Comment organiser un gala de charité réussi en 10 étapes

Les galas permettent de collecter efficacement des fonds pour les organismes de bienfaisance et les organismes à but non lucratif – ils sont peut-être même le canal de collecte de fonds le plus puissant. Les plus jeunes générations vous diront qu’ils adorent les événements en direct. Mais en tant que créateur d’événement, amener les gens à se présenter n’est pas toujours chose facile. Vous voulez également maximiser la somme totale que vous collectez. Voici un plan d’action en 10 étapes pour apprendre à planifier un gala de charité ou une collecte de fond qui dépassera tous vos objectifs et attentes.

Étape 1 : Définissez votre cause

Expliquez clairement pourquoi vous collectez des fonds et pour qui vous les collectez. Mettez en place la stratégie promotionnelle et le plan opérationnel. Toutes les autres décisions découlent de votre mission. Définir votre cause sur papier est la première étape pour mettre en place un plan d’action clair.

Étape 2 : Fixez un objectif de collecte de fonds

Combien d’argent souhaitez-vous collecter ? Envisagez des moyens comme la vente de billets, les dons, les enchères en direct, les enchères silencieuses et le financement participatif. Mais rappelez-vous que les dons ne sont pas le seul moyen de soutenir une cause. Votre événement va également sensibiliser vos participants et permettre le réseautage. Lorsque vous organisez un événement à but non lucratif ou une activité de financement, il est important de garder à l’esprit tous vos objectifs potentiels.

Étape 3 : Créez le budget de votre événement caritatif

Vous aurez besoin de collecter des fonds dépassant le montant que vous allez dépenser. Un budget aidera à garder vos coûts en perspective et obtenir plus pour votre argent. Assurez-vous qu’il inclut tous les détails – de la salle à la restauration en passant par le service de voiturier. Laissez toujours un peu de place dans votre budget pour les imprévus. Mieux vaut dépasser vos objectifs de collecte plutôt que de gâcher votre événement par des dépenses imprévues.

Comment organiser un gala de charité réussi en 10 étapes

Étape 4 : Identifiez un public cible

La sélection du public que vous souhaitez attirer vous aidera à planifier une meilleure collecte de fonds et à la promouvoir de manière appropriée. Votre organisme de bienfaisance fait-il appel à une génération ou à un type d’audience en particulier ? Est-ce une collecte de fonds locale ou une cause universelle ? S’agira-t-il d’une événement de soirée uniquement sur invitation, ou allez-vous essayer de toucher au grand public ? En définissant votre public, vous pouvez déterminer les meilleurs moyens d’atteindre les participants potentiels et les donateurs. À partir de là, votre plan de marketing et de sensibilisation suivra.

LIRE  15 étapes pour organiser la fête d’entreprise estivale

Étape 5 : Trouver un lieu

Choisissez un lieu, éventuellement quelque chose de non traditionnel qui insuffle du caractère à votre événement. Comparez les prix. Certains sites peuvent réduire ou même offrir l’espace que vous souhaitez pour être associé à votre bonne cause. Être flexible avec votre date peut aider à sécuriser un lieu à un coût inférieur. Et assurez-vous de poser les bonnes questions lors de la visite du lieu. Savoir exactement ce qui est inclus dans le prix est très important pour s’assurer d’établir un budget clair.

Étape 6 : Établissez un thème pour votre événement caritatif

Les gens sont enthousiastes à l’idée de soutenir une cause, mais ils veulent aussi s’amuser. Les millenials en particulier sont la «génération des expériences». Ils aiment dépenser de l’argent pour créer des souvenirs, et le thème de votre événement vous aidera à indiquer ce qui leur attend. Souvenez-vous : « collecte de fonds » n’est pas un thème, mais « soirée de charité en célibataire » l’est. Pour inspirer les donateurs, proposez-leur une idée amusante et unique auquelle ils seront ravis de participer (et parlez-en sur les réseaux sociaux). Considérez à la fois votre cause et votre public. Tout en gardant votre cause à l’esprit, qu’est-ce que votre public cible trouverait divertissant ?

LIRE  10 étapes indispensables pour organiser un mariage inoubliable

Comment organiser un gala de charité réussi en 10 étapes

Étape 7 : Promouvez votre événement caritatif partout

Tous les événements ont besoin de marketing, mais certains ont besoin de plus de marketing que d’autres. Pour un gala de charité ou une activité de financement, il est crucial de faire passer le mot – cela jouera directement sur votre capacité à atteindre et à dépasser vos objectifs.
Les collectes de fonds traditionnelles comprennent des invitations postées ou des appels téléphoniques. Aujourd’hui, bien sûr, nous avons le numérique à notre disposition. Créez une stratégie pour les canaux numériques que vous utiliserez : marketing par courriel, marketing de contenu, publicité en ligne, et plus encore. Les réseaux sociaux sont l’un de vos plus grands alliés ici. Et plus particulièrement Twitter, qui s’est révélé être une plate-forme puissante pour promouvoir les collectes de fonds.

Étape 8 : Décidez de la manière dont vous accepterez les dons

Vous aurez besoin d’au moins un moyen de collecter des dons. Mais pour obtenir les meilleurs résultats (les plus lucratifs), ne vous limitez pas à une seule méthode de donation. Commencez avec une plate-forme de billetterie d’événement en ligne, qui peut prendre les paiements numériques et mobiles à l’avance et vous aider à les suivre. Ou encore, offrez un traitement des paiements complets avec des options améliorées telles que des sièges pré-réservés et des versements directs sur votre compte bancaire.
Pour les ventes de billet à l’entrée, choisissez un fournisseur de billetterie fournissant une application permettant d’accélérer les ventes de dernière minute. Et pour ceux qui ne peuvent pas participer à l’événement, facilitez les dons. La technologie appelée Text to Donate est assez explicite. Vous pouvez également configurer une option de don sur votre page d’événement pour permettre aux participants d’envoyer un don en ligne rapidement et facilement.

LIRE  Créer une stratégie événementielle qui marquera les esprit

Étape 9 : Comptez sur votre communauté

Les Millennials adorent s’exprimer en ligne. Près de la moitié d’entre eux admettent assister à des événements en direct pour avoir quelque chose à partager sur les réseaux sociaux. Donnez-leur donc quelque chose à partager en fournissant un contenu riche en ligne. Et incitez-les à partager votre cause en ligne avec un billet cadeau. Les sites de crowdfunding, permettent également aux acheteurs de billets de créer leurs propres pages de collecte de fonds pour soutenir votre cause. Leurs réseaux sociaux permettent alors d’atteindre un public plus large pour collecter des fonds pour votre cause.

Étape 10 : Automatisez la technologie de vos événements caritatifs

La plupart des événements de collecte de fonds et caritatifs n’ont pas de très gros budgets . N’importe quel moyen de rendre vos opérations ou votre marketing plus efficaces réduira vos coûts. De nos jours, il est très simple d’automatiser de nombreuses tâches répétitives. Les e-mails automatisés peuvent donner aux invités des informations détaillées à propos de l’événement lors de l’achat de leur billet. Les outils de gestion des réseaux sociaux peuvent faciliter vos efforts de publication et de suivi sur toutes les plateformes.

Gagnez du temps et recevez des propositions par email