Dès que vous avez le feu vert pour votre événement vous devez vous mettre au travail rapidement. Au minimum, vous devez commencer les tâches énumérées ci-dessous au moins quatre à six mois avant la date prévue de votre événement. Plus vite vous aurez décidé d’une date, mieux ce sera !
● Quel est le but de votre événement ?
● Combien de personnes voulez-vous recevoir en personne ? Combien de personnes regardera votre prestation en direct ?
● Combien de profit voulez-vous faire ?
● Combien coûteront les billets?
● Où se déroulera votre événement ?
● Empruntez des chiffres similaires à des événements passés pour vous faire une idée
● Remplissez les doutes avec des suppositions éclairées
● Choisissez une date optionnelle et une seconde plus fixe lors de la validation
● Quelle zone géographique est la meilleure pour votre événement ?
● Combien de personnes assisteront à votre événement ?
● Avez-vous besoin de fournir une connexion Wi-Fi ?
● Le site dispose-t-il de l’infrastructure dont vous avez besoin ?
● Y a-t-il des fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter ?
● Révisez vos objectifs et votre public
● Reportez-vous au thème de votre événement
● Commencez par rechercher des conférenciers qui ont déjà présenté à des événements similaires au vôtre
● Dressez une liste de vos orateurs préférés
● Consolidez votre offre
● Proposez votre aide à vos orateurs
● Déterminer quel type d’activités vous pouvez offrir
● Recherchez des sponsors qui ont sponsorisés des événements similaires au vôtre
● Dressez une liste de vos sponsors idéals
● Déterminer le taux de marché de vos forfaits de sponsoring
Une fois votre événement esquissé, vous devez tenir à jour vos budgets avec les estimations et devis les plus récents. Consacrez 10 minutes par jour à cette tâche pendant que vous calculez les détails ci-dessous et vous obtiendrez une image plus précise de vos revenus escomptés. Les tâches énumérées ci-dessous doivent être abordées au moins 2 à 4 mois avant votre événement.
● Réservez vos conférenciers
● Équilibrez votre programmation
● Obtenez des informations biographiques et des photos
● Organisez votre voyage et vos hébergements
● Choisissez votre technologie de billetterie ou d’inscription
● Finalisez les contributions de sponsoring
● Fixez les prix de vos billets
● Ayez une idée de l’atmosphère et du look de votre événement
● Mettez à jour votre site (événement récurrent) ou le site de votre nouvel événement
● Assurez-vous de l’infrastructure de votre site Web pour gérer un trafic accru
● Assurez-vous que votre site Internet est optimisé pour les téléphones
● Développez une messagerie alignée sur la marque de votre événement
● Utilisez des outils de marketing numérique comme le courrier électronique et les réseaux sociaux
● Pensez à offrir un rabais pour ceux qui achètent un billet en avance
● Distribuez votre événement sur des calendriers d’événements en ligne
● Écrivez des articles de blog sur votre événement
● Créez une promotion vidéo
● Travaillez avec un traiteur sur l’approbation d’un menu
● Sécurisez les équipements A/V
● Examinez les besoins de sécurité et planifiez en avance
● Enquêtez pour tout permis spécial, licences, assurances, etc.
● Déterminez l’affichage des événements et plan de communication des participants
● Mettez en place un brouillon du programme de votre événement
Votre événement est à portée de vue et les journées passent à vitesse grand V. Voici ce qu’il vous faut garder à l’esprit deux mois avant votre événement.
● Aux participants
● Aux orateurs/conférenciers
● Aux sponsors
● Aux vendeurs
● Sur les réseaux sociaux
● Sur votre blog
● Par e-mail
● Via annonces payées
Durant la semaine qui précède votre événement, il y a beaucoup de discussions de dernière minute à faire. Voici ce dont vous avez besoin pour rester au top de votre liste de choses à faire.
● Assurez-vous que tout le monde a le même programme
● Obtenez toutes les validations des scripts
● Le traiteur
● Le lieu
● Traiteur
● Equipements
● Décorations
● Orateurs