Comment organiser un workshop : le guide

Vous avez probablement assisté à un workshop auparavant, même s’il avait un autre nom. L’industrie de l’événementiel déborde de termes tels que symposium, conférence, séminaire, formation… Afin d’éviter toute confusion, il est important de comprendre qu’un workshop fait partie d’un programme éducatif destiné à un public bien spécifique. C’est pourquoi il est nécessaire de bien planifier votre workshop à l’avance. Dans cet article, vous trouverez une feuille de route qui devrait vous aider à organiser un workshop bien planifié.

Avant le workshop

L’organisation d’un workshop commence bien avant que vous ne rencontriez réellement votre public. En fait, cela commence avant même que vous ne commenciez à attirer ce public. Ce guide vous expliquera pourquoi définir votre objectif est la clé du succès et vous permettra de vous assurer que votre workshop se déroule sans encombre plusieurs mois avant l’événement en question :

Identifiez vos objectifs

Parce que la qualité d’un workshop dépend toujours de la satisfaction de votre public, voici la règle numéro un : ne commencez jamais avec vos propres objectifs. Au lieu de cela, investissez vos efforts dans la manière dont vous pouvez aider les participants à trouver des réponses aux questions qu’ils peuvent se poser.

Si vous avez été invité à animer un workshop dans le cadre d’une conférence fintech, votre plan dépendra en grande partie de votre expertise dans ce domaine. Mais essayez d’abord de commencer votre planification de workshop technique en vous demandant ce que les participants à la conférence voudraient apprendre au lieu de penser à ce que vous pouvez offrir :

  • Plongez au cœur des tendances et des nouvelles solutions du marché. Est-ce le blockchain ? Les acquisitions bancaires ? Décidez du sujet le plus passionnant que vous pourriez aborder.
  • Explorez le reste du programme. Surtout si ce n’est pas un événement isolé, vous ne voulez pas que votre workshop consacre beaucoup de temps à parler de choses qui ont déjà été discutées auparavant.
  • Réunissez-vous avec les autres intervenants. Vous voudrez peut-être discuter de vos idées avec les responsables lors de discussions individuelles ou d’une réunion de groupe. Nous vous recommandons de planifier votre réunion avec les parties prenantes dès le début, idéalement au plus tard 12 mois avant l’événement. Changer de thème du workshop à la dernière minute peut être excitant, mais beaucoup trop risqué.

Une fois que vous savez ce que les gens peuvent acquérir dans votre workshop, commencez à travailler sur vos objectifs personnels. Définissez les paramètres en termes de nombre de participants, de résultats qualitatifs et d’autres aspects importants pour vous rassurer en tant qu’organisateur du workshop.

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Comment organiser un workshop : le guide

Choisir un format

L’objectif de votre workshop doit dicter le format qui permet d’atteindre cet objectif. Voici quelques critères qui vous aideront à intégrer une idée de workshop à une expérience engageante :

  • Durée : il peut s’agir d’une session unique ou d’un programme comprenant plusieurs workshops, chacun devant être consacré à un thème spécifique. La durée moyenne d’un workshop d’une session est de 45 à 60 minutes, et nous ne recommandons certainement pas de prévoir plus de trois heures par session.
  • Engagement : Vous pouvez planifier un workshop participatif qui permet de développer des discussions approfondies et des sessions questions-réponses, ou vous pouvez vous concentrer sur la présentation de matériel à votre public.
  • Suivi : Habituellement, les workshop sont des événements autonomes, ce qui signifie que votre public doit apprendre durant leur session. Alors pourquoi ne pas familiariser vos invités à un sujet ou leur enseigner des compétences de base au cours d’un workshop, pour qu’ils puissent tirer des leçons de cette expérience, au travers de missions de suivi.

Décidez qui doit venir

Les personnes sont ceux qui font vos workshops. Non seulement votre public influe sur le format de l’événement, mais il détermine également le matériel et le contenu que vous devriez utiliser.
Dans le contexte d’un workshop, il existe deux scénarios clés pour analyser l’audience : 1) s’il s’agit d’un événement autonome, utilisez l’analyse pour explorer votre personnalité cible dans le monde réel, et 2) s’il s’agit d’un workshop dans le cadre d’une conférence ou d’un séminaire, coopérez avec les parties prenantes et utilisez des outils d’enquête pour en savoir le plus possible sur les personnes participant à l’événement.
En fonction de l’objectif de votre workshop, vous devez également déterminer la taille du public. Mais si vous souhaitez résoudre un problème au sein d’un workshop et que vous souhaitez favoriser la participation, limitez votre audience à 10-15 participants.

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Choisissez le lieu

En fonction des circonstances, les organisateurs de l’événement devront soit rechercher un lieu autonome, soit choisir un lieu stratégique au sein d’un lieu donné si celui-ci fait partie d’un événement plus important. Assurez-vous de pouvoir accueillir le nombre attendu de participants. si l’espace est limité, le nombre d’inscriptions doit également être limité. Si votre workshop se déroule dans le cadre d’une conférence, réfléchissez aux moyens d’insonoriser votre salle afin d’éviter les nuisances sonores.

Établissez un agenda

Établissez toujours le planning détaillé de votre workshop. Il constitue non seulement une excellente source d’informations pour les participants, mais il peut également constituer un plan d’action très utile pour les organisateurs. De plus, en publiant le programme du workshop sur un site Internet, vous créez un espace de communication avec le public cible à propos du workshop longtemps à l’avance.
Cela aide les gens à comprendre les objectifs de l’événement, à préparer des questions et à savoir quelles sont les autres personnes qui comptent y assister.

Choisissez un logiciel de gestion de workshop efficace

Lorsqu’il s’agit de l’organisation d’un workshop, la communication est clé – dont les interactions qui ont lieu au sein de l’événement, mais également celles qui se déroulent longtemps à l’avance. Pour vous assurer de rester en contact avec les participants à vos workshops, nous vous recommandons d’utiliser un système logiciel pour la communication et l’enregistrement automatisés de leur adresse mail. Ou encore pourquoi ne pas organiser des enquêtes, elles pourraient vous aider à comprendre l’expérience de vos participants et à clarifier leurs attentes.

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Commercialisez votre workshop

Même si vous organisez des workshop récurrents et reconnus, ne comptez pas uniquement sur le bouche à oreille. Commencez par afficher un avis sur le site Internet et envoyez des invitations personnalisées par e-mails aux personnes qui, selon vous, pourraient être intéressées. Si vous souhaitez toucher un public plus large, planifiez quelques activités sur les réseaux sociaux avant, pendant et après le workshop en utilisant des événements Facebook.

Durant le workshop

Votre objectif premier devrait être de garder les gens impliqués dans le processus d’apprentissage. Voici quelques conseils afin d’y arriver :

  • Prenez votre temps afin de clarifier le plan du workshop et les règles de participation. Par exemple, selon le format, vous pouvez autoriser les participants à poser des questions tout au long de l’événement ou laisser un peu de temps pour les questions et réponses.
  • Fournissez le matériel nécessaire, tel que du papier et des crayons, si vous voulez que votre public prenne des notes.
  • S’il s’agit d’un grand workshop, essayez d’intégrer des outils d’interaction mobile. Les applications événementielles et les réseaux sociaux pourraient être la solution idéale dans ce cas.

Après un workshop

La qualité de l’expérience d’apprentissage est la priorité essentielle dans l’organisation d’un workshop, y compris après l’événement. Recherchez des outils d’évaluation efficaces workshop qui vous aideront à mesurer la valeur d’apprentissage de votre workshop. Qu’il s’agisse d’un sondage ou d’une plate-forme d’analyse, concentrez-vous sur la manière dont votre public a interagi avec le contenu du workshop.

Conclusion

Un workshop professionnel est l’une des meilleures façons de partager une expertise ou d’enseigner une compétence bien spécifique. Grâce à un logiciel de gestion du workshop fiable et un plan détaillé pour chaque étape de l’organisation d’un événement, vous pouvez créer une expérience d’apprentissage précieuse pour votre public cible.

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