La checklist pour organiser un séminaire en 16 étapes

Qu’il s’agisse de votre premier séminaire ou de votre centième, réussir l’organisation d’un séminaire est toujours plus facile lorsque l’on peut s’appuyer sur une checklist. Cette liste de 16 étapes pour réussir l’organisation de votre séminaire vous permettra de ne rien laisser passer à travers les mailles du filet. Vous pourrez l’utiliser à n’importe quel moment de votre processus organisationnel pour réduire votre stress et vous assurer de n’avoir omis aucun détail.

Commencez à organiser votre séminaire le plus tôt possible

Une fois que vous aurez obtenu le feu vert pour votre séminaire (au minimum quatre à six mois avant votre événement), vous devrez commencer à vous atteler aux tâches listées ci-dessous. Plus tôt vous les rayerez de votre liste, plus vous serez efficace !

1. Définissez vos buts et vos objectifs

  • Notez le but de votre séminaire
  • Fixez-vous pour objectif un certain nombre de participants en personne ou pour votre retransmission en direct
  • Fixez-vous un objectif clair en matière de bénéfices

2. Définissez un budget approximatif

  • Fixez le prix des billets
  • Basez-vous sur les chiffres d’anciens séminaires pour avoir un point de comparaison
  • Comblez les zones d’ombre en faisant des suppositions bien informées

La checklist pour organiser un séminaire en 16 étapes3. Sélectionnez une date

  • Choisissez deux dates, une date fixe et une date de secours. Vous devrez en effet être flexible pour vous adapter au choix de votre emplacement

4. Choisissez un emplacement, une salle et des prestataires

  • Sélectionnez votre emplacement géographique idéal et identifiez les salles proposées dans cette zone
  • Déterminez le nombre de participants à votre séminaire, afin de déterminer vos besoins en matière de capacité
  • Demandez à chaque gestionnaire de salle si le Wifi est inclus et s’il possède l’infrastructure nécessaire
  • Renseignez-vous, afin de savoir si la salle que vous privilégiez a établi des partenariats avec certains prestataires ou pour identifier des prestataires locaux fiables, dans le cas contraire
  • Vérifiez votre contrat en gardant ces questions à l’esprit avant de le signer
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5. Recherchez des intervenants

  • Commencez par identifier des intervenants ayant pris la parole lors de séminaires identiques
  • Visionnez des enregistrements de leurs prises de parole et listez les choix les plus judicieux
  • Consolidez votre demande (date, compensation et type/longueur de la prise de parole) et contactez-les

6. Commencez à rechercher des sponsors

  • Déterminez le type d’activation de partenariat que vous pouvez offrir
  • Recherchez des sponsors ayant établi un partenariat avec des séminaires identiques au vôtre et des marques cherchant à atteindre votre audience cible
  • Listez vos premiers choix et lancez votre campagne d’emailing direct
  • Utilisez ce manuel pour déterminer le taux en vigueur à appliquer sur les packs que vous proposerez à vos sponsors

La checklist pour organiser un séminaire en 16 étapes

Trois mois avant : peaufinez les détails

Une fois le cadre en place, il est important de mettre vos budgets régulièrement à jour à mesure que vous recevez des estimations et des devis. Vous obtiendrez ainsi une vision plus nette des revenus que vous pourrez vous attendre à dégager. Vous devrez également commencer à travailler l’aspect marketing de votre séminaire.

7. Finalisez le choix des intervenants

  • Finalisez les tarifs et les contrats des intervenants
  • Obtenez des renseignements biographiques et des photos
  • Prévoyez leur déplacement et leur logement
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8. Organisation financière

  • Choisissez une technologie d’inscription ou de billetterie
  • Finalisez les contributions des sponsors

9. Créez le site web de votre séminaire

  • Tout d’abord, décidez de la nécessité ou non d’un site web ou d’un trafic direct vers votre page d’inscription
  • Si vous avez besoin d’un site web, demandez l’aval de vos responsables sur le design
  • Une fois que vous aurez leur approbation, mettez votre site à jour (si vous en avez un) ou créez-en un nouveau.
  • Vérifiez à plusieurs reprises que l’infrastructure de votre site peut supporter une augmentation du trafic lorsque vous réalisez des ventes
  • Assurez-vous que votre site web est adapté aux mobiles

10. Commencez la promotion

  • Développez un document de messagerie qui soit en phase avec votre marque
  • Incluez la promotion de votre séminaire dans votre programme d’emailing et de réseaux sociaux
  • N’oubliez pas de créer votre événement Facebook votre séminaire sur des calendriers en ligne
  • Créez des vidéos promotionnelles à publier sur les réseaux sociaux.
  • Si vous avez besoin d’aide pour programmer, utilisez ce modèle pour établir votre calendrier marketing

11. Finalisez les détails du site

  • Décidez du menu avec un traiteur
  • Réservez un équipement audiovisuel
  • Passez les impératifs et les règles de sécurité en revue
  • Déposez toutes les demandes de permis, d’autorisations, etc.
  • Créez une signalisation et un plan de communication auprès des participants
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12. Ébauchez le programme de votre séminaire

  • Faites un plan du programme de votre séminaire et décidez de l’ordre de prise de parole des intervenants
  • N’oubliez pas d’y inclure des pauses !
  • Une fois le plan terminé, partagez-le avec vos responsables pour validation

La checklist pour organiser un séminaire en 16 étapes

Deux mois avant : finalisez les détails

Votre séminaire approchant, les jours passent à vitesse grand V. Voici ce sur quoi vous devrez vous concentrer dans les deux mois précédant votre événement.

13. Persuadez des personnes intéressées

  • Espacez les e-mails sur les trois à quatre semaines suivantes, pour faire comprendre aux indécis que la période d’inscription est limitée
  • Utilisez des publicités de remarketing pour cibler les personnes ayant commencé le processus d’inscription ou d’achat, sans aller jusqu’au bout

14. Finalisez le programme et les documents

  • Assurez-vous que tout le monde soit en possession du même programme
  • Faites valider tous les documents des intervenants

15. Tenez vos responsables au courant

  • Envoyez des e-mails pour informer les responsables de votre entreprise, les intervenants et les sponsors du nombre d’inscriptions finales

16. Confirmez l’horaire de tous vos prestataires

  • Traiteur
  • Audiovisuel
  • Décorations
  • Intervenants

Le jour précédent

Les conseils stratégiques de cette publication vous permettront d‘organiser un séminaire réussi. Votre événement se rapprochant, utilisez cette checklist pour vous assurer que tout est en place afin de pouvoir rester serein.

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