Organiser un événement d’entreprise : les 18 étapes clés

Commencez le plus tôt possible

Dès que vous avez le feu vert pour votre événement vous devez vous mettre au travail rapidement. Au minimum, vous devez commencer les tâches énumérées ci-dessous au moins quatre à six mois avant la date prévue de votre événement. Plus vite vous aurez décidé d’une date, mieux ce sera !

1. Établissez vos buts et objectifs

● Quel est le but de votre événement ?
● Combien de personnes voulez-vous recevoir en personne ? Combien de personnes regardera votre prestation en direct ?
● Combien de profit voulez-vous faire ?
● Combien coûteront les billets?
● Où se déroulera votre événement ?

2. Préparez un budget approximatif

● Empruntez des chiffres similaires à des événements passés pour vous faire une idée
● Remplissez les doutes avec des suppositions éclairées

3. Sélectionnez une date

● Choisissez une date optionnelle et une seconde plus fixe lors de la validation

4. Choisissez un emplacement, une salle, et les fournisseurs

● Quelle zone géographique est la meilleure pour votre événement ?
● Combien de personnes assisteront à votre événement ?
● Avez-vous besoin de fournir une connexion Wi-Fi ?
● Le site dispose-t-il de l’infrastructure dont vous avez besoin ?
● Y a-t-il des fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter ?

5. Choisissez un thème

● Révisez vos objectifs et votre public
● Reportez-vous au thème de votre événement

6. Recherche de conférenciers

● Commencez par rechercher des conférenciers qui ont déjà présenté à des événements similaires au vôtre
● Dressez une liste de vos orateurs préférés
● Consolidez votre offre
● Proposez votre aide à vos orateurs

7. Commencez la recherche de votre sponsor

● Déterminer quel type d’activités vous pouvez offrir
● Recherchez des sponsors qui ont sponsorisés des événements similaires au vôtre
● Dressez une liste de vos sponsors idéals
● Déterminer le taux de marché de vos forfaits de sponsoring

3 mois avant : Planifiez vos activités

Une fois votre événement esquissé, vous devez tenir à jour vos budgets avec les estimations et devis les plus récents. Consacrez 10 minutes par jour à cette tâche pendant que vous calculez les détails ci-dessous et vous obtiendrez une image plus précise de vos revenus escomptés. Les tâches énumérées ci-dessous doivent être abordées au moins 2 à 4 mois avant votre événement.

8. Finalisez le choix des conférenciers

● Réservez vos conférenciers
● Équilibrez votre programmation
● Obtenez des informations biographiques et des photos
● Organisez votre voyage et vos hébergements

9. Organisez vos finances

● Choisissez votre technologie de billetterie ou d’inscription
● Finalisez les contributions de sponsoring
● Fixez les prix de vos billets

10. Construisez votre site Internet

● Ayez une idée de l’atmosphère et du look de votre événement
● Mettez à jour votre site (événement récurrent) ou le site de votre nouvel événement
● Assurez-vous de l’infrastructure de votre site Web pour gérer un trafic accru
● Assurez-vous que votre site Internet est optimisé pour les téléphones

11. Commencez à promouvoir votre événement

● Développez une messagerie alignée sur la marque de votre événement
● Utilisez des outils de marketing numérique comme le courrier électronique et les réseaux sociaux
● Pensez à offrir un rabais pour ceux qui achètent un billet en avance
● Distribuez votre événement sur des calendriers d’événements en ligne
● Écrivez des articles de blog sur votre événement
● Créez une promotion vidéo

12. Finalisez les détails des sites

● Travaillez avec un traiteur sur l’approbation d’un menu
● Sécurisez les équipements A/V
● Examinez les besoins de sécurité et planifiez en avance
● Enquêtez pour tout permis spécial, licences, assurances, etc.
● Déterminez l’affichage des événements et plan de communication des participants

13. Mettez en place un calendrier

● Mettez en place un brouillon du programme de votre événement

2 mois avant : Finalisation des détails

Votre événement est à portée de vue et les journées passent à vitesse grand V. Voici ce qu’il vous faut garder à l’esprit deux mois avant votre événement.

14. Envoyez des rappels

● Aux participants
● Aux orateurs/conférenciers
● Aux sponsors
● Aux vendeurs

15. Utilisez les promotions afin d’atteindre vos objectifs de vente

● Sur les réseaux sociaux
● Sur votre blog
● Par e-mail
● Via annonces payées

1 semaine avant : Régler les derniers détails

Durant la semaine qui précède votre événement, il y a beaucoup de discussions de dernière minute à faire. Voici ce dont vous avez besoin pour rester au top de votre liste de choses à faire.

16. Finalisez le calendrier et les scripts de l’événement

● Assurez-vous que tout le monde a le même programme
● Obtenez toutes les validations des scripts

17. Mettez à jour tout le monde avec les numéros d’enregistrement définitifs

● Le traiteur
● Le lieu

18. Confirmez l’heure de tous vos fournisseurs

● Traiteur
● Equipements
● Décorations
● Orateurs