Comment organiser une conférence : le guide étape par étape

Vous avez décidé d’organiser une conférence. Il s’agit d’une tâche importante. Vous devriez commencer à planifier la conférence au moins six mois avant la date choisie. (Pour une conférence plus importante, vous pourriez commencer la planification un an avant). Vous allez devoir gérer de nombreux paramètres. Un million de questions se bousculent certainement dans votre esprit. Où commencer ? Comment trouver les bons intervenants à inviter ? Quel lieu correspondra le mieux à vos besoins ? Nul besoin d’avoir inventé l’eau chaude pour s’en sortir. Il suffit de respecter quelques étapes précises. Nous avons préparé ce guide détaillé sur la façon d’organiser une conférence. Les étapes sont strictement chronologiques – mieux vaut contacter les intervenants potentiels avant de réserver une salle, mais elles vous donneront une idée approximative des questions à prioriser. Êtes-vous prêts à organiser cette conférence ? C’est parti !

Étape 1 : Décidez d’un thème

Toute conférence d’envergure nécessite un thème. Quel message vos intervenants vont-ils communiquer et quels sont les points clé pour ses participants ? Les meilleurs thèmes sont faciles à retenir, faciles à restituer et ils déclenchent une réaction émotionnelle. Il faut que cette conférence inspire et stimule la conversation. Votre thème doit permettre cela. Par exemple, « Plus forts en équipe » est probablement un meilleur thème qu’« Améliorer l’efficacité professionnelle par le biais d’une augmentation de la collaboration transversale ». Le rôle du thème ne se limite pas à réunir tous les participants ; il va également vous guider dans l’élaboration de votre marque et de votre promotion, du design d’un logo à la création de hashtags pour les réseaux sociaux, en passant par l’impression de vos affiches, brochures et autres supports marketing.

Étape 2 : Réunissez votre équipe idéale

Il est fort probable que vous n’organiserez pas l’intégralité de la conférence par vous-même. Ce serait même étonnant que vous le fassiez. Vous aurez besoin d’une équipe de collaborateurs impliqués pour endosser la responsabilité des différents aspects de la planification, des négociations et de la promotion. Le cœur de votre équipe inclura certainement :

  1. Une équipe de planification : le lieu où se déroulera la conférence, l’hébergement, les activités, la restauration.
  2. Une équipe administrative : pour gérer le budget, les inscriptions des participants, la vente des billets. Cette équipe / personne sera également le référent principal pour les questions relatives à la conférence.
  3. Une équipe marketing : pour contacter les médias, créer des supports promotionnels, gérer votre site web, votre blog et les activités sur les réseaux sociaux.
  4. Une équipe pour le sponsoring : chargée de trouver des sponsors, de déposer des demandes de subvention et de collecter des fonds. (Ne s’applique évidemment qu’aux conférences dépendant de financements externes).
  5. Des volontaires : pour aider à gérer toutes les activités sur place, le jour de la conférence : gérer les entrées, scanner les billets, suivre de la liste des invités, gérer les vestiaires, orienter les participants, etc.

Votre travail principal consistera à coordonner l’équipe, définir les priorités et déléguer des responsabilités.

Étape 3 : Préparez un budget & un business plan

Que votre conférence soit financée par des sponsors ou non, vous devrez rassembler un budget. Vous devrez savoir d’où vient votre argent et où il est dépensé. Établir un budget vous aidera également à fixer le tarif de la participation à votre conférence. Voici certains des points les plus courants à inclure dans votre budget :

  • Le lieu de la conférence
  • L’hébergement
  • Le transport
  • La restauration
  • Les frais des intervenants
  • Les activités
  • Le marketing
  • Les membres de l’équipe

Préparer un budget avec des estimations réalistes vous sera d’une grande utilité lorsque vous vous mettrez en quête d’un site et que vous négocierez des contrats.

 

Comment organiser une conférence : le guide étape par étape

Étape 4 : trouvez des sponsors des subventions [optionnel]

Si vous financez votre conférence par vos propres moyens sans chercher de source externe de revenus, vous pouvez vous permettre de sauter cette étape. Si ce n’est pas le cas, vous devrez chercher des sponsors ou organiser des collectes de fonds. Le point clé à garder à l’esprit est que les sponsors et leurs valeurs devraient correspondre au thème de votre conférence. Accepteriez-vous que McDonald’s sponsorise votre conférence « Retrouvons la forme » ?

Commencez par trouver des sponsors qui financent des événements similaires, ou qui sont généralement associés aux principaux thèmes de votre conférence. Décidez de la place que devraient occuper vos sponsors dans la façon dont se déroulera votre conférence. Accepterez-vous d’apposer leur marque et leur logo sur le moindre équipement ? Pourront-ils faire venir leurs propres intervenants ?

Étape 5 : Choisissez une date

Il est maintenant temps de décider du moment où se tiendra votre conférence. Comme expliqué précédemment, la date de votre conférence devrait se situer dans 6 mois à un an. Vous devrez également déterminer sa durée. Le consensus dans l’industrie est qu’une conférence dénombrant environ 300 participants requiert deux jours entiers. Plus elle est importante, plus elle est complexe, plus cette durée peut augmenter.

Voici quelques règles générales à garder à l’esprit :

  1. Choisissez une date qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements majeurs, comme des festivals. Les événements au niveau de la ville augmentent les tarifs des vols et entravent généralement les transports pour se rendre et quitter la conférence. Il est également déconseillé de mettre sa conférence en compétition avec des événements d’envergure.
  2. Évitez les périodes des vacances d’hiver et d’été, lorsque les gens partent en vacances. Il vaut mieux cibler une date entre la mi-mars et la fin du mois de juin, ou entre le début du mois de septembre et la fin du mois de novembre.
  3. Ne prévoyez jamais de conférence le week-end. Pour la plupart des participants, assister à une conférence fait partie de leur travail, et il est donc recommandé de la tenir en semaine.
  4. Essayez de cibler la fin de la semaine, afin que les participants devant se déplacer puissent rester et profiter du lieu durant leur jour de repos. Le jeudi et le vendredi sont les jours les plus adaptés pour une conférence.
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En fixant une date, vous aurez un point de repère à partir duquel tout planifier et mieux vous organiser dans vos préparatifs.

Étape 6 : Réservez le lieu

Une fois la date connue, vous pourrez commencer à chercher des sites correspondant à vos exigences. Les établissements peuvent généralement être répartis en trois catégories :

  1. Les campus universitaires : ils conviennent mieux à des événements académiques plus restreints et leur location est souvent très accessible.
  2. Les hôtels : ils sont le plus souvent équipés de ressources dédiées aux conférences et de leur propre service de restauration. Ils proposent à la fois l’hébergement et l’espace pour les conférences, ce qui en fait le meilleur choix pour un service complet. Ils s’agit également de l’option généralement la plus coûteuse.
  3. Les établissements indépendants : Cette catégorie inclut tous les autres types d’établissements pouvant accueillir des conférences. La plupart se spécialisent dans des types d’événements spécifiques.

Le tarif de la location ne constitue cependant qu’une partie du puzzle. Voici quelques autres facteurs à prendre en compte lorsque vous chercherez le lieu idéal :

  • La taille : Réserver un site trop petit, dans lequel les participants seront serrés dans une minuscule salle, est assurément une mauvaise idée. De même, se procurer un endroit immense pour y accueillir une foule relativement modeste, ne sera pas seulement douloureux pour votre portefeuille, mais donnera une impression de vide et de faible participation à votre conférence.
  • L’emplacement : Il est plus judicieux de choisir un emplacement un peu isolé, afin que les participants puissent se concentrer plus facilement sur la conférence elle-même. Vous auriez même encore plus intérêt à choisir un cadre relaxant et pittoresque invitant à la détente.
  • L’atmosphère : Il est crucial que l’ambiance du lieu choisi corresponde à votre public cible et à votre thème. Il est par exemple déconseillé d’animer une conférence d’affaires dans un gigantesque gymnase.
  • Les installations : Le lieu où se tiendra la conférence est-il convenablement agencé et les configurations des salles de conférences conviennent-elles à vos besoins ? Propose-t-il les installations nécessaires comme des pièces plus petites pour les réunions de groupe ?
  • L’hébergement : Le lieu où se tiendra la conférence comprend-il l’hébergement ou bien y a-t-il des hôtels à proximité ?
  • La restauration : La restauration est-elle incluse ou des sociétés de restauration extérieures pourront-elles facilement se rendre et travailler sur place ? Si ce n’est pas le cas, aurez-vous accès à des restaurants et des cafés convenables dans les environs ? Ne perdez pas de vue certaines restrictions alimentaires : végétalien, casher, allergiques aux fruits à coque, etc.
  • Le transport: Les participants pourront-ils facilement gagner le lieu de la conférence par les transports publics ? Les aires de stationnement sont-elles suffisamment nombreuses pour les participants venant en voiture ?
  • Les aspects techniques : La salle dispose-t-elle des équipements informatiques, audio et vidéo adaptés ? Vous aurez besoin d’écrans de projection, de microphones et de nombreuses bornes de recharge pour les participants, ainsi qu’une excellente connexion wi-fi évidemment.

Durant les négociations avec des lieux de conférence potentiels, insistez pour y avoir accès plus tôt, afin d’effectuer une « répétition » ou une visite avec votre équipe, avant la conférence. Vous devriez avoir la possibilité de vérifier que chaque détail est en place avant le grand jour.

Petit conseil : Si le lieu idéal dépasse votre budget, cherchez à savoir si vous pouvez négocier un tarif plus bas en échange d’un contrat pluriannuel (si tant est que vous organisez une conférence périodique). Si vous trouvez qu’il est trop contraignant de trouver un lieu, envisagez de faire appel à un “chasseur d’emplacement” pour s’en charger à votre place.

Comment organiser une conférence : le guide étape par étapeÉtape 7 : Prévoir la restauration & autres prestataires de services [optionnel]

Habituellement, les centres de Congrès proposent également la restauration sur place. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à des prestataires externes. Décidez du type de rafraîchissements que vous souhaitez offrir et du nombre de pauses qui seront consacrées à la restauration. Réservez jusqu’à une heure pour le déjeuner, ainsi que plusieurs pauses de 15 à 20 minutes pour le café et des collations. N’oubliez pas : si votre budget le permet, il est toujours plus judicieux de proposer de véritables repas chauds au déjeuner que des sandwichs.

Vous devrez vous assurer que le traiteur sera capable de gérer la logistique le jour de l’événement. Le plus sûr est de trouver une société locale, proche du lieu où se déroulera la conférence, afin d’éviter tous problèmes et retards liés à la circulation. Pensez à vérifier combien de temps à l’avance le traiteur devra connaître le nombre de repas, le menu et toute restriction alimentaire. Vous saurez ainsi quelle date limite de confirmation inscrire sur les invitations. Anticipez tout autre prestataire externe dont vous pourriez avoir besoin, comme une société de décoration ou un fournisseur d’équipement informatique spécialisé.

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Étape 8 : Programmez vos intervenants

Il s’agit probablement de l’étape la plus cruciale. Vos intervenants sont les stars de votre conférence. Votre programme devra être solide pour attirer les participants et garantir une expérience professionnelle.

Une façon sûre de prendre de l’ampleur est d’être le premier à réserver une véritable tête d’affiche. Quelqu’un de très réputé et de respecté dans le domaine. Votre crédibilité s’en trouvera boostée aux yeux des autres intervenants potentiels et la probabilité qu’ils s’inscrivent augmentera. Commencez par chercher des experts reconnus qui s’intéressent aux mêmes thèmes que ceux de votre conférence. Créez une liste priorisée des intervenants potentiels que vous souhaiteriez inviter. Puis commencez à passer des coups de fil et à envoyer des e-mails.

Remontez votre liste à mesure que vous attribuez les créneaux à des intervenants de qualité. Mais ne vous débarrassez pas encore de cette liste ! Vous devrez prévoir de nombreux intervenants de secours au cas où l’un ou plusieurs d’entre eux se désistent. Vous devriez toujours avoir un plan B. Vous pouvez également envisager de recruter des intervenants locaux. Vous économiserez des frais de transport et donnerez une touche plus locale et authentique à votre conférence.

Étape 9 : Élaborez un ordre du jour

Maintenant que les éléments clé sont en place, il est temps de les assembler en un ordre du jour détaillé. Dans l’idéal, vous devrez avoir mis votre ordre du jour en place au moins quatre mois avant le début de la conférence. Souvenez-vous que l’objectif principal de votre conférence est d’inspirer les participants et d’élargir leurs horizons. Vous n’y parviendrez que si vos participants vous comprennent.

Essayez de vous mettre dans la peau d’un participant type et répondez à quelques questions simples : Quelles connaissances ont-ils déjà et sur quel sujet souhaiteraient-ils en apprendre plus ? Quels types de séances (présentations, ateliers, etc.) pourraient les aider à absorber les idées traitées ? Ces informations vous permettront de commencer à élaborer un ordre du jour. L’ordre du jour d’une conférence de niveau supérieur pourrait être présenté comme suit :

Jour 1 :

  • Discours d’introduction du thème par une personnalité influente
  • Présentations des intervenants
  • Dîner commun

Jour 2 et jours suivants :

  • Séances et ateliers pratiques plus courts
  • Activités de réseautage et de cohésion d’équipe

Jour final :

  • Discours d’un intervenant motivateur pour finir en beauté.

En ce qui concerne les séances plus courtes, vous aurez l’embarras du choix : des cours en petits groupes, des ateliers, des séances interactives, des séances de questions / réponses et bien d’autres encore. Leur durée variera généralement de 1 à 2 heures et dépendra du thème de la conférence. Vous aurez également besoin de décider si tout le monde devra participer à toutes les séances, ou si plusieurs d’entre elles se dérouleront en parallèle et seront alors choisies par les participants en fonction des sujets qui les intéressent le plus.

Comment organiser une conférence : le guide étape par étape

Étape 10 : Commencez à enregistrer les participants

Il est finalement temps de passer à la partie sans doute la plus excitante : inciter les gens à s’inscrire à votre conférence ! La meilleure option est de créer un site web professionnel pour la conférence. Il devrait au moins inclure :

  • Un domaine approprié
  • Les détails à connaître sur la conférence (où, quand, qui, quoi, pourquoi)
  • Un programme de la conférence consultable
  • Un formulaire d’inscription permettant de s’inscrire ou d’acheter des billets

Vous ajouterez votre site web à tous les supports marketing et d’information publiés. Vous n’avez pas les moyens de créer un site web consacré à votre conférence ? Un site de billetterie est une autre alternative. Vous pourrez facilement y créer une page événementielle pour votre conférence avec tous les détails clé.

Étape 11 : Réalisez la promotion de votre conférence

Vous avez maintenant trouvé le lieu de la conférence, les intervenants clé, un programme clair pour votre conférence et un site web (ou page événementiel), vers laquelle diriger les personnes intéressées. Votre objectif principal est désormais la promotion de la conférence par le biais de tous les canaux disponibles.

S’il n’est pas possible de participer gratuitement à votre conférence, vous devrez fixer un tarif adapté. D’un côté, le prix de la conférence devrait vous permettre de couvrir vos frais. D’un autre côté, vous ne devrez pas imposer un prix trop élevé aux participants potentiels, ou vous risquerez de ne remplir que la moitié de la conférence. Vous pouvez envisager un tarif dégressif en fonction de leur statut professionnel (un tarif réduit pour les étudiants par exemple).

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Promouvoir votre conférence hors ligne ? Vous devrez concevoir une brochure de qualité supérieure où l’ordre du jour de la conférence, ainsi qu’un lien vers votre site web ou vers le site de billetterie seront visibles. Il existe de nombreux modes de promotion relativement abordables pour votre conférence en ligne :

  • Les plateformes de réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, en fonction de votre public)
  • Des forums pertinents que peuvent fréquenter les participants potentiels (une communauté d’ingénieurs au sein de laquelle promouvoir votre conférence sur les technologies par exemple)
  • Des publications sur vos propres blogs et dans la presse

Si votre promotion est essentiellement réalisée sur les réseaux sociaux, envisagez de créer un hashtag accrocheur, que vous pourrez systématiquement utiliser avec les publications traitant de la conférence à venir. Invitez des journalistes dans votre niche de prédilection à couvrir, voire à participer à la conférence. Il est conseillé de construire un argumentaire simple et concis de pas plus d’une page) pour contacter les médias, en appliquant principalement la méthode des 5 questions (qui, quoi, quand, où et pourquoi).

Étape 12 : Gérez l’organisation sur place

Durant cette étape, vous allez passer aux choses sérieuses et vous préoccuper de la façon dont vous allez physiquement guider les participants sur le lieu de la conférence le jour même. Voici quelques questions simples auxquelles vous devrez répondre :

  • Y aura-t-il un vestiaire ?
  • Qui s’occupera des entrées et scannera les billets ?
  • Quelle salle sera utilisée pour l’événement principal ?
  • Quelles pièces devront être réservées aux réunions de groupe ?
  • Où les rafraîchissements seront-ils servis ?
  • Un espace d’exposition où les sponsors et les prestataires pourront installer un stand est-il prévu ?

La meilleure façon de vous y prendre est de parcourir l’ordre du jour et de vous mettre à la place des participants. Essayez d’imaginer la façon dont ils agiront le jour de la conférence, et ce dont ils pourraient avoir besoin.

Comme nous l’avons déjà mentionné, mieux vaut pouvoir accéder plus tôt au lieu où se déroulera la conférence, afin de pouvoir examiner l’espace et préparer un plan détaillé à l’avance. Si vous faites appel à des traiteurs ou à des prestataires de service externes, prévoyez une visite, afin qu’ils puissent se familiariser avec la configuration, l’emplacement de la cuisine et ainsi de suite. En vérifiant tout par vous-même, vous serez bien mieux préparé pour résoudre tous les problèmes que vous pourriez rencontrer le jour de la conférence.

Comment organiser une conférence : le guide étape par étape

Étape 13 : Animez la conférence

C’est enfin le grand jour ! Vous n’avez pas grand-chose à craindre, si tant est que vous ayez suivi les étapes listées ci-dessus et que vous ayez réuni une équipe de bénévoles responsables des activités le jour même. Voici quelques situations qui pourraient requérir votre attention :

  • Contactez des intervenants de secours en cas d’annulation de dernière minute
  • Présentez personnellement la conférence et ses intervenants principaux
  • Assurez-vous que les interventions ne durent pas plus longtemps que prévu
  • Participez au réseautage et facilitez les conversations
  • Collectez les avis des participants tout au long de la conférence
  • Communiquez avec les journalistes et autres rapporteurs de la conférence

Aujourd’hui, vous allez récolter les fruits de votre dur labeur et pouvoir vous laisser inspirer par cette conférence.

Étape 14 : Assurez un suivi post conférence

Il vous restera encore un peu de travail une fois que tout sera terminé. Vous devriez assurer un suivi auprès de toutes les personnes impliquées : votre équipe, les intervenants, les bénévoles, les prestataires, et bien entendu, les participants. Ce suivi est surtout important pour deux raisons :

  1. Dire « Merci » : Vous devriez remercier tout le monde de sa participation et des efforts fournis, non seulement par simple politesse, mais également afin de laisser une impression positive. Il ne s’agira probablement pas de votre dernière conférence, et vous devrez donc entretenir toutes les connexions que vous vous êtes créées.
  2. Collecter des avis : C’est l’occasion rêvée d’entendre ce que tout le monde a pensé de votre conférence et des améliorations à apporter à vos prochaines conférences.

La façon la plus simple de rassembler ces informations est d’envoyer un e-mail contenant un lien vers une enquête en ligne. Faites en sorte qu’il soit relativement concis et concentrez-vous sur quelques thèmes principaux : Qu’ont-ils préféré durant cette conférence ? Comment évalueraient-ils les différents éléments qui la composent (interventions, rafraîchissements, hébergement, etc.) ? Que voudraient-ils changer ou améliorer ?

Essayez d’assurer le suivi après quelques jours seulement, tant que la conférence est encore fraîche dans leur esprit. Nous avons tous des emplois du temps chargés et une capacité d’attention limitée, alors n’attendez pas trop longtemps avant de les contacter.

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