Comment organiser une soirée d’entreprise réussie : le guide !

Au sommaire :

  1. Évaluez votre budget à la hausse
  2. Adoptez un thème
  3. Choisissez un lieu idéalement situé et facile d’accès
  4. Passez au numérique
  5. Choisissez un excellent traiteur
  6. Engagez un organisateur événementiel
  7. Prévoyez la musique et les divertissements
  8. Faites participer votre équipe
  9. Réservez un photographe
  10. Témoignez votre reconnaissance
  11. N’oubliez pas le gâteau !
  12. Déléguez les responsabilités

1. Évaluez votre budget à la hausse

Travailler avec un budget restreint rendra la planification de votre événement beaucoup plus stressante et limitée ! Prévoyez plutôt des coûts légèrement plus élevés que ce que vous aviez estimé et ajoutez-y un fonds de prévoyance pour couvrir les dépenses supplémentaires imprévues. Toute somme non utilisée pourra être attribuée aux besoins de dernière minute ou en économie pour votre prochain événement.

2. Adoptez un thème

Adopter un thème pour un événement n’implique pas obligatoirement de porter une robe élégante. Il s’agit cependant d’une excellente façon de s’assurer que le style et la décoration, la nourriture et les divertissements sont élégamment coordonnés, et reflètent la marque de la société. Une façon simple et efficace d’y parvenir pourrait par exemple, être d’intégrer les couleurs de la marque de la société.

Comment organiser une soirée d'entreprise réussie : le guide !3. Choisissez un lieu idéalement situé et facile d’accès

S’il est difficile de se rendre sur place, votre remarquable planification et votre mise en place ne vous seront d’aucune utilité, malgré la splendeur du site ! Choisissez plutôt un emplacement proche de votre lieu de travail, qui conviendra à la liste de vos invités et facilement accessible avec les transports publics et / ou muni de places de parking. Les locaux de l’entreprise sont souvent une bonne alternative. Souvenez-vous simplement que vous devrez avoir libre accès à l’espace accueillant l’événement et suffisamment de temps à l’avance pour pouvoir réaliser son installation.

4. Passez au numérique

Réalisez des économies sur les frais d’imprimerie, gagnez du temps et réduisez vos efforts en passant au numérique. Désormais, les services comme Google Calendar et Facebook vous évitent de devoir créer et imprimer des invitations traditionnelles pour vos événements et pour vos fêtes. Il vous suffit de créer une invitation en ligne et de l’envoyer par e-mail pour voir les RSVP affluer. Elles vous permettront également d’envoyer facilement des mises à jour et des rappels de l’événement tandis que vos invités ajouteront automatiquement à leur calendrier pour qu’ils ne l’oublient pas. Et vous pourrez transmettre vos remerciements, des photos et des vidéos en ligne efficacement après l’événement.

Comment organiser une soirée d'entreprise réussie : le guide !5. Choisissez un excellent traiteur

Que vous optiez pour des amuse-bouches, un buffet ou un repas servi à table, proposer une nourriture de qualité lors de votre événement vous aidera beaucoup à impressionner vos invités. Pour une organisation et un déroulement efficaces de votre événement, choisissez un excellent traiteur, ayant de l’expérience dans la gestion d’événements d’entreprise et professionnels.

6. Engagez un organisateur événementiel

Pour les événements plus importants, engagez un organisateur événementiel pour gérer facilement leur organisation et leur mise en place, vous laissant le champ libre pour vous concentrer sur l’aspect des affaires et du réseau. Il pourront vous aider à toutes les étapes, des idées en brainstorming au choix du lieu, coordonner la restauration, l’installation et le rangement le jour J.

Comment organiser une soirée d'entreprise réussie : le guide !

7. Prévoyez la musique et les divertissements

Ne comptez pas uniquement sur les discours, la nourriture et les conversations pour divertir vos invités. Organisez au strict minimum une playlist de musiques pour servir de fond d’ambiance à la soirée et créer une ambiance. Ou bien engagez un DJ ou un groupe pour susciter une atmosphère et excitation plus importantes. Il existe cependant de très nombreuses autres options pour vous divertir ! De l’élaboration des cocktails au photomaton, des artistes itinérants aux éminents intervenants extérieurs, choisissez quelque chose qui corresponde à votre thème, au lieu et à votre société.

8. Faites participer votre équipe

Si l’une des raisons pour lesquelles vous organisez une fête d’entreprise est d’encourager la cohésion de l’équipe, envisagez de proposer des activités de groupe. Elles constituent une excellente façon de briser la glace, d’encourager votre personnel à interagir et à se lier aux autres et sont extrêmement amusantes ! En fonction de l’espace disponible, vous pourriez envisager des dîners mystères, des chasses au trésor, des « speed Networking » ou des événement sportifs amusants.

9. Réservez un photographe

Oui, les participants prendront des photos avec leur iPhone, mais désigner un photographe dédié, vous garantira de capturer parfaitement les moments les plus importants. Si vous ne pouvez pas vous permettre d’engager un photographe professionnel, trouvez un membre du personnel dont la photographie est un loisir. Vous réaliserez non seulement des économies, mais vous lui montrerez que vous reconnaissez son importance et sa valeur au sein de la société.

Comment organiser une soirée d'entreprise réussie : le guide !10. Témoignez votre reconnaissance

Les événements d’entreprise et les fêtes de bureau sont une excellente façon d’exprimer votre reconnaissance aux membres du personnel, à vos collègues, à vos clients ou à vos fournisseurs ou de simplement reconnaître les réussites de la société. Trouvez une façon de fêter les victoires professionnelles, même avec un petit geste. Vous pourriez notamment récompenser l’employé du mois, proposer de nouvelles qualifications ou offrir un cadeau surprise à l’ensemble de l’équipe.

11. N’oubliez pas le gâteau !

Les gâteaux et les desserts de fête sont indispensables pour fêter toutes les occasions ! Lors de l’organisation de votre prochaine fête, n’oubliez pas de réserver un gâteau pour marquer les annonces importantes.

12. Déléguez les responsabilités

Même en travaillant avec un organisateur événementiel et un restaurateur d’entreprise, déléguer des tâches vous permettra de réduire votre stress et ainsi, de vous assurer que votre fête d’entreprise sera bien organisée. Listez tout ce qui doit être réalisé avant, pendant et après l’événement et mettez-vous en quête d’un responsable pour chaque tâche. Même s’il s’agit de petites tâches, ne pas avoir à gérer l’ensemble de cette liste, facilitera l’ensemble du processus et de l’exécution organisationnels le jour J.

Organiser votre fête d’entreprise

Pour finir, suivez nos conseils et prenez-vous y tôt pour que votre événement d’entreprise ou votre fête de bureau soit organisé à la perfection ! Appuyez-vous sur ces astuces et n’hésitez pas à demander de l’aide à des professionnels pour bénéficier d’une meilleure organisation et exécution.

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