L’équipement événementielle : la liste ultime des organisateurs

Comment peut-on évaluer la réussite d’un événement ? Chaque client a une fiche de projet unique contenant des détails spécifiques et des instructions précises, et la plupart pensent qu’un événement réussi se mesure en fonction du degré de satisfaction du client à la fin de la journée. Ceux qui travaillent dans ce domaine depuis un certain temps ont cependant une opinion légèrement différente. La plupart du temps, un événement est réussi quand il a poussé les organisateurs à sortir de leur zone de confort, à améliorer leur productivité et pour finir, à renforcer la coopération. En coulisses, un événement ne peut avoir lieu sans logistique, c’est-à-dire sans équipement.

 

Les différents types d’équipement

S’équiper spécialement pour un événement n’est pas une fantaisie, mais une véritable nécessité. Le type d’équipement dont vous aurez besoin peut être classé en trois groupes principaux : la gestion, la photographie et l’éclairage de l’événement. En ce qui concerne la création d’une checklist de l’équipement, tout dépend du type d’événement, de son envergure, de son emplacement et de son profil.

Certains équipements, destinés à des événements de grande ampleur, n’auront pas autant d’impact s’ils sont utilisés pour des événements de taille plus modeste et vice-versa. Il n’y a rien de mieux, par exemple, que de capturer les instants clé d’un événement de grande ampleur. Tout doit être pris en photo ou filmé, tout en veillant à ce que la qualité reste élevée, que tout soit couvert et que les invités d’honneur reçoivent l’attention nécessaire. Nous vous recommandons d’ailleurs de lire attentivement et de comprendre les détails et les points clé de la façon de créer une vidéo événementielle réussie, avant de vous rendre à un événement.

Les petits événements ne doivent, au contraire, jamais être négligés. Peu importe leur taille, ils requièrent tout autant que vous vous procuriez l’équipement nécessaire à leur réussite. L’essentiel, en ce qui concerne les types d’équipement événementiel, doit être déterminé par les éléments suivants :

● Certains instants de l’événement doivent être filmés. Un équipement audiovisuel doit donc être employé, et peut varier d’une caméra à la main abordable à des unités de tournage high-tech, comme on peut en trouver en studio. Un tel type d’équipement nécessite des opérateurs de caméras, des supports de micro et des logiciels de montage.

● L’équipement d’un événement de type « beer-garden » comporte des choses simples qu’il pourrait être facile de négliger. Il inclut notamment des fûts de bière, une zone séparée pour le bar, des tireuses ainsi que des distributeurs de spiritueux.

● L’équipement le plus important pour un événement, mettant en avant des numéros et/ou spectacles dangereux, n’est pas la technologie traditionnelle. Il nécessite plutôt du personnel médical professionnel, une ambulance, ainsi que des extincteurs et la mise en place rapide de filets de sécurité, le cas échéant. Si des feux d’artifice sont prévus, il va sans dire qu’un camion de pompiers devrait être prêt à intervenir.

● La sécurité ou un personnel responsable de la sécurité doivent être prévus pour tout événement, indépendamment de son ampleur et de son emplacement.

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● Actuellement, les vidéos événementielles cherchent à générer une interaction avec le public. Les réactions du public ne pouvant pas être contrôlées, il est possible d’acheter ou de louer un système de boîtier de vote électronique, pour enrichir l’enregistrement vidéo final.

● L’équipement spécialisé pour l’événementiel, contenu dans la checklist de l’équipement événementiel, consiste généralement en des outils non conventionnels. Il inclut l’équipement nécessaire à l’inscription et l’enregistrement des participants. Un tel équipement regroupe les ordinateurs portables, les tablettes, les scanners et les imprimantes. En fonction du type d’événement, cet équipement doit être utilisé à bon escient.

 

Le matériel de sonorisation

En matière de matériel de sonorisation, les organisateurs événementiels doivent réaliser qu’un tel équipement ne tourne pas seulement autour du microphone. Le système de sonorisation peut être loué, il peut appartenir au client ou à l’organisateur événementiel. Il s’agit, d’une part tout au moins, d’animer l’événement avec de la musique et des annonces que tous les invités devront pouvoir entendre dans l’enceinte.

Le matériel vidéo

L’équipement de vidéo événementielle est un sujet généralement délicat et concernant principalement les spécialistes. Les événements réussis ne sont pas filmés n’importe comment, ils doivent être réalisés, avec un objectif et une intention, pour ne capturer que le meilleur en termes de réactions du public, de transmission de message, etc. Derrière une vidéo événementielle réussie, opère une équipe de spécialistes comprenant un réalisateur, un cameraman, un ingénieur du son et une fiche de projet détaillée. Les membres de l’équipe, en tant qu’opérateurs de cet équipement, doivent être prêts et disponibles pour faire face aux difficultés ou aux défis pouvant surgir lors du tournage et du montage de la vidéo.

Le matériel de production

Le matériel de production événementielle devrait être en première position dans la liste de l’équipement de gestion d’un événement. Bien que l’équipement de production ne soit pas nécessaire au cours de l’événement, son rôle est de conclure ou de résumer l’événement. L’équipement événementiel va au-delà du tournage et des différents types d’enregistrement.

 

L’éclairage

L’éclairage est une partie très importante de votre événement. Il permet de créer l’ambiance désirée. Les services d’éclairage, proposés par les sociétés spécialisées, comportent, entre autres, les lasers, les machines à brouillard/à fumée, les articles pyrotechniques les led et les projecteurs pour éclairer les tables et mettre en valeur des points d’attrait, les murs et les tables. Considérez les éléments suivants dans l’organisation de votre événement :

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● L’éclairage de la salle est-il adapté ?
● Est-il possible de tamiser la lumière lors les présentations ?
● L’éclairage est-il suffisamment fort pour permettre aux intervenants de lire leurs notes ?
● Illuminez vos centres de table et vos compositions florales à l’aide de projecteurs, pour que vos invités puissent profiter de votre investissement.
● Veillez à ce qu’un éclairage soit placé au-dessus des buffets et des bars pour que les convives distinguent ce qu’ils dégustent.
● Si l’événement se déroule en plein air, l’éclairage sera-t-il suffisamment fort lorsque le soleil se sera couché ?

Le matériel d’inscription et d’enregistrement

D’après notre expérience dans le domaine, divers facteurs influencent le choix de l’équipement événementiel sur place. La quantité de matériel peut différer selon les conditions de l’événement, le type de participants attendu et l’ampleur de l’événement.

Ces variables incluent, entre autres :

1. Si les participants doivent ou non utiliser un code QR pour s’enregistrer
2. Si plus d’enregistrements sont prévus sur place
3. S’il n’est pas nécessaire d’imprimer quoi que soit et que seul l’enregistrement des participants est requis
4. Si des ateliers nécessitent un suivi (enregistrement aux séances)
5. En cas de menaces sur la sécurité suspectées, une mise à jour de la sécurité est nécessaire (portiques)

 

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La table et les chaises

Vous devez prendre en compte que la plupart des sociétés factureront des frais supplémentaires pour l’installation, la désinstallation et le service de ramassage. Si vous ne disposez pas de la main d’œuvre nécessaire pour l’installation, veillez à ce que le service complet soit inclus dans le tarif.

Le linge

Du linge adapté peut embellir n’importe quelle salle. Soyez créatif et discutez de vos idées avec votre fournisseur de linge. Il pourra également vous aider à trouver la configuration la plus adaptée à votre thème et à la salle. Demandez si le linge est inclus dans la location lorsque vous réserverez l’emplacement. Vous réaliserez des économies si vous ou vos bénévoles avez le temps d’installer le linge de table. Renseignez-vous en amont pour savoir si des articles peuvent être stockés sur place, en toute sécurité, durant la nuit, afin que le prestataire puisse les récupérer le lendemain. Le ramassage de nuit coûte plus cher. Vous trouverez une liste de fournisseurs de linge sur la liste des prestataires.
Vous devez prendre en compte que la plupart des sociétés factureront des frais supplémentaires pour l’installation, la désinstallation et le service de ramassage. Si vous ne disposez pas de la main d’œuvre nécessaire pour l’installation, veillez à ce que le service complet soit inclus dans le tarif.

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Les chaises

Évitez d’employer des chaises avec des accoudoirs, qui limitent les mouvements et sont moins confortables que des chaises sans accoudoir. Pensez à commander des chaises pour le bureau d’enregistrement et vos animations. Les musiciens préfèrent généralement s’installer sur des chaises stables et sans accoudoir.
Vous devez prendre en compte que la plupart des sociétés factureront des frais supplémentaires pour l’installation, la désinstallation et le service de ramassage. Si vous ne disposez pas de la main d’œuvre nécessaire pour l’installation, veillez à ce que le service complet soit inclus dans le tarif.

 

Estrade/scène

Les plateformes procurent une plus grande visibilité aux intervenants. Veillez à ce que la hauteur sous plafond soit suffisamment élevée et dégagée de toute obstruction, comme des lustres bas. Une scène de 2 m x 4 m est idéale pour un podium avec 4 ou 5 chaises pour les intervenants. Prévoyez toujours des chaises stables et sans accoudoir sur la scène et veillez à ne pas les placer trop près du bord de la scène. Réfléchissez à ce qui se trouvera en arrière-plan. Vous devrez peut-être tirer un rideau ) sur le mur pour un effet de couleur opaque. Une bannière avec le logo d’un service ou d’une école procure généralement une belle toile de fond. Placez le podium directement devant le logo, le nom ou l’image imprimés sur la bannière, afin de créer un arrière-plan idéal pour les médias ou les photographes.

Les panneaux et les bannières

Utilisez des panneaux pour orienter les invités vers votre événement depuis le parking, vers une zone précise de votre événement, comme le bureau des enregistrements ou signalez un véhicule ou des voiturettes dédiés à votre événement. Vous permettrez à vos invités de se repérer et de savoir ce qu’ils doivent faire, afin que l’événement se déroule plus paisiblement. Vous pouvez décider de réaliser les panneaux vous-même, utiliser des services d’affichage dynamique tels que ceux proposés par certaines universités ou les commander chez un fournisseur externe.
● Signalétique événementielle
● Panneaux de stationnement
● Panneaux de circulation
● Graphismes peinture ou vinyle

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