Comment planifier un banquet inoubliable : le guide !

Mais comment organiser un banquet vraiment spectaculaire, alors qu’un si grand nombre d’entre eux sont organisés? Comment faire pour vous démarquer de la foule ? Dans ce guide, nous allons mettre en évidence tout ce que vous devez savoir pour organiser un incroyable banquet – et comment rendre le vôtre aussi mémorable que possible.

Comment gérer le budget de votre banquet

Respecter le budget d’un événement est essentiel à la réussite de la planification. Que vous soyez un professionnel chevronné de l’événement, tout nouveau dans l’industrie ou que vous deviez tout simplement planifier un événement pour votre entreprise ou votre groupe social, il vous suffit de suivre quelques règles simples.

Les trois principaux domaines auxquels vous devriez consacrer l’essentiel de votre budget sont les suivants :

  • La salle
  • Le traiteur et les boissons
  • L’animation

Mais ce n’est pas là que le budget prend fin. Vous devez également prendre en compte des éléments suivants :

  • Transport des invités vers le lieu de l’événement
  • La décoration
  • Le personnel de l’hôtellerie
  • Gestion de l’événement
  • L’assurance de l’événement

Au début du processus de planification, recherchez le montant dont vous aurez besoin pour chaque poste de coûts, puis répartissez votre budget entre chaque. Cela vous permettra de gérer chaque section individuellement.

Comment planifier un banquet inoubliable : le guide !

Le but de votre banquet

Les banquets sont en général organisés pour célébrer un événement, une réalisation ou un succès. Cela les rend particulièrement populaires auprès des entreprises, bien qu’ils soient tout aussi efficaces pour réunir des personnes partageant un même intérêt.

Quel que soit le but recherché, il est important que cela résonne tout au long de l’événement – de l’invitation/ticket aux discours et divertissements.

Quelques raisons pour organiser un banquet sont :

  • Pour célébrer la retraite d’un employé
  • Pour réunir des membres du club social/local
  • Fête de Noël
  • Fête d’anniversaire
  • Fête de fiançailles
  • Pour célébrer la réussite de l’entreprise
  • Fête annuel de l’entreprise
  • Collecte de fonds pour une association

Expliquez clairement votre objectif et motivez les gens.

Le thème du banquet

Lorsque vous décidez de choisir le thème de votre banquet, il est important de penser à l’impact que cela aura sur d’autres décisions de planification que vous devrez prendre plus tard. Les thèmes de l’événement ont une incidence sur le style de nourriture que vous fournissez, les boissons, le code vestimentaire et même le lieu de la réunion – vous devrez en tenir compte dans votre budget global.

Thèmes populaires

Si besoin, amusez-vous avec votre thème de banquet et créez une expérience culinaire à la fois délicieuse et insolite pour tous vos invités. Vous pouvez également être inventif avec la décoration de la salle pour créer un environnement immersif, voici donc quelques idées de thème populaires :

  • Alice au pays des merveilles
  • Les années 1920
  • Hollywood / Célébrités
  • Bal Masqué
  • Charlie & La Chocolaterie
  • Thème nautique
  • Halloween
  • Banquet Médiéval

Cependant, si les thèmes déguisés ne conviennent pas à votre événement, de nombreux banquets utilisent le thème traditionnel «black tie». Ce thème convient parfaitement à toutes les situations, car il permet aux clients de s’habiller de manière glamour, tout en créant un environnement plus formel, propice aux événements professionnels.

Lieu du banquet

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors du choix du lieu de votre événement. Non seulement la location de la salle représente une part énorme de votre budget, mais le lieu doit également prendre en compte beaucoup de choses que vous n’auriez peut-être pas envisagées.

Choisissez une salle appropriée

Tout d’abord, vous devez prendre en compte la facilité avec laquelle vos invités trouveront et se rendront sur le site. Il est sage de choisir un lieu proche de l’habitation de la majorité de vos invités, ou un endroit très bien desservi par les transports. Le site doit également se trouver dans un endroit facilement accessible par vos fournisseurs, quel que soit leur équipement. Vous devez donc envisager le chargement ou un espace de stationnement à proximité.

Assurez-vous que votre site correspond à votre thème

Votre salle en dit long sur l’événement. Lors de l’organisation d’un banquet à but lucratif, un lieu réputé sera certainement le meilleur choix. Cependant, vous devez également considérer le lien entre le lieu et votre thème. Si vous choisissez un thème “black tie”, choisissez un lieu en rapport avec le sens du glamour et de la classe. De même, si votre thème est légèrement différent, trouvez un lieu plus adapté à vos envies.

Savoir si votre site offre des services supplémentaires tout compris

Lors de la réservation de votre site, il est essentiel que vous considériez les services supplémentaires que le site peut offrir, en plus de la location de salle. Cela aura un impact sur votre budget et vous permettra éventuellement de faire d’une pierre deux coups !
De nombreux sites d’événement proposent un forfait restauration, une assurance événementielle, du personnel d’accueil et même un organisateur d’événements ! Si votre budget le permet, utiliser l’un de ces lieux peut rendre l’événement plus facile à organiser. Cela peut également faciliter la gestion du budget.

Comment planifier un banquet inoubliable : le guide !

La restauration et le menu

Les banquets sont centrés sur la nourriture, il est donc essentiel de bien réfléchir au menu ! Assurez-vous d’inclure un choix de plats, ainsi que des options pour les personnes ayant des régimes particuliers. Il est bon de demander aux invités de confirmer leur choix de menu avant l’événement, afin de préparer la bonne quantité de plats.

Qui accueille votre événement ?

Vous avez le choix en matière de restauration. Certains planificateurs d’événements choisissent de faire appel à des sociétés de restauration externes, tandis que d’autres optent pour l’équipe interne du lieu. Si votre menu est relativement classique, cette dernière option peut être plus sûre car l’équipe de restauration sera probablement plus familière avec la cuisine. A l’inverse, si vous avez besoin d’un menu spécialisé pour lequel une équipe de restauration particulière serait plus appropriée, envisagez de sous-traiter l’équipe de restauration.

Points à considérer :

  • Vérifiez si votre équipe de restauration fournit du personnel d’accueil
  • Vérifiez si tous les couverts et la vaisselle sont inclus
  • Répondez aux préférences alimentaires les plus courantes
  • Si votre banquet a un thème, la restauration devrait normalement en tenir compte.

La boisson est aussi importante pour le banquet que la nourriture, mais le coût des boissons alcoolisées peut avoir une incidence sur votre budget.

Les boissons

Le fournisseur des lieux et des boissons peut proposer un bar gratuit, où les clients ont un accès illimité à des boissons sans alcool, de la bière, du vin et autres spiritueux. Pour une expérience client ultime, il est préférable de fournir un bar illimité. Cependant, si vous n’avez pas le budget nécessaire pour fournir toute les boissons pendant la soirée, il est de pratique courante de fournir au moins du vin à la table lors du repas. Vous pouvez ensuite fournir un bar où ils peuvent acheter des boissons supplémentaires.

Si vos invités paient pour assister au banquet, envisagez d’absorber le coût du bar gratuit dans le prix du billet. Cela permet à vos invités de payer leurs boissons à l’avance de l’événement et attirera potentiellement plus de participants.

Comment planifier un banquet inoubliable : le guide !

La décoration du banquet

Pour décorer votre salle, vous devez prendre en compte le thème choisi et le montant du budget que vous souhaitez affecter à la décoration générale.

Décorer le lieu

  • Si vous choisissez un lieu relativement simple, vous constaterez peut-être que vous devez consacrer plus de temps et d’argent à la création d’un environnement élégant et mémorable. Les salles classiques ont tendance à demander plus d’attention en matière de décoration. D’autre part, choisir un lieu plus attrayant du point de vue de l’architecture peut coûter plus cher à louer, mais ne nécessitera pas autant de décoration.

Tables

  • Il est important que les tables reçoivent beaucoup d’attention, car c’est là que les invités passeront la majorité de leur temps. Assurez-vous de bien réfléchir pour rendre ces zones aussi attrayantes que possible. Les pièces maîtresses, la vaisselle et les dessus de table doivent être inclus lors de la planification du décor de la table.

Thème

  • Des thèmes plus élaborés nécessiteront des décorations et des accessoires plus élaborés, alors déterminez le décor dont vous aurez besoin pour donner vie à votre thème choisi. N’oubliez pas que des thèmes plus complexes requièrent davantage de budget ; si vous n’investissez pas assez dans la décoration, alors cela pourrait jouer en défaveur du thème.

Le plan de table

L’essentiel des banquets se déroule à une table et c’est l’endroit où les invités passeront le plus clair de leur temps. Si c’est un événement d’entreprise, vous pouvez explorer deux différentes options.

  1. Placez les personnes selon leurs équipes de travail. Cela aidera à mettre les personnes qui se connaissent bien ensemble.
  2. Faites un petit mélange et placez des personnes avec des collègues avec lesquels ils n’auraient normalement pas beaucoup de contacts – cela pourrait être un bon moyen de réunir toute l’équipe !

Comments

mood_bad
  • No comments yet.
  • chat
    Add a comment