Les 7 piliers fondamentaux d’une location de salle réussie

Les 7 piliers fondamentaux d’une location de salle réussie

Adapter la salle à son budget

La première chose à savoir est qu’il ne faut jamais consacrer plus de la moitié de votre budget total pour une location de salle de vide. Cette location de salle brute revient plus chère qu’une location de salle avec traiteur et équipements mais vous assure une liberté totale pour aménager la soirée à votre idée. Pour un budget serré, le bon plan consiste à miser sur une privatisation de restaurant, les adresses sont rares et pris d’assaut mais ce sont les salles avec les meilleurs rapports qualité prix de notre catalogue !

Choisir la bonne capacité

Il faut compter 1m² pour chaque invité. L’espace d’une salle est censé éviter tout sentiment d’étouffement chez les participants, sans les isoler et les disperser. Vous devez également penser aux animations et anticiper sur l’espace qui leur est nécessaire. Selon la configuration choisie (cocktail dinatoire, buffet, diner assis …) pensez à calculer l’espace nécessaire. On estime que la capacité d’une salle est divisée par 3 en diner assis, d’où l’intérêt d’une formule cocktail pour les petits budgets.

Attention aux équipements

Certains événements d’entreprise, comme les séminaires d’entreprise ou les galas nécessite des équipements audiovisuels spécifiques. Il est donc essentiel de bien se renseigner sur le matériel à disposition sur place, sous peine de devoir faire appel à des prestataires extérieurs aux tarifs souvent prohibitifs. C’est donc un élément qui devra aiguiller votre choix lors de votre location de salle.

Choisir la bonne localisation

Il est évident qu’il est plus pertinent de choisir une salle aisément accessible à vos convives. Si ces derniers arrivent en voiture on prendra soin de s’assurer de la présence de parking à proximité. Une autre solution consiste à choisir un bateau de la Seine pour faire votre événement, solutionnant ainsi les frais de transport de vos convives dans la capitale.Cette localisation devra aussi parfaitement convenir à l’image que vous souhaitez renvoyer de votre évènement, Louvre ou Champs Elysées pour des délégations étrangères ou loft intimiste de la rive gauche pour les parisiens pur souche.

Les 7 piliers fondamentaux d’une location de salle réussie

De la salle choisie dépendra l’ambiance de votre événement

Le cadre choisi doit évidemment être fonction de l’ambiance que vous souhaitez donner à votre événement. Ainsi les lancements de produits s’orienteront vers des salles à grande capacités comme les cirques alors que les galas seront plus à leurs aises dans de petits salons en enfilade.

La date et les horaires de votre événement

Un choix stratégique. La location de salle devra être faite le plus tôt possible et jusqu’à 1 an avant pour les fêtes de fin d’année. Le choix du jour et des horaires de la location relève d’une stratégie budgétaire, ils déterminent le prix d’une location de salle et peuvent également servir de levier de négociation. Les prix d’une location de salle de réunion ou d’une location de salle de convention chutent en fin de semaine. A contrario, un restaurateur sera fera flamber ses tarifs de privatisation pendant le week-end.

Faire appel à une agence événementielle

En plus de vous permettre d’avoir rapidement accès à tous les détails logistiques de chaque salle et donc de vous faire gagner un temps précieux, faire appel à une agence événementielle c’est aussi se donner les moyens d’avoir une soirée clé en main. L’expérience de terrain et la connaissance des atouts et contraintes de chaque lieux sont des valeurs ajoutées indéniables et dont le coût est aisément absorber par les tarifs négociés dont nos équipes bénéficient.

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