Choisir sa location de salle : à quoi penser en priorité

En tant qu’organisateur d’événement, nous utilisons souvent les termes «stratégie» et «tactique» pour dire la même chose, mais nous ne devrions pas, car ils sont distincts et différents. La stratégie s’agit de la destination finale, le grand plan, l’objectif général, tandis que les tactiques constituent les étapes importantes sur la route, les éléments constitutifs du puzzle, les objectifs spécifiques menant à l’objectif. La stratégie est ce que nous voulons accomplir, la tactique est la façon dont nous allons y arriver. Nous savons avec certitude que la stratégie est prioritaire – ou du moins qu’elle devrait l’être – sans une vision claire de l’endroit où nous voulons aller, nous sommes simplement des imbéciles occupés, sans mission.

Donc, avant de passer à la tactique, il est judicieux de réévaluer notre stratégie globale de négociation. Avant tout, il faut comprendre pourquoi nous pourrions choisir une salle à louer plutôt qu’une autre. Ce choix est toujours lié à une combinaison des 7 critères suivants pour la sélection de la destination ou du lieu :

Accès

Est-il facile de se rendre à la salle ? S’il s’agit d’une destination réelle, cela peut signifier un accès aérien, mais l’accès par rail ou par route est également extrêmement important. S’il s’agit d’un lieu, tout dépend de son emplacement. Est-il bien situé pour les participants ? Qu’en est-il du parking une fois qu’ils sont arrivés ?

Infrastructure

Pour les destinations, cela signifie la gamme et le nombre de chambres d’hôtel, la disponibilité d’un centre de congrès dédié, etc. Pour les lieux, cela signifie la taille, capacité, polyvalence, flexibilité.

Prix

Il est crucial de choisir une destination ou un lieu offrant une réelle valeur ajoutée aux participants, et pas seulement à bas prix. La valeur est également importante, car certains participants restent après pour tirer le meilleur parti de l’emplacement / du voyage.

Infrastructure d’événement

Cela inclut tout, des spécifications techniques à l’expertise professionnelle du personnel de la salle.

Subvention/Concessions

Pour les destinations, cela signifie un soutien en espèces ou en nature pour l’événement qui arrive en ville. Pour les lieux, cela signifie avoir un menu complet de «suppléments» pouvant être inclus dans les négociations.

Truc en plus

La salle et le lieu de l’événement doivent être attrayants pour les participants; ils doivent pouvoir attirer les participants à l’événement.

Sécurité & santé

Bien que les questions de sécurité générales aient toujours été des critères de choix de destination ou de salle, la sécurité des visiteurs est devenue un élément clé pour les professionnels de l’événementiel, car elle préoccupe les participants en raison de certains événement récents de l’actualité. Notre objectif stratégique global définira comment nous pondérons chacun des 7 critères ci-dessus.

 

Feuille de travail sur la stratégie de négociation des salles à louer

  • Quel est le but stratégique général de cet événement ?
  • Que voulons-nous réaliser / accomplir avec notre événement ?
  • À quoi ressemble le succès pour cet événement – pouvons-nous peindre une image ?
  • Pouvons-nous classer par ordre de priorité les 7 critères de sélection de destination / lieu ?
  • Quels sont les 3 filtres ou critères les plus importants nécessaires pour garantir le succès de notre événement ?
  • Quelles recherches générales avons-nous l’intention de mener – recherche en ligne, annuaires, bouche à oreille, consultation avec d’autres professionnels de l’événement ?

Maintenant que vous avez défini la stratégie globale derrière la sélection des événements, passons aux détails de base.

Choisir sa location de salle : à quoi penser en priorité

Le planificateur de sélection d’événement de base :

Utilisez ce planificateur pour vous assurer que vous vous posez les mêmes questions pour chaque salle et que vous calculez les coûts appropriés afin d’éviter toute surprise par la suite.

Spécificités de l’événement : Analysez les détails et les besoins de votre événement pour choisir le meilleur lieu.

  • Quel est le nombre de personnes qui y participeront ?
  • Quelle est votre date et heure préférées ? / Dates alternatives ?
  • Flux du trafic : quelles zones de votre événement auront un flux de trafic élevé ? (Celles-ci nécessiteront des aménagements spéciaux comme la zone d’inscription.)
  • Quels sont vos besoins en matière d’animations (haut-parleurs, groupes, etc.) ? De quoi auront-ils besoin d’un point de vue autre que celui de l’audiovisuel (scènes, podiums ?)
  • L’acoustique est-elle importante pour votre événement ? Les plafonds bas rendront une pièce bruyante dans une foule, tandis que les grandes pièces peuvent faire écho sans surfaces pour atténuer les sons. (Si vous décidez de créer une surface atténuant les sons au moyen de rideaux ou de tentures, n’oubliez pas de l’ajouter à votre budget.)
  • Qu’est-ce qu’il y a à proximité ? Commerce de détails, restaurants, bars et autres lieux accessibles à pied. (Non seulement cela donne aux participants quelque chose à faire, mais les vendeurs et les sponsors peuvent également souhaiter disposer d’un espace pour rencontrer les clients.)
  • Que se passe-t-il en ville pendant votre événement ? (Les grands événements méritent d’être signalés, car ils affecteront l’espace et la disponibilité.)
  • Est-ce la période de haut affluence pour voyager dans cette région ? (Cela affectera les prix des vols pour vos participants.)
  • Le lieu correspond-il à votre image de marque, à votre thème et à votre mission ? (N’oubliez pas que vous n’êtes peut-être pas le seul événement à ce moment-là. Vous pourriez peut-être poser des questions sur d’autres groupes, pour savoir s’ils risquent d’entrer en conflit ou de perturber votre image de marque ou vos messages.)
  • Votre participant idéal profitera-t-il de cet espace ?
  • Avant de vous rendre sur les lieux, recherchez les remises annoncées publiquement. Notez-les. Est-ce que ce qu’ils suggèrent est une bonne « affaire » basée sur vos recherches ?
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Accessibilité : Comment les participants y arriveront-ils et comment sera le trafic à l’intérieur ?

  • Distance de l’emplacement préféré :
  • Le parking est-il inclus ?
  • Capacité de la salle (la liste des options s’il y en a plusieurs) :
  • Pour combien de temps avez-vous la salle à disposition ? Combien de temps cela vous prendra-t-il de tout installer ?
  • L’endroit est-il facilement accessible à tout le monde ? Y a-t-il des escaliers ou d’autres obstacles physiques sans commodités (comme un ascenseur) ?

Choisir sa location de salle : à quoi penser en priorité

Coûts : Il y a beaucoup de coûts dans un lieu d’événement et vous devez être conscient de chacun d’eux

  • Quels sont les quantités minimums pour la nourriture et la boisson ?
  • Comment gérer l’effectif, s’il change à la dernière minute ?
  • Le lieu propose-t-il un service de restauration, ou pouvez-vous faire venir quelqu’un d’autre ? Y a-t-il une augmentation des frais ou des frais de nettoyage pour un fournisseur extérieur ?
  • Les tables, les chaises, le linge de maison et d’autres services sont-ils fournis par le lieu ? Si vous devez en amener, le personnel du lieu doit-il les installer ? Y at-il des frais supplémentaires pour cela ?
  • En ce qui concerne ce lieu, avez-vous besoin de décor et aménagement supplémentaires (par exemple, un jardin extérieur peut ne nécessiter qu’un décor minimal, alors qu’une salle de bal de base peut nécessiter beaucoup de choses pour l’intégrer à votre thème).
  • Quel sera le coût pour assurer cet endroit ?
  • Une sécurité supplémentaire est-elle requise ? L’espace est-il public ou dispose-t-il d’un accès verrouillé ou fermé ?
  • Quelle est la structure de prix pour le lieu ? Par nombre de personnes ? Par heure ? Une combinaison des deux ?

Extras : Les sites ont souvent des frais et des services supplémentaires

  • Les options audiovisuelles sont-elles disponibles ? (Certains sites non traditionnels ne sont tout simplement pas câblés pour le son et le Wi-Fi.)
  • Pouvez-vous utiliser un fournisseur extérieur ? Sinon, quel est le tarif horaire pour le service proposé ?
  • Le lieu offre-t-il des avantages supplémentaires, tels qu’un programme de bien-être, un menu de la ferme à la table ou une autre tendance en vogue que vos participants apprécieront ? Est-ce qu’ils offrent un rabais en partenariat avec d’autres prestataires ?
  • Existe-t-il un rabais pour plusieurs événements ou un avantage pour la réservation anticipée ?
  • Quel est le ratio participants / personnel pour votre événement ? Combien coûtent les coûts par personne supplémentaires si vous accueilliez plus de personnes à la dernière minute ?
  • Le Wi-Fi est-il en supplément ? Est-ce disponible dans les espaces publics ? Y a-t-il des options de vitesse ? Qui sera sur place pour garantir une performance optimale ?
  • Quelles options de places assises disposez-vous ? Avez-vous besoin d’une décoration formelle ou informelle ?
  • Faites des recherches sur les réseaux sociaux. Ce lieu a-t-il un bon potentiel digital et de bons commentaires en ligne ? Cela peut être un espace incroyable, mais si vos participants potentiels lisent trop de mauvaises critiques, ils peuvent reconsidérer leur intérêt pour votre événement.
  • Quelles sont les restrictions de lieux que vous devez connaître ? Dans certains cas, tous les traiteurs doivent figurer sur une liste approuvée. Certains ne permettent pas de prestataires de l’extérieur. Certains ont de nombreuses règles sur la décoration des murs. Quelles que soient les limitations, notez-les à l’avance pour vous éviter un problème et une dépense supplémentaire.
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Considérez ces options de lieu : le traditionnel, le créatif et l’extraordinaire

Il y a très peu de limites sur les options d’espaces à louer de nos jours. Les terrains deviennent des arènes extérieures pendant la nuit et les ruelles se transforment en restaurants animés pour un week-end. Passons en revue une poignée de possibilités à envisager :

Les options traditionnelles :

Si vous sélectionnez ces options, votre décor joue un rôle beaucoup plus important, car vous commencez avec un environnement très traditionnelle, mais vierge. Beaucoup de vos participants auront déjà visité ces endroits ou des endroits similaires dans leur région.

  • Hôtel de conférence ou salles de bal
  • Restaurants et bars
  • Centres de conférence
  • Salles de réunion de bureau
  • Salle de réception

Avantages : Ils peuvent devenir n’importe quoi, mais cela dépendra en grande partie de vos efforts. Ils sont également bien adaptés aux événements, car ils les organisent souvent. Le personnel anticipera vos besoins sans avoir à demander, en raison de leur niveau d’expérience.

Inconvénients : Beaucoup de gens ont assisté à des événements dans des lieux traditionnels. Il n’y a rien de vraiment impressionnant dans ce genre d’endroit, ils manquent souvent de cachet.

Les options créatives :

De nombreuses entreprises et lieux touristiques entrent maintenant dans l’espace des événements. Bien qu’ils aient un caractère plus atypique, leurs salles de banquet peuvent imiter celles des options traditionnelles. Discutez avec les interlocuteurs des lieux pour voir quelles options ils peuvent proposer, en dehors des salles de conférence ou de banquet traditionnelles. Pour de nombreux organisateurs d’événements et clients, c’est un bon compromis entre environnement unique et commodités nécessaires. Ces lieux comprennent :

  • Zoos et aquariums
  • Caves et brasseries
  • Hippodromes (hors événements de course)
  • Les parcs d’attractions
  • Studios et galeries de peinture

Avantages : ils ont des caractéristiques uniques et il y a une originalité dans ces espaces. Ils sont également habitués à organiser des événements et beaucoup ont un personnel dédié à ces événements.

Inconvénients : Ils ont tendance à être coûteux, car vous payez pour le meilleur des deux mondes (créativité + expérience événementielle).

Le niveau suivant est beaucoup plus créatif, mais aussi beaucoup moins pratique, car ils n’auront probablement pas l’expérience d’organiser des événements, ni les installations nécessaires à cela. Vous devrez prendre des dispositions pour tout, de la vaisselle aux systèmes de son et lumière.

Les options extraordinaires :

Enfin il y a ces lieux vraiment époustouflants qui marqueront les esprits de vos invités pendant très longtemps. N’oubliez pas que ces options comportent généralement un peu plus de risques, de problèmes de licence ou de limitations dans la configuration. De plus, à tout moment, ce qui peut d’abord sembler innovant peut vite devenir banal au fil des tendances et autres modes.

  • Une allée / cours intérieur
  • Cimetière ou champ de bataille
  • Bâtiment abandonné
  • Maison privée (que les gens apprécient de découvrir)
  • Usine et anciennes manufactures
  • Quelque chose que vous construisez pour l’occasion

Avantages : Le côté époustouflant est élevé dans ces endroits et, selon votre thème et le lieu, vous n’aurez pas besoin de dépenser beaucoup pour la décoration. Ces lieux sont parfaits pour un esprit créatif et original.

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Inconvénients: Ces types d’options uniques ne sont pas très faciles à organiser. Vous serez probablement complètement seul, sans personnel expérimenté sur qui vous appuyer. Vous devrez également prendre en compte énormément de paramètres et certainement passer beaucoup temps à trouver tous les équipements nécessaires.

Choisir sa location de salle : à quoi penser en priorité

Les choses que les organisateurs d’événements devraient vraiment inspecter lors des visites de sites

Lorsqu’un organisateur d’événements dispose d’une liste restreinte de sites à prendre en considération, l’étape suivante consiste à effectuer une visite du site ou une série de visites du lieu. Cela se fait généralement en personne, mais les déplacements et les horaires ne le permettent pas toujours.

Dans un avenirs proche, les salles événementielles seront toutes flexibles et polyvalentes, et vous n’aurez pas à y aller physiquement pour en faire l’expérience – du moins pas dans un premier temps. Les espaces auront des portails en ligne incroyables, des sites Web proposant des visites virtuelles à 360 degrés et de nombreux contenus vidéo présentant ce que vous pouvez faire sur place. Par conséquent, votre stratégie de négociation commence bien avant tout contact direct avec le lieu lui-même, alors que vous vous immergez virtuellement dans celui-ci, ce qui vous permet de mieux comprendre ses forces et ses faiblesses.

  • En attendant, certaines vérifications vitales et signes indicateurs peuvent révéler s’il s’agit d’un bon lieu pour travailler avec. Voici quelques façons dont vous pouvez utiliser un déplacement pour vous assurer de faire un bon choix de salle :
  • De la réceptionniste du site au personnel de la restauration et du service, notez leur comportement. Vous voulez que tout le personnel soit poli et accueillant et en contrôle.
  • Peut-on répondre facilement à toutes vos questions ? S’ils sont bien habitués à organiser de bons événements, ils doivent avoir des solutions pour tout et vouloir adopter une approche proactive pour organiser un événement sans encombre.
  • Est-ce que les rafraîchissements qui vous sont proposés sont agréables ? S’ils servent un mauvais café, c’est peut-être ce à quoi vous devriez vous attendre lors de votre réunion.
  • Indiquez le temps nécessaire pour vous rendre dans les différentes salles et la facilité de navigation entre les différentes salles.
  • Si un événement a lieu, observez les interactions entre le planificateur et le personnel du lieu, pour vérifier que tout est sous contrôle et que toutes les demandes sont traitées efficacement.
  • Vérifiez la réception du téléphone portable et la vitesse du Wi- Fi.
  • Prenez note de l’occupation du parking et du hall et vérifiez exactement ce qui se passe dans le bâtiment ce jour-là. S’il y a peu de réservations d’événements, mais qu’il n’y a pas de places dans le parking, vous savez que le stationnement sera un problème.
  • Demandez à voir l’accès depuis le point de déchargement et via l’ascenseur à marchandises.
  • Examinez les coulisses, telles que la zone de livraison et les coulisses, pour vérifier qu’elles sont bien ordonnées et bien rangées.
  • Assurez-vous que tous les protocoles de premiers soins et de sécurité sont couverts. Par exemple, vérifiez que les portes coupe-feu et les passages sont dégagés.

En conclusion

Les organisateurs d’événements cherchent souvent à trouver un véritable partenaire pour les événements, concentré comme vous sur la création d’une expérience événementielle exceptionnelle, plutôt que sur une simple transaction commerciale. Votre salle idéale aura quelque chose d’unique et une histoire, utilisant des technologies de pointe et employant un personnel fier du succès de chaque événement. Nous espérons que vous êtes maintenant prêt à faire le meilleur choix concernant la salle pour votre événement, et négocier efficacement avec les espaces pré-sélectionnés, pour obtenir la meilleure affaire possible.

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