes se sentent moins exposées lorsque les chaises sont alignées, voire même groupées autour de petites tables, comme dans un café.
Tenez compte des facteurs environnementaux qui affecteront la concentration des participants, comme l’éclairage, le bruit de fond et l’acoustique, les fenêtres laissées ouvertes ou fermées, la température et l’accessibilité des rafraîchissements, par exemple.

Les activités

Faites-les se succéder à peu près dans cet ordre, du début à la fin de la réunion :

Faire les présentations

De nombreux groupes commencent leurs réunions en donnant l’occasion à chacun de donner de ses nouvelles. Dans un nouveau groupe, vous pourriez vous présenter et expliquer les raisons de votre présence. Dans un groupe établi, vous pourriez vous tenir au courant en disant comment vous allez. Si plus de 15 personnes sont présentes, répartissez-vous en petits groupes ou bien soyez concis pour cette partie.

Présenter la réunion

Vérifiez que tout le monde a bien compris de quoi il s’agissait ! Expliquez tout ce que les nouveaux participants doivent savoir sur la façon de participer. Par exemple, si les décisions sont prises par consensus, expliquez ce que cela signifie. Partagez les informations utiles sur le site, comme les toilettes, la cuisine, les sorties de secours, etc.

Parcourez l’ordre du jour

Concentrez-vous sur un point à la fois, de préférence dans l’ordre décidé. Si une nouvelle question surgit, décidez si elle peut être adressée lors de la prochaine réunion, ou si elle est urgente et doit être examinée immédiatement., N’oubliez pas qu’il n’est pas nécessaire d’employer le même format du début à la fin de la réunion.

Évaluer

Analyser la façon dont s’est déroulée la réunion pour différentes personnes peut aider le groupe à apprendre ensemble et à trouver un type de réunion qui convient à tous. Il peut s’agir d’une brève conversation à la fin. Dans une réunion publique, les participants pourraient donner leur avis de façon anonyme. Si la forme d’une évaluation semble moins formelle, ils pourraient rédiger leurs commentaires sur des post-it à coller sur le mur.

Conclure

Vous pourriez renforcer votre communauté en finissant l’ordre du jour plus tôt que prévu et en prenant quelques minutes pour faire quelque chose ensemble avant la fin. Une chanson, un petit jeu ou un tour de table pour donner votre ressenti pourraient parfaitement convenir à certaines personnes, ou au contraire, faire un flop général ! Quelques minutes de discussion avant de ranger peuvent aider. Veillez au moins à saluer les personnes qui s’éclipsent plus tôt.

Une soirée

De nombreux groupes tiennent des réunions d’entreprise sous forme de soirées informelles. Cherchez une option qui conviendra à tous ceux qui souhaitent y participer, comme un café ouvert le soir ou un buffet sur le lieu de la réunion par exemple.

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