Organiser un événement sécurisé : retour aux fondamentaux

L’organisation d’un événement sécurisé a toujours fait partie intégrante de l’industrie de l’événementiel, mais la sécurité est plus que jamais au premier plan dans l’esprit des organisateurs d’événementiel, désormais. Partout, dans le monde, des accidents tragiques, comme l’attentat du Bataclan à Paris, ont montré que notre industrie n’était pas préparée à tous les types de problèmes de sécurité et de sûreté. La technologie jouant un rôle plus important dans l’organisation et la production événementielle, nous devons, non seulement être conscients des menaces physiques, mais également des questions de cybersécurité.

Organiser un événement sécurisé doit être votre priorité, quelle que soit son ampleur. Nous nous penchons sur la façon d’y parvenir avec :

● Un point sur les fondamentaux en matière de sécurité événementielle
● Un aperçu de mesures plus sophistiquées
● Des façons de mettre en place les meilleures pratiques en matière de cyber sécurité

Un point sur les fondamentaux

Commençons par le commencement et jetons un œil à quelques impératifs pour les organisateurs événementiel, en matière de sûreté et de sécurité.

Mettez un plan de gestion des risques en place, pour chaque événement

Il est temps de renouveler les pratiques de votre démarche d’évaluation des risques ! Souvenez-vous qu’un plan d’évaluation des risques comporte 3 grandes parties et sert à rendre votre événement aussi sûr que possible pour toutes les personnes concernées de près ou de loin.

● Identification des dangers : distinguez tout danger lié à votre événement. Pour identifier ces risques, tenez compte des différentes personnes impliquées et leur rôle dans l’installation, la tenue et la participation à l’événement. Vous devriez, non seulement, tenir compte des dangers liés aux activités humaines, mais également des dangers technologiques, naturels et environnementaux.
● Évaluation des risques : utilisez une matrice d’évaluation des risques pour estimer l’impact potentiel d’un danger et mesurer le degré du risque. Vous pourrez ensuite hiérarchiser les risques les plus élevés.
● La maîtrise des risques : à l’aide de votre équipe événementielle, développez des solutions convenables, en commençant par les risques majeurs. Il peut s’agir de suppression du danger, de substitution, d’ingénierie, d’administration et d’utilisation d’équipement de sécurité approprié. Vous devriez trouver des solutions logiques et pratiques, avant toute chose.

Votre événement devrait inclure du personnel de sécurité qualifié

Votre événement devrait, bien sûr, être encadré par du personnel de sécurité, mais tout n’est pas si simple. Vous devrez, tout d’abord, veiller à ce qu’il soit qualifié et qu’il ait l’habitude d’assurer la sécurité lors d’événements. Si vous organisez des événements d’envergure, veillez à ce que la société de sécurité que vous avez sélectionnée puisse attester de son expérience dans la gestion d’événements de cette ampleur. Ils doivent connaître les stratégies, les procédures d’évacuation et les méthodes de communication inhérentes à la supervision d’un si grand nombre de personnes. Si vous utilisez des dispositifs de détection, de type scanners lors de votre événement, le personnel qui les manipulera devra être hautement qualifié. Les organisateurs événementiels ignorent cependant parfois que les compétences et les connaissances nécessaires à une équipe de sécurité doivent être complétées par une attitude exemplaire.

La présence de la sécurité devrait être visible. Il ne s’agit pas simplement de dissuader tout comportement déplacé, mais également de rassurer les participants au comportement normal. Ils se sentiront non seulement plus en sécurité, mais ils se tourneront également vers vos agents de sécurité pour obtenir des renseignements sur l’événement en posant des questions allant de l’emplacement des toilettes à la direction à prendre en cas d’évacuation.
Si vous organisez un événement de plus grande envergure, vous devrez compléter l’équipe de sécurité par une équipe médicale d’urgence. Ils seront les premiers à intervenir et à assurer la liaison avec les secours dès leur arrivée, si cela s’avérait nécessaire.

Réduisez la densité de la foule pour diminuer les risques

Lorsque vous organisez un événement sécurisé, vous pensez probablement au nombre de personnes pouvant être aisément accueilli sur place. Mais lorsqu’il s’agit de sécurité, il peut être judicieux de choisir de paramétrer votre événement dans ses moindres détails, au-delà du strict nécessaire. Les questions de sécurité ont en effet tendance à se manifester dans les zones fortement peuplées et concentrées. De surcroît, lorsqu’il est question de sujets sensibles, comme le terrorisme, il a été montré que la peur même des activités terroristes, pouvait entraîner des “mouvements de panique”. Disperser la foule et prévoir des mesures de sécurité supplémentaires, pour couvrir des zones plus larges permettrait de réduire ce risque en partie.

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Loft Stairway to Heaven (Paris 11è)

Insistez sur l’éclairage pour la sécurité et la sûreté de l’événement

Organiser un événement sécurisé nécessite que l’éclairage :
● Définisse les paramètres et les limites de l’espace
● Diffuse une luminosité générale adéquate
● Éclaire correctement les passages et les locaux pour qu’ils puissent être empruntés en toute sécurité
● Signale et éclaire correctement les issues
● Inclue un éclairage de secours
● Procure une bonne visibilité pour l’installation et le démontage de l’équipement de l’événement
● Ait subi des tests pour les codes requis et soit aux normes actuelles

Il est crucial d’engager des professionnels de l’audiovisuel, qui préparent l’éclairage adapté à votre événement. Un éclairage adapté permet d’éviter les risques de danger et facilite la surveillance de sécurité. Il facilite également l’intervention du service de sécurité et des équipes médicales en cas d’incident et contribue à la sécurité de l’évacuation, le cas échéant.

Veillez à ce que l’installation de l’événement résiste aux intempéries

Les spécialistes de l’événementiel sont à l’aise dans les environnements inhabituels qui requièrent à la fois une organisation méticuleuse et la capacité de s’adapter au changement en un clin d’œil. Il est bien connu que des intempéries soudaines peuvent compromettre les projets même les mieux préparés. Certaines régions sont plus sujettes aux aléas météorologiques. Il est donc important de le prendre en compte, à la fois lors de l’étape de préparation et tout au long de l’événement.

Ceci vaut particulièrement pour les événements en plein air. Les vents violents et les éclairs sont deux des conditions météorologiques le plus fréquemment responsables d’accidents. Les structures temporaires, comme les scènes en plein air, ainsi que l’accrochage nécessaire pour le matériel audiovisuel sont généralement les premiers à subir les conséquences de conditions climatiques extrêmes. S’ils ne sont pas correctement fixés, leur taille et leur poids représentent un danger inquiétant pour toutes les personnes à proximité. Si la situation tourne mal, les implications sont colossales, financièrement parlant, mais plus important encore, en matière de sécurité de l’équipe événementielle, des sous-traitants et des participants.

Il est vital de faire appel aux bons prestataires lors de l’organisation de votre événement, afin de savoir que l’équipement, mais aussi l’installation, seront à la hauteur. Une excellente communication est également de mise. Ne laissez rien au hasard. Posez des questions, vérifiez et vérifiez encore. Décidez qui seront vos interlocuteurs et quel sera le mode de communication, en cas d’intempéries, le jour J.
Nous nous intéresserons bientôt à la façon de vous assurer que vous faites appel aux bons prestataires.

Adoptez des mesures sûreté et de sécurité plus élaborées

Les principes de base de l’organisation d’un événement sans danger sont importants. Mais de nombreuses autres étapes vous permettront de garantir l’excellence de vos mesures de sûreté et de sécurité.

Faites appel à des spécialistes pour vous aider à améliorer la coordination

En tant qu’organisateur événementiel, vous serez plus à même d’évaluer les mesures de sûreté nécessaires en vous tournant vers des personnes dont c’est le domaine d’expertise, Il n’y a rien de pire que de réaliser après qu’un incident se soit produit, que vous auriez pu prendre des dispositions supplémentaires pour prévenir ou limiter ses conséquences. C’est pourquoi nous voulons vous rappeler quels spécialistes pourront vous conseiller pour vous assurer (autant que possible) que vous organisez un événement sécurisé.

Tout d’abord, envisagez de faire appel aux autorités locales. Même si vous engagez du personnel de sécurité spécialement pour votre événement, demandez-vous si une présence policière, sur place, ou prête à intervenir serait bénéfique pour votre événement. Déterminez la façon dont vous communiquerez avec eux, ce jour-la. Veillez à ce que l’ensemble du personnel de l’événement, y compris le service de sécurité, soit également conscient de tout ceci, afin que vous puissiez suivre la même procédure. Une approche plus cohésive entraînera une intervention plus rapide en cas de problème de sécurité.

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Vous devrez ensuite envisager d’avoir recours aux services d’un météorologiste événementiel qui mènera une consultation sur votre événement. Vous pourriez avoir envie de jouer les « apprentis météorologistes », mais l’imprévisibilité et l’impétuosité du temps pourraient rendre cette démarche dangereuse. Il est crucial de consulter des spécialistes pour prévoir les conditions potentielles lors d’un événement en plein air et pour vous aider à y faire face. Les météorologistes ont accès à des logiciels et à des instruments de précision spécialisés, leur permettant de vous renseigner 24/7. Saviez-vous que ces spécialistes pouvaient prévoir le temps, non seulement dans votre ville, mais également pour la localisation GPS précise de votre événement ?

Une diligence raisonnable pour la sécurité de vos participants, doit être votre principale priorité en organisant votre événement. Mais faire appel à des spécialistes sera la meilleure façon de vous assurer que vous aurez fait tout ce que vous pouviez, ce qui est impératif en cas d’incident et de procès.

 

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Mise en œuvre effective du plan de sûreté et de sécurité événementiel

Vous pensez peut être avoir organisé un événement sécurisé, mais avez-vous été méticuleux ? Posez les questions épineuses à vos prestataires et assurez-vous que leurs produits et leurs pratiques sont conformes aux normes. Veillez à :

● Vous procurer tous les documents pertinents, comme les attestations d’assurance de vos prestataires. Les contractants doivent ajouter votre événement sur leur attestation d’assurance.
● N’accepter de vos prestataires que des produits techniques certifiés.
● Faire appel à des prestataires événementiels ayant déjà un plan solide, des plans d’évacuation et des plans de sécurité-incendie, ou bien faites appel à ceux qui accepteraient d’appliquer le plan que vous mettez vous-même en place.
● Engager des prestataires qui posent beaucoup de questions. Ce conseil est moins étrange qu’il n’en a l’air ! Lorsque des prestataires posent des questions pertinentes sur la couverture de votre événement et fournissent ensuite un plan d’accrochage pré-approuvé pour accomplir ce dont vous avez besoin, il est rassurant de savoir que vous avez à faire à des professionnels.
● Vous assurer que l’ensemble de votre personnel et des prestataires soit formé aux situations. Malheureusement, il ne suffit plus, désormais, d’être préparé aux urgences médicales, sans parler des agressions et des disparitions d’enfants. Il faut également être formé et informé sur les « scénarios d’alertes à la bombe, d’émeutes et de fusillade ». Sans ces informations, le personnel pourrait ne pas savoir comment réagir, ce qui pourrait entraîner des interventions néfastes pour les victimes, voire aucune intervention.
● Une réunion devrait être organisée avec les gérants de l’établissement pour discuter de la préparation/des plans. En entrant dans un établissement, la première chose qu’il faut savoir est si les participants sauront où se rendre en cas d’urgence, si la salle est pleine et si l’agencement leur permettra de se mettre rapidement à l’abri.
Si les prestataires ne sont pas disposés à s’y conformer, voyez-le comme un signal d’alarme. Continuez à leur demander ce dont vous avez besoin ou mettez-vous en quête de prestataires plus professionnels.

Utilisez des technologies élaborées pour gérer la foule

Les nouvelles technologies ne servent pas seulement à divertir, mais également à organiser des événements sans danger. Des applications dotées de traceurs de foule pourront vous aider à repérer les zones bondées, afin que vous puissiez prendre des mesures pour disperser la foule ou que vous puissiez y diriger le service de sécurité. Le suivi logistique vous permet de vous assurer que les participants arrivent et quittent votre événement en toute sécurité. Utilisez des données pour demander des prestations de services supplémentaires et pour veiller à ce que vos participants n’attendent pas trop longtemps l’arrivée de leur véhicule.

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La cartographie thermique employée pour surveiller le flux de piétons est une autre technologie au fort potentiel d’amélioration et de gestion de la sécurité des événements. Elle est, par exemple, utile pour décongestionner les escalators. Mais c’est également une excellente façon d’ouvrir de nouvelles voies de circulation, qu’il s’agisse de portes ou de modifier le flux des escalators. L’arrivée soudaine de la foule vers les sorties, par exemple, pourrait être due à un problème de sécurité. Vous pourriez rapidement modifier le flux des escalators pour atténuer les engorgements et faciliter l’accès des participants aux issues, de façon sûre et efficace.

 

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N’oubliez pas la cybersécurité dans l’organisation de votre événement

La sûreté et la sécurité ne se résument pas à l’aspect physique de votre événement. Il s’agit également de rechercher toute donnée en lien avec l’événement et ses participants. Comme quiconque collecte des données sur ses clients, vous devez appliquer la loi sur la protection des données. Elle s’applique à tout type d’information, des noms et des adresses des participants, à toute donnée collectée par le biais d’une technologie plus avancée, telle qu’un dispositif de suivi de la fréquentation. Voici quelques conseils sur la sécurité événementielle en ligne, qui contribueront à la sécurité de vos participants au cyberland.

Incluez la gestion des données à votre planification événementielle

Une étude sur la nouvelle industrie a conclu que 84 % des organisateurs événementiels éprouvent de la difficulté à gérer les données. Il n’y a rien d’étonnant à ce que nous collections une quantité de plus en plus importante de données avec un si grand nombre d’instruments pour les collecter à notre disposition. Mais cela signifie également qu’il devient de plus en plus compliqué de les gérer et de les consolider. Le projet de l’événement devrait inclure le mode de collecte, de formatage, de stockage et de partage des données. La gestion des données commence dès la campagne marketing de l’événement et se poursuit tout au long de son cycle de vie.

Dotez le wifi de votre événement d’un cryptage basique au minimum

Le wifi sur un réseau ouvert, sans cryptage, ouvre une brèche dans la sécurité. Il permet à n’importe qui d’accéder aux fichiers de ce tout ce qui y est réalisé ou de tout ce qui est visité. Même un mot de passe tout simple est une étape nécessaire pour prévenir le piratage et protéger votre événement.

Insistez davantage sur la purge des données

Les organisateurs événementiel peuvent être tentés d’archiver et de conserver toutes les données collectées lors d’un événement en pensant qu’elles finiront par être utiles. D’un point de vue de la sécurité, il est important, de purger les données après chaque événement organisé. Voyez-vous, le cumul d’informations augmente le risque. Plus vous cumulez de données, plus nombreuses seront celles qui risqueront d’être volées en cas de piratage, avec pour conséquence des frais encore plus élevés pour vous.

Il vous suffit de conserver les données qui pourront être utiles à vos prévisions et vous procurer un avantage concurrentiel. Si vous n’êtes pas certain de savoir de quoi il s’agit, cela mérite de mettre un plan en œuvre et de sauter sur l’occasion de découvrir l’instrument de sécurité que procure la limitation des données.

N’oubliez pas de reprendre toutes les questions de sûreté ou de sécurité qui se sont posées ou qui auraient pu se produire lors de votre événement. Comment le service de sécurité et votre équipe événementielle ont-ils réagi ? Votre équipe pourrait-elle agir différemment la prochaine fois ? Apprendre et améliorer est crucial pour organiser efficacement des événements qui soient toujours sécurisés.

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