Créer une stratégie événementielle qui marquera les esprit

La création d’une stratégie événementielle n’est pas de tout repos. Même avec des ressources illimitées, sélectionner le bon type d’événements à organiser tout en assurant une cohérence avec l’image de sa marque et en proposant des contenus adaptés relève parfois du défi.

Les objectifs de l’entreprise

L’organisation d’une stratégie événementielle commence par l’identification d’objectifs organisationnels et l’exploitation du pouvoir des rencontres réelles lors d’événements, au service de ces objectifs. Quasiment tout ce qui se passe dans une entreprise devrait avoir un rapport avec sa mission. Les fonctions des organisations étant claires, elles doivent avoir des objectifs avec lesquels elles sont en phase. Voici quelques exemples d’objectifs classiques :

  • Augmenter son chiffre d’affaires
  • Développer sa marque
  • Réduire le turnover organisationnel

Adaptez votre stratégie événementielle aux objectifs de l’entreprise

Vous avez défini les objectifs de votre organisation. C’est un excellent point de départ. Si vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaires, votre événement devra graviter autour de votre produit. Bien qu’un évenement « Happy Hour » pour développer son réseau puisse s’avérer divertissant, il sera plus efficace pour développer directement votre liste de prospects et votre réseau, que pour obtenir des signatures de contrats. Le choix du type d’événement que vous voulez organiser devrait dépendre des priorités de votre entreprise.

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Objectifs et types d’événements

  • Augmenter son chiffre d’affaires : Salon professionnel
  • Développer sa marque : Conférence de Thought leadership (leadership d’opinion)
  • Réduire le turnover organisationnel : Événement interne pour la cohésion d’équipe

Identifiez vos ressources

Avant de développer votre stratégie événementielle, vous devez comprendre certaines choses. Vos ressources englobent tout ce qui peut vous aider à atteindre vos objectifs. Quelle que soit l’importance de votre budget ou l’effectif de votre équipe, vous devez être conscient de ce dont vous disposez pour travailler. Il serait absurde de croire que vous et votre équipe de deux collaborateurs pourrez organiser vingt événements accueillant 500 personnes dans l’année, avec un budget annuel de 10 000 euros. Il peut être difficile de bien comprendre vos données et vos analyses sans l’aide d’une technologie de gestion d’événement.

Ressources à passer en revue

  • Budget
  • Temps
  • Personnel
  • Financements
  • Expertise en organisation de séminaires/d’événements
  • Technologie de gestion des événements

Créer une stratégie événementielle qui marquera les esprit

Établissez un planning pour l’organisation des événements

Le timing est important. Les lancements de produit, les périodes d’inscriptions, et même les conditions climatiques influencent la disponibilité des participants.

  • Inventoriez
  • Les événements de l’industrie
  • Les événements de la concurrence
  • La période de l’année
  • La région de provenance des participants
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Identifiez des objectifs clairs

Il n’y a rien de pire que d’organiser un événement et de ne pas réaliser de suivi analytique pour en mesurer l’efficacité une fois terminé. L’organisation stratégique d’événements repose avant tout sur les données et leur analyse. Il s’agit de définir des objectifs qui vous indiqueront si votre événement a rempli sa fonction ou s’il a échoué. Il est essentiel de pouvoir décrypter les données collectées lors de vos événements et de savoir si vous cherchez dans la bonne direction.

Fixez-vous un délai : Si votre objectif n’a pas de limite dans le temps, vous ne pourrez jamais savoir si vous avez réussi à l’atteindre.

Rendez-le mesurable : Il est important d’être précis. Il est temps d’établir des objectifs quantitatifs.

Éliminez toute ambiguïté : La réussite d’un événement ne doit pas faire de doute. Vous devez clairement définir ce qui implique sa réussite ou son échec.

Rendez-le réaliste : Appuyez-vous sur des événements antérieurs pour fixer vos objectifs.

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Conclusion

Organiser vos événements stratégiquement implique de vous y prendre tôt. Il ne s’agit pas d’attendre le dernier moment et de préparer quelque chose à la va-vite, simplement parce que l’envie vous prend d’organiser un événement. Contenu, animations, date, lieu… Tout doit être en phase avec l’événement. En outre, vous devrez disposer des ressources suffisantes pour mettre votre événement en place, si vous ne voulez pas que votre stratégie événementielle se retrouve dans une impasse. Une technologie de gestion d’événement est indispensable à chaque étape du processus d’organisation. Il vous faudra du temps et beaucoup de réflexion pour créer un programme événementiel stratégique parfait.

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