Organiser un banquet : 9 astuces pour planifier son banquet comme un chef

Les banquets sont de nouveau à la mode en événementiel. L’amour de la bonne nourriture, des bonnes boissons et une atmosphère glamour a permis ce renouveau du festin communautaire. Et pour cause ! Les banquets sont populaires car ils permettent de concentrer sans effort un événement, qu’il s’agisse d’une fête, d’une cérémonie ou d’un dîner dansant. Le fait de s’asseoir et de dîner rassemble les gens pour un festin, offrant un endroit détendu et naturel pour permettre aux gens de nouer des relations sereines. Mais comment organiser un banquet vraiment spectaculaire alors qu’un si grand nombre d’entre eux sont organisés ? Comment faites-vous pour vous démarquer de la compétition ? Dans ce guide, nous allons mettre en évidence tout ce que vous devez savoir pour organiser un magnifique banquet – et comment rendre le vôtre aussi mémorable que possible.

Comment gérer le budget de votre banquet

Respecter le budget d’un événement est crucial à la réussite de la planification. Que vous soyez un professionnel chevronné de l’événement, tout nouveau dans l’industrie ou que vous vouliez tout simplement planifier un événement pour votre entreprise ou votre groupe social, c’est une bonne leçon à apprendre rapidement.

Les trois principaux domaines auxquels vous devriez consacrer l’essentiel de votre budget sont les suivants :

  • Le lieu
  • Le service de traiteur et les boissons
  • Le divertissement

Mais ce n’est pas là que le budget se termine. Vous devez également tenir compte des points suivants :
Transport des invités vers le lieu de l’évènement

  • Décoration
  • Personnel
  • Gestion de l’événement
  • Assurance de l’événement

Au début du processus de planification, recherchez le montant dont vous aurez besoin pour chacun des différents domaines et répartissez votre budget entre chacune des sections en conséquence. Cela vous permettra de gérer chaque section individuellement.

 

Organiser un banquet : 9 astuces pour planifier son buffet comme un chef

Le but de votre banquet

Les banquets sont généralement organisés afin de célébrer un événement, une réalisation ou une réussite. Cela les rend particulièrement populaires auprès des entreprises, bien qu’ils soient tout aussi efficaces pour réunir des personnes partageant un même intérêt. Quel que soit le but recherché, il est important que cela ressorte tout au long de l’événement – de l’invitation aux discours et divertissements.
Voici quelques raisons courantes pour organiser un banquet :

  • Pour une cause
  • Célébrer la retraite d’employés
  • Réunir les membres des clubs sociaux/locaux
  • Noël
  • Fête d’anniversaire
  • Fête de fiançailles
  • Fêter le succès de l’entreprise
  • Fête annuelle de travail
  • Collecte de fonds caritative

Expliquez clairement votre objectif et motivez les gens.

Le thème du banquet

Lorsque vous décidez comment thématiser votre banquet, il est important de penser à l’impact que cela aura sur d’autres décisions de planification que vous devrez prendre plus tard. Les thèmes de l’événement ont une incidence sur le style de nourriture que vous fournissez, les boissons, le code vestimentaire et même le lieu de la réunion – tous ces éléments doivent être pris en compte dans votre budget global.

Thèmes populaires

Si besoin, amusez-vous avec votre thème de banquet et créez une expérience culinaire à la fois délicieuse et insolite pour vos invités. Vous pouvez également faire preuve d’inventivité avec la décoration de la salle pour créer un environnement immersif dans lequel vous pourrez dîner et socialiser. Voici quelques idées de thèmes populaires :

  • Alice au pays des merveilles
  • Prohibition des années 1920
  • Hollywood/célébrités
  • Bal masqué
  • Charlie et la chocolaterie
  • Nautique
  • Halloween
  • Banquet médiéval
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Néanmoins, si les thèmes extérieurs ne conviennent pas à votre événement, de nombreux banquets utilisent le thème traditionnel «black tie». Ce thème convient parfaitement à toutes les situations, car il permet aux clients de s’habiller de manière glamour, tout en créant un environnement plus formel, propice aux événements professionnels.

 

Lieu du banquet

Il y a beaucoup de choses à considérer lors du choix du lieu de votre événement. Non seulement la location de salle représente une part énorme de votre budget, mais le lieu doit également comprendre beaucoup de choses que vous n’auriez peut-être pas envisagées.

Choisissez un lieu d’événement approprié

Pour commencer, vous devez prendre en compte la facilité avec laquelle vos invités trouveront et se rendront sur le lieu. Il est intelligent de choisir un lieu proche de l’habitation de la majorité de vos invités, ou un endroit très bien desservi par les transports. Le lieu doit également se trouver dans un endroit facilement accessible par vos fournisseurs, quel que soit leur équipement. Vous devez donc envisager le chargement ou un espace de stationnement à proximité.

Assurez-vous que votre lieu correspond à votre thème

Votre lieu en dit long sur votre événement. Lors de l’organisation d’un banquet à but lucratif, un lieu réputé se convertira probablement mieux en termes de vente de billets. Cependant, vous devez également considérer le lien entre le lieu et votre thème. Si vous optez pour un thème de cravate noire, choisissez un lieu omettant le sens du glamour et de la classe. De même, si votre thème est légèrement différent, trouvez un lieu plus adapté à vos envies.

Voyez si votre lieu offre des services supplémentaires tout compris

Lors de la réservation de votre lieu, il est important que vous considériez les services supplémentaires que le site peut offrir en plus de la location de salle. Cela aura un impact sur votre budget et vous permettra éventuellement de frapper d’une pierre deux coups ! De nombreux lieux d’événement proposent un forfait restauration, une assurance événementielle, du personnel d’accueil et même un organisateur d’événements ! Si votre budget le permet, utiliser les lieux pour gérer certains de ces aspects peut rendre l’événement plus facile à organiser. Cela peut également faciliter la gestion du budget.

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Organiser un banquet : 9 astuces pour planifier son buffet comme un chef

La restauration et le menu

Les banquets ne concernent que la nourriture, il est donc essentiel que beaucoup de réflexion soit mise dans le menu ! Assurez-vous d’inclure un choix de repas, ainsi que des options pour les personnes ayant des besoins diététiques particuliers. Il est bon d’inviter les invités à confirmer leur choix de menu avant l’événement afin de préparer la bonne quantité de chaque repas.

Qui accueille votre événement ?

Vous avez le choix en matière de restauration. Certains planificateurs d’événements externalisent la restauration auprès de sociétés de restauration externes, tandis que d’autres optent pour l’équipe interne du lieu. Si votre menu est assez classique, cette dernière option peut être plus sûre car l’équipe de restauration sera probablement plus familiarisée avec la cuisine. De manière opposée, si vous avez un menu spécialisé pour lequel une équipe de restauration particulière serait plus appropriée, envisagez de sous-traiter l’équipe de restauration.

Points à considérer :

  • Vérifiez si votre équipe de restauration fournit du personnel d’accueil
  • Vérifiez si tous les couverts et la vaisselle sont inclus
  • Vérifiez s’ils répondent aux préférences alimentaires les plus courantes
  • Si votre banquet a un thème, la restauration devrait normalement en tenir compte.

Les boissons sont aussi importantes pour le banquet que la nourriture, mais le coût des boissons alcoolisées peut avoir une incidence sur votre budget.

Boissons

Le fournisseur des lieux et des boissons peut proposer un bar gratuit où les clients ont un accès illimité à des boissons sans alcool, de la bière et du vin. Pour une expérience optimale, il est préférable de fournir un bar illimité. Cependant, si vous n’avez pas le budget nécessaire pour fournir toute les boissons pendant la soirée, il est de pratique courante de fournir au moins du vin à la table lorsque vos invités mangent. Vous pouvez ensuite fournir un bar où ils peuvent acheter des boissons supplémentaires. Si vos invités paient pour assister au banquet, envisagez d’absorber le coût du bar gratuit dans le prix du billet. Cela permet à vos invités de payer leurs boissons à l’avance de l’événement et attirera potentiellement plus de participants payants.

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Organiser un banquet : 9 astuces pour planifier son buffet comme un chef

La décoration du banquet

Pour décorer votre salle, vous devez prendre en compte le thème choisi et le montant de votre budget que vous souhaitez affecter à la décoration générale.

Décorer le lieu

Si vous choisissez un lieu relativement simple, vous constaterez peut-être que vous devez consacrer plus de temps et d’argent à la création d’un environnement élégant et mémorable. Les pièces sans caractère ont tendance à demander plus d’attention en matière de décoration. D’autre part, choisir un lieu plus attrayant du point de vue de l’architecture peut coûter plus cher à louer, mais ne nécessitera pas autant de décoration.

Tables

Il est important que les tables reçoivent beaucoup d’attention, car c’est là que les invités passeront la majorité de leur temps. Assurez-vous de bien réfléchir pour rendre ces zones aussi attrayantes que possible. Les pièces maîtresses, les faveurs et les dessus de table doivent être inclus lors de la planification du décor de la table.

Thèmes

Des thèmes plus élaborés nécessiteront des décorations et des accessoires plus élaborés, alors déterminez le décor dont vous aurez besoin pour donner vie à votre thème choisi. N’oubliez pas que des thèmes plus complexes nécessiteront davantage de votre budget ; le fait de dépenser moins pour le thème créera une moins bonne atmosphère !

Les tables et le plan de table

L’essentiel des banquets se déroule à la table et les endroits où les personnes assises auront un impact important sur leur expérience de l’événement.

Si c’est un événement d’entreprise, vous avez deux options :

  1. Placez les invités selon leurs équipes de travail. Cela aidera à diviser les équipes, et mettre les invités avez des gens avec lesquels ils ont des choses en commun.
  2. Mélangez un peu placez des personnes avec des collègues avec lesquels ils n’auraient normalement pas beaucoup de contacts – cela pourrait être un bon moyen de réunir l’équipe !

Plan basé de la table

Pour les clients payants, vous pouvez facturer plus ou moins selon l’endroit où ils souhaitent s’asseoir. Il est courant de mettre aux enchères des tables entières, ce qui permet aux invités d’acheter un billet pour un groupe de personnes et de choisir eux-mêmes les sièges de leurs invités.

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