Les 11 règles d’or pour organiser un bon événement

Lorsque vous planifiez un événement, vous devez prendre en compte plusieurs choses. Mais, que vous veniez de vous lancer dans la planification ou que vous planifiez des événements depuis toujours, il y aura toujours des petits inattendus. Les événements, même si vous les prévoyez, restent toujours imprévisibles. Les choses ne se passent jamais comme prévu. C’est pourquoi il est important d’être flexible et d’être toujours prêt à s’adapter. Cependant, cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas planifier aussi bien que vous le pouvez. Vous pourrez trouver ci-dessous quelques conseils de planification à prendre en compte pour votre prochain événement.

Avant l’événement

Commencez à planifier tôt

Dans la plupart des cas, vous n’avez pas la main sur le moment où vous pouvez commencer à planifier votre événement. Il est rarement choisi par vous, mais plutôt par votre société, votre responsable ou bien par la société qui vous a embauché pour planifier. Essayez de commencer le plus tôt possible afin de vous donner les meilleures chances de succès.

Fixez des objectifs clairs

Chaque événement est une chance de plus de s’améliorer. Il est essentiel de définir des objectifs sur ce que vous espérez atteindre avec cet événement, qu’il s’agisse d’une augmentation du nombre de participants, d’un meilleur engagement des participants ou d’une réputation accrue pour les orateurs. 

Comprendre le but de l’événement

Vous savez si vous prévoyez une conférence, un gala ou afterwork – mais qu’est-ce que cet événement doit atteindre ? Quel est le thème ? Comprendre le but de l’événement tôt facilitera la planification à long terme. Après tout, sans cette information, vous ne pouvez pas choisir de lieu, le thème de l’événement, etc.

Identifiez les ressources

Quelle est la taille de cet événement et votre équipe est-elle assez grande pour bien le gérer ? Si votre équipe n’en est pas capable, savez-vous qui embaucher ? En constituant une équipe dès le début, vous aurez un budget suffisant pour travailler et ne créerez pas d’attentes irréalistes.

Promouvoir votre événement

Prenez le temps de mettre en place un plan complet pour promouvoir votre événement. Sans l’utilisation du marketing par e-mail, d’un site internet d’événementiel, de campagnes sur les réseaux sociaux et de publicités, les participants ne sauront pas que votre événement se produit. Investissez le temps et l’argent dans la promotion afin de générer plus de participants.

Les 11 règles d’or pour organiser un bon événement

Lors de l’événement

Servez toujours du café

Bien que cela dépende du type d’événement organisé, il n’y a rien qui frustrera plus les participants qu’être à cours de café, ou pire, ne pas avoir de café du tout. . Si vous planifiez une conférence, un atelier, un débat ou tout ce qui accueille un certain nombre d’invités – assurez-vous d’avoir du café.

Adaptez les conférenciers et le contenu du programme

Lors de certains événements, vous avez la possibilité de vous adapter en fonction de la réponse des participants. Si vous utilisez une application mobile lors de votre événement et que vous évaluez les conférenciers, vous pouvez facilement voir ce qui va ou pas. Si un orateur est mal évalué et qu’il va faire la même présentation à un autre moment durant l’événement, envisagez de supprimer la session de cet orateur et de la remplacer par un orateur de niveau supérieur. Vos participants vous remercieront.

Soyez toujours prêt

Bien qu’il soit inutile de le répéter, il se passe sur place des choses que vous n’auriez aucun moyen de prédire. Gardez votre bureau approvisionné en aiguilles à coudre, une trousse de premiers soins et tout ce qui pourrait vous être utile. Vous ne saurez jamais ce qui pourrait arriver d’inattendu, c’est pour ça qu’il faut toujours être réactif. 

Dormez !

Lorsque vous êtes sur place, il est très probable que vous oubliez de dormir. Prenez le temps nécessaire pour dormir quelques heures. Sans cela, vous ne serez pas dans votre assiette et moins en mesure de vous adapter à toutes les situations qui se présentent à vous.

Après l’événement

Faites quelque chose de Toutes vos données

Vous avez collecté des données sur le site. Dans votre application d’événement mobile, à la borne d’enregistrement, lors de l’enregistrement, lors des sondages. Si vous ne disposez pas déjà d’un plan sur la manière dont vous utiliserez ces données pour prouver que l’événement a atteint ses objectifs, créez-en un. Les données que vous capturez sur place sont inestimables. Vous obtenez un aperçu des participants et des clients potentiels, auxquels la plupart des entreprises rêvent d’avoir accès. 

Révisez les objectifs et informez les intervenants

Vous devez prouver le succès de votre événement. Prenez le temps, juste après l’événement, d’identifier ce qui s’est bien passé ou non, puis faites une analyse plus poussée du succès de l’événement à l’aide de différentes mesures. Vos intervenants seront plus impressionnés si vous parlez leur langue et si vous leur donnez des résultats concrets.

Conclusion

Il existe des millions d’astuces et de conseils pour planifier un événement, mais la meilleure manière est celle que vous obtenez grâce à l’expérience. Avez-vous des trucs et astuces qui vous ont sauvé la vie ? Partagez toutes vos connaissances en commentaires !

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