Comment calculer la capacité d’une salle pour un événement

Comment définir la capacité de l’événement

Pour calculer la capacité du lieu de l’événement, trois facteurs peuvent influer sur le résultat:

  • Le nombre d’invités
  • L’heure de l’événement
  • Le type d’événement

En fonction de ces facteurs, vous pouvez aussi définir le nombre de places et les paramètres d’un autre événement. Par exemple, si nous parlons d’un événement commercial pour le réveillon du nouvel an pour une grande entreprise, lorsque la date commence à approcher, la probabilité de trouver un vaste espace disponible est probablement nulle et les emplacements peuvent même déjà être réservés six à huit mois à l’avance.

Si vous organisez un événement banal, comme une conférence annuelle, qui nécessite du temps pour l’annonce, il vaut également la peine de réserver le lieu le plus tôt possible. Un emplacement pratique doit se trouver à proximité du lieu de résidence et du lieu de travail de vos invités. Ou alors, pour les visiteurs d’autres régions, il faudra plutôt choisir un emplacement proche d’un aéroport ou d’un hôtel. Une solution adéquate est également de faire séjourner tous les visiteurs directement sur le site. Vous n’aurez plus besoin de trouver le nombre exact de places de stationnement, personne ne pourra être en retard ou même se perdre. Pour cela, prenez quelques dispositions :

"Comment calculer la capacité d’une salle pour un événement "

Calculer l’espace de votre événement au mètres carrés

C’est un moyen conventionnel de calculer la capacité du lieu. Les organisateurs réservent un lieu en fonction de sa taille en mètres carrés. Plus la taille de l’entreprise est grande, plus le nombre de personnes qui participeront à l’événement sera grand, et plus la salle devra être grande. Cependant, il est toujours difficile d’estimer le nombre de visiteurs dans l’espace.

Calculer par le nombre de personnes

Bien sûr, vous pouvez noter le nombre de visiteurs annoncé pour l’événement, puis choisir la salle en conséquence. Parfois, il est raisonnable de calculer simplement le nombre de chaises pouvant tenir dans une pièce et d’attribuer une chaise par personne. Cependant, cela ne sera efficace que pour les petits événements avec un faible nombre de participants.
Généralement, vous savez combien d’invités assisteront à votre événement à l’avance. Il est donc peu probable que vous oubliez de clarifier un paramètre aussi important que la capacité de la salle. Mais juste au cas où, rappelez-vous qu’il est extrêmement difficile d’accueillir 500 personnes dans une salle de 250 places. De plus, il existe des règles et des normes de sécurité incendie à respecter. Il est également nécessaire de calculer la quantité minimale requise de nourriture et de boissons. Cet indicateur doit être inclus dans les calculs de votre événement. Vous devrez peut-être prendre en compte plusieurs facteurs lors du calcul de la quantité de nourriture et d’eau nécessaire :

  • Le nombre d’invités,
  • Le type d’événement,
  • La durée de l’événement.

Par exemple, lors d’une conférence de trois à quatre heures, vous aurez besoin d’au moins 0,3 à 0,5 ml d’eau par personne, en plus du thé et du café. Si nous parlons d’un événement avec de l’alcool, alors tout devient plus compliqué. Par exemple, vous devez compter la quantité de champagne pour les invités qui préfèrent le champagne ou inclure au moins 350 ml de vin par personne. Vous devez d’abord préciser le ratio hommes/femmes et savoir si les personnes boivent ou non. La disponibilité de l’alcool affecte le statut de l’événement.
La quantité de nourriture est calculée sur le même principe et dépend du nombre d’invités que vous allez accueillir, de la durée de leur participation et du type d’événement. Seuls des calculs compétents au moyen d’un calculateur de capacité peuvent aider les professionnels de l’industrie ou une agence événementielle expérimentée. N’oubliez pas que plus la nourriture est savoureuse et plus les sièges sont confortables, mieux votre événement se déroulera. Un client satisfait est le meilleur client.

Conclusion

Le choix du lieu d’un événement est l’un des éléments les plus importants de la planification. Un événement mal organisé peut vite finir en désastre, alors faites les calculs nécessaires et choisissez la salle idéale. .