Calculer le budget de son événement en 9 étapes faciles

1. Déterminer les objectifs de l’événement

Les objectifs de votre événement définissent la vision d’ensemble de votre événement, y compris le budget de l’événement. Vos objectifs aident à définir vos priorités et ce que vos participants souhaitent voir. Cela peut également changer selon si vous organisez un événement à but lucratif ou un projet à but non lucratif.

2. Estimer les revenus

  • Estimez les différentes sources de revenus :
  • Vente de billets d’événement
  • Parrainage
  • Revenus des exposants
  • Produits dérivés
  • Ventes d’aliments et de boissons
  • Autres revenus (Ex. Événements marginaux).

Soyez réaliste, ne sous-estimez pas ou, pire encore, surestimez le revenu. Vos ventes peuvent être affectées par des facteurs externes ou internes. Les facteurs externes échappent au contrôle des organisateurs (concurrence et inflation). Plus le calendrier prévu est long, moins l’estimation sera précise. Réfléchissez aux variables clés et aux différents scénarios, ainsi qu’à leur impact probable sur les revenus.

Calculer le budget de son événement en 9 étapes faciles

3. Localiser et examiner toutes les dépenses

Passez en revue tous les domaines de votre événement, en commençant par le contrat du lieu, les frais de conférencier, les animations et les cadeaux. Chaque élément de votre événement doit être ajouté à une liste de contrôle du budget, afin de garantir sa comptabilisation. Calculez tous les coûts probables. Brisez-les en coûts fixes (ceux qui ne changent pas, quel que soit le nombre de participants à l’événement, par exemple location de salle, équipement audiovisuel, marketing, espaces de bureau, salaires) et coûts variables (ceux qui varient directement avec le nombre de participants, par exemple les coûts de restauration, d’impression, d’enregistrement et les frais par participant). La compréhension des différents scénarios de coûts fixes et variables vous aidera à déterminer la marge de contribution de l’événement. La marge de contribution est le montant qui sera affecté aux coûts fixes une fois les coûts variables satisfaits.

Vous devez comprendre comment chaque élément sera payé (que nous verrons plus en détail dans la section des flux de trésorerie). N’oubliez pas que chaque fournisseur est différent, il est donc judicieux de dresser une liste de toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez. Gardez une trace de votre budget et gérez-le à la fin de l’événement.

Astuce : vous pouvez vous retrouver sans cesse avec les mêmes fournisseurs. Cela peut être utile, car vous développerez rapidement une compréhension des détails de leur processus de paiement et pourrez choisir des conditions de paiement cohérentes pouvant être facilement intégrées à chaque budget.

4. Fixer des objectifs et mesurer le retour sur investissement

Une fois que vous avez une idée globale de ce que votre budget devrait être, ainsi qu’une liste maîtresse de tous vos contacts fournisseurs, prenez du recul et mesurez le retour sur investissement

Si vous préparez une conférence et faites payer les entrées, surveillez le nombre de participants inscrits à partir du moment où vous ouvrez la page d’inscription et ajoutez-les à votre budget. Ou, si vous envisagez d’avoir des sponsors lors de votre événement, veillez à élaborer une stratégie créative et détaillée pour chaque sponsor au cours du processus de planification. Y aura-t-il un avantage sur les bénéfices tirés des fonds de sponsoring ? Assurez-vous de prendre en compte tous les domaines dans lesquels vous pouvez atteindre le seuil de rentabilité ou de tirer un profit de votre événement – il est très important de fixer des objectifs au début.

Conseil pro : notez ce que vous dépensez dès le début. Gardez votre feuille de budget à portée de main et mettez la à jour quotidiennement, pour aider l’équipe de l’événement à respecter le budget en temps réel. Si vous trouvez des éléments qui ne figurent pas dans le budget, portez ces éléments à l’attention de votre équipe et assurez-vous que les dépenses ont un but. Dépasser le budget est un sentiment très frustrant. Un responsable d’événement devra toujours tenir compte d’éléments qui n’étaient pas nécessaires et expliquer pourquoi le budget a été dépassé.

5. Créer un budget logique pour l’événement

L’objectif de tout budget est de ne pas dépenser plus que ce qui est prévu. Un organisateur d’événements peut même finaliser le projet avec ce qui a été convenu. Cependant, des éléments imprévus peuvent toujours survenir. Même dans ces cas, votre budget doit rester votre préoccupation prioritaire. Si vous dépensez trop dans un domaine, vous devez trouver un domaine où réduire. Un bon budget, même lorsque des coûts inattendus surviennent (tels que des coûts cachés pour déplacer un événement en plein air au dernier moment), peut parfois retrouver son équilibre.

Pour cette raison, de nombreux planificateurs d’événements créent une entrée de budget pour compenser ces coûts inattendus, généralement appelé imprévu. Il peut s’agir d’un montant défini ou d’un pourcentage du budget total de l’événement. Cet argent ne devrait être utilisé qu’en cas d’urgence absolue. Dressez une liste de ces urgences et assurez-vous que le personnel de votre événement la connaîsse également.

Astuce : selon la taille de votre événement, le montant pour les imprévus peut se situer entre 1 et 25% du budget total de l’événement. Créer des listes de contrôle et des kits de survie pour le personnel de l’événement constituent un moyen créatif et utile de garder tout le monde au courant, avant, pendant et après tout événement. De cette façon, si une question se pose, où un membre de l’équipe pense devoir acheter quelque chose qui n’est pas alloué dans le budget, il saura s’il prend la bonne décision ou non.

6. Analyser la sensibilité du risque et du prix de vos participants

Considérez l’impact probable de facteurs de risque spécifiques sur le budget de votre événement en enregistrant et en suivant tout ce que vous faites et en particulier, leur effet sur les ventes. Par exemple :

  • Quelle est la loyauté de vos participants. Si vous augmentez le prix du billet, est-ce qu’ils viendront toujours ?
  • Dans quelle mesure votre public cible est-il réceptif à une augmentation des dépenses en marketing ? Un investissement plus important dans les publicités sur les réseaux sociaux donne-t-il un taux de conversion plus élevé ?
  • Quels sont les retours sur les offres spéciales limitées dans le temps ? Augmenteraient-elles les inscriptions et en valent-elles la peine ?

Effectuer une analyse de sensibilité sera également utile pour comprendre s’il serait bon de pousser des facteurs spécifiques. Par exemple, une augmentation des dépenses publicitaires de 10% aura-t-elle un effet positif sur le niveau des ventes ? Le budget peut également vous aider à déterminer les domaines dans lesquels vous pourriez économiser de l’argent et réduire, sans avoir un effet négatif sur l’événement.

Calculer le budget de son événement en 9 étapes faciles

7. Estimer le capital requis : Combien d’argent et quand ?

Vous devez vous poser deux questions de base pour déterminer votre trésorerie et savoir si le budget fonctionnera ou si vous devez revenir au point de départ.
Une fois que vous avez budgété les ventes, les coûts et les investissements, le capital requis est la variable nécessaire à la clôture du budget. Les organisateurs doivent déterminer le montant de l’équité (la différence entre la valeur de l’actif et la valeur du passif) nécessaire pour l’investissement, le capital nécessaire des prêteurs ou d’autres sources, et les étapes financières (avant, pendant et après l’événement).

8. Comprendre les flux de trésorerie

Le but ultime est d’avoir un compte de résultat simple et raisonnable, un bilan et un état de caisse qui incluent toutes les informations prévisionnelles liées à l’événement.
Les retards dans l’obtention d’argent et dans le paiement des fournisseurs peuvent créer une pénurie de liquidités. C’est pourquoi la principale suggestion est de toujours travailler avec les revenus et les coûts, mais aussi de réfléchir aux entrées et aux sorties de fonds.
Vous souhaitez optimiser les flux de trésorerie ? Vous devez donc consacrer plus de détails à la prévision précise des besoins de trésorerie pour un événement réussi. Pensez au moment où les paiements sont dus à vos fournisseurs et quand les revenus seront perçus. Par exemple, certains prestataires d’enregistrement paient sur une base hebdomadaire ou mensuelle et les sponsors peuvent bénéficier de délais de paiement de 30 jours.

Astuces pour améliorer votre flux de trésorerie dès aujourd’hui :

  • Ouvrez les réservations dès que possible pour commencer à générer des revenus.
  • Exiger des paiements par carte au moment de la réservation et éliminer les paiements par virement bancaire, chèque ou à la porte.
  • Choisissez un fournisseur de billets qui verse des revenus sur une base quotidienne ou hebdomadaire.
  • Convenez d’un calendrier de paiement avec les sponsors, afin que de l’argent entre régulièrement avant l’événement.
  • Définissez des conditions de paiement courtes pour les paiements qui vous sont dus et prolongez les conditions de paiement de vos dépenses. Négociez toujours les conditions de paiement si elles ne fonctionnent pas pour votre trésorerie
  • Effectuez une vérification de votre solvabilité auprès des fournisseurs, afin qu’ils acceptent le paiement après l’événement au lieu d’avance.

9. Établir le seuil de rentabilité : les scénarios à explorer pour comprendre votre situation financière et vos risques

Vous pouvez utiliser les chiffres prévus pour identifier le seuil de rentabilité, déterminer si l’événement est financièrement viable ou non, et lier le niveau de risque à différents scénarios. À l’aide de la calculatrice budgétaire, après avoir ajouté tous les postes de dépense, vous pouvez entrer différents scénarios de revenus pour déterminer l’impact sur l’événement que vous en ferez.

Scénarios de revenus à explorer :

  • Déterminez une situation budgétaire pessimiste. Si vous n’avez pas obtenu de revenus de sponsoring, combien de tickets devez-vous vendre pour faire du profit ? Est-ce même possible dans les capacités de votre événement ?
  • Si l’événement a déjà eu lieu, ajoutez les recettes / prix du billet, le parrainage, les exposants et les autres revenus de l’année précédente. Si vous réalisez les mêmes ventes cette année, serez-vous rentable ?
  • Quels sont vos objectifs en termes de billets, de ventes d’exposants et de revenus de sponsoring ? Si vous atteignez ces objectifs, quelle sera votre situation financière ?

L’exécution de ces différents scénarios peut aider tout le monde à comprendre ce qui doit être accompli. Si vous effectuez ces exercices avant la mise en vente de vos billets, cela peut même avoir une incidence sur le prix final du billet que vous publiez, ou sur lequel vous concentrez le niveau de réduction et de négociation que vous êtes prêt à offrir aux parties prenantes potentielles.

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