Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Le budget des événements est la priorité numéro un pour les planificateurs d’événements en 2019. Le budget de l’événement est le principal défi des professionnels de l’événement. Bien que les budgets restent globalement les mêmes, les attentes et les coûts augmentent. Vous êtes donc sous beaucoup de pression pour pouvoir proposer des événements toujours mieux à moitié prix. Voici une liste d’idées de budget pour votre événement qui vous permettront d’économiser de l’argent tout en améliorant votre événement. Oui, vous avez bien lu. Moins de dépenses, mais toujours aussi bien. Examinons donc 17 idées pour rendre votre événement encore plus génial tout en économisant beaucoup d’argent.

Servez des aliments qui n’empêchent les invités d’échanger

Les participants ont souvent du mal à continuer leurs conversations tout en profitant pleinement du repas et des boissons qui leur sont servis. Au lieu de cela, il existe un moyen simple d’éviter ces difficultés pour encourager davantage de conversations et de réduire les coûts pour un meilleur résultant en général. En optant pour des petits canapés , au lieu d’un buffet standard (et terne), vous permettez à vos invités de discuter plus facilement. Nous ne voulons pas non plus dire des hors-d’œuvres minuscules, nous voulons dire des amuse-gueules substantiels, qui peuvent être mangés sans gêne (une serviette peut être offerte, mais aucune assiette n’est requise). Ceux-ci peuvent être passés à travers la pièce et peuvent être manger debout. Et servi avec du vin, de la bière ou des jus de fruits, comme vous voulez.

Passons aux chiffres.

Les menus buffet coûtent en moyenne de 47,50€ à 67,50€ par personne. Un même traiteur peut proposer des canapés copieux à 25€ par personne, par heure, pour une quantité illimitée. Cela représente une économie de 22,50€ par tête et potentiellement, une option qui conviendra mieux à vos invités de toute façon.Alors, pourquoi ne pas essayer ?

Utilisez des sauces ou des accompagnements pour utiliser moins de viande

Lors d’événements assis, le bœuf et le poisson coûteront plus cher que le poulet. Mais le poulet n’impressionne généralement pas.
Pourquoi ne pas donner plus de saveur avec des sauces goûteuses comme du chocolat ou des fruits exotiques ? Une bonne présentation ou des accompagnements sympas peuvent donner vie à une assiette.

L’astuce :

Pensez à assembler un blanc de poulet avec trois sauces colorées et un pinceau dans l’assiette. Travaillez avec votre traiteur pour être plus inventif et économiser de l’argent, tout en ajoutant le facteur sensationnel.

Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Assemblez un petit sac cadeau, et économisez beaucoup d’argent

Achetez des articles provenant de différents fournisseurs peut faire monter le montant total de votre budget. Les sacs cadeau sont de plus en plus populaires car ils permettent de faire plaisir pour une somme modique. Stylos, trousses et autre carnet, choisissez des petits accessoires mais assez simples, pour éviter de faire monter la facture.

Accélérez vos inscriptions, mais réduisez votre facture de personnel

Aux heures de pointe, les files d’attente ne font que s’agrandir. Personne ne veut que leur événement commence de cette façon. Vous pouvez ajouter davantage de personnel d’enregistrement pour réduire la pression, mais cela signifie que vous devez payer un tarif journalier élevé, lorsque vous avez réellement besoin d’assistance pendant seulement quelques heures. Offrir des kiosques libre-service pourrait être une option rapide et rentable pour aider à faire avancer les choses plus rapidement.

Remplacez les bannières papiers pour une indication numérique, pour fournir une orientation optimale

Les bannières rétractables sont encore très présentes lors de nombreux événements. Une horreur pour les yeux, une direction imprécise, un incroyable gaspillage (sauf si vous travaillez avec le même lieu, dans la même salle pour tous vos événements).
Mais vous pouvez faire mieux que cela. Vous pouvez passer au numérique. Une bannière rétractable bon marché peut vous coûter entre 30 et 40€ si vous achetez en vrac. Les lieux modernes devraient offrir une signalisation numérique dans le cadre de leur offre de services. Vous devriez reconsidérer votre négociation ou le choix du lieu pour que le lieu fasse les démarches nécessaires. La signalisation numérique ne devrait pas être facturée.

Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Soyez audacieux avec votre restauration pour un événement détonnant

Ne dépensez pas tout votre budget dans un dîner officiel avec trois ou cinq services, essayez quelque chose de différent pour donner une sensation complètement spéciale à votre événement. Organiser un dîner en tenue de soirée avec des invités assis sur des tables rondes est souvent le format préféré pour les collectes de fonds et les événements d’entreprise. Mais pour changer un peu, pourquoi ne pas créer une ambiance de festival plus informelle en organisant un pique-nique chic, en ravissant vos invités et en réalisant des économies.

Pensez-y. Un dîner trois services peut facilement coûter 100€ par personne. D’autre part, un pique-nique peut juste coûter un peu plus de 10€ par personne ou 20-30€ si vous augmentez la sélection de petits plats offerts. Ajoutez des couvertures de pique-nique et des coussins et vous obtenez le cadre bohème parfait. Et tout cela reste bien dans votre budget d’événement initial.

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Cette idée ne doit pas seulement être limitée aux événements de la journée. Les bougies et les guirlandes lumineuses peuvent ajouter une sensation magique à un événement de coucher du soleil/soirée. Et si le temps devient mauvais, il est facile de tout déplacer à l’intérieur et de s’adapter à tous les espaces. Cette idée pourrait facilement devenir un favori annuel pour votre entreprise ou votre organisme de bienfaisance.

Évitez les applications pour les petits groupes

Dans certains groupes, les applications ne sont tout simplement pas nécessaires.
Lorsque le public hésite à utiliser la technologie, évitez les applications. Cela peut être la nature même de votre événement ou le profil des convives, mais certains groupes s’en sortent simplement mieux sans technologie. Vous seriez surpris de voir combien de salons technologiques préfèrent imprimer certaines informations ou brochures, car les participants «adorent ça». Essayez un autre type de technologie, soyez créatif avec votre réseautage, votre engagement, votre orientation.

Les applications peuvent coûter de centaines à des milliers d’euros. Cela représente une économie considérable si vous supprimez votre application événementielle selon le public de votre événement. Choisissez une application gratuite ou abandonnez tout simplement cette idée. Demandez aux participants de s’exprimer ou de lever la main pour voter. Adoptez une approche non technologique. Les petits groupes aiment ça.

Ajoutez une vraie expérience VIP qui sortira du lot

Pour vraiment ajouter une touche spéciale aux invités importants de votre événement, n’utilisez pas la méthode du tapis rouge, car on la voit si souvent que vos invités VIP ne se sentiront pas vraiment spéciaux. Au lieu de cela, réfléchissez à la manière dont votre événement peut réellement laisser une impression durable. Une bonne idée est de donner aux conférenciers, sponsors, invités célèbres et autres, l’accès à un espace partagé où ils pourront se mêler à d’autres invités de marque.

D’autre part, l’ajout d’un salon ou d’un espace supplémentaire pouvant servir de salon VIP ne devrait pas vous coûter un centime si vous le négociez dans votre contrat dès le début.

Cette approche peut vous faire économiser des dépenses inutiles et vous permet de prendre en charge de manière unique et originale vos invités VIP. Même si vous avez une grande star qui a besoin de son propre espace privé, poussez-les à passer un peu de temps à faire une rencontre dans cette zone et vos VIP en parleront pendant des jours.

Laissez notre guide sauver les arbres et votre budget

D’autre part, si votre événement est submergé de guides en papier non utilisés ou non recyclés, il est temps d’arrêter ce gaspillage inutile. Cela pourrait être la raison pour laquelle les applications événementielles sont devenues si populaires. Tout le monde a un téléphone portable, économiser de l’argent sur les guides peut vous aider à réorienter votre budget vers un meilleur Wi-Fi – les invités adoreront cela. Informez-les de cela pour qu’ils ne paniquent pas. Ils apprécieront en effet votre communication. De toute façon, si vous envisagez d’avoir une application, vous économiserez beaucoup d’argent. Sympa !

Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Ne payez pas les frais de transport pour les participants. Épatez-les d’une autre façon.

Si vous travaillez dans des événements d’entreprise, une grande partie de votre budget sera affectée au déplacement des participants vers le lieu. Dans certains cas, nous parlons de milliers et de milliers d’euros dépensés en classe affaires + des chambres d’hôtel pour chaque personne. Parfois en quelques heures ou quelques minutes. Il ne fait aucun doute que certains voyages sont un gaspillage de ressources et de temps. Sans considérer l’impact environnemental énorme. Pourquoi ne pas connecter ceux qui viennent de très loin d’une manière différente ? Avec la Réalité Virtuelle, ou mieux avec une vidéo 360 degrés.
Envoyez un kit de VR à vos invités et demandez-leur de se connecter pour bénéficier d’une expérience ultra personnalisée de l’événement.

Supposons que vous déplacez 10 cadres avec un vol long-courrier chacun (5 000€ et plus) et un hébergement pour 3 jours (600 à 900€), vous vous retrouvez ainsi avec une facture de 55 000€ à 60 000€. Une caméra 8K VR vous coûtera environ 7 000€ à louer- vous pourrez économiser en la regroupant avec votre matériel audiovisuel. Le logiciel pour diffuser en direct (si vous ne voulez pas utiliser les options disponibles gratuitement), coûtent environ 200€. Les kits de VR peuvent être loués à partir de 250€ par kit. Cela atteint environ 10 000€ au total. C’est 40 000€ d’économies. Si vous intégrez la VR dans un programme plus large qui encourage les dirigeants à faire preuve d’efficacité et de durabilité, beaucoup de gens trouveront que cette nouvelle alternative est une superbe idée.

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Favorisez une participation dynamique

Interroger votre public avec des formulaires ou un sondage peut être amusant, mais un micro permettra plus de dynamisme et d’enthousiasme de la part du public dans la salle.
Un micro peut être une alternative moins chère qu’une application de sondage. Vous n’avez qu’à en acheter un, puis utilisez-le à chaque événement que vous planifiez si vous le souhaitez. Plus vous l’utilisez, plus il sera un investissement prolifique.

Choisissez des desserts plus légers et abordables

Les desserts ont un impact sur vos participants. Le sucre vous distraira et empêchera l’apprentissage, le divertissement ou les discussions. Le coup de barre après le déjeuner arrive trop souvent. Une autre réalité est que si vous souhaitez respecter votre budget, vos options de desserts seront dans la plupart des cas décevantes. Une tranche de gâteau coûte en moyenne 8€ l’unité. Les gâteaux glacés sont une excellente alternative et ils coûtent 1,50€. Vous pouvez les placer selon leurs couleurs ou goûts pour stimuler la conversation. Un meilleur engagement, un meilleur échange entre les invités, moins de sucre mais toujours un moment de plaisir – vous aurez tout gagné. Autrement, vous pouvez envisager de créer une station de glaces à 3€ par personne.

Des lieux excentriques aux hôtels: économies en réservant plusieurs chambres

Vous seriez surpris de savoir combien de planificateurs d’événements ignorent comment les réservations groupées de chambres fonctionnent. Si vous amenez 300 personnes pour un événement, vous aurez certainement besoin de réserver 300 chambres d’hôtel. Ainsi tout un établissement sera complet en un instant ! Mais en faisant cela, faites en sortes d’obtenir un rabais sur cette réservation groupée. Si vous utilisez un lieu «cool», un espace inhabituel et que votre budget est réduit, réexaminez cette idée. Pour les événements de plusieurs jours, un hôtel pourrait en effet être une meilleure option.

Disons que vous planifiez une réunion dans une destination exotique. La plupart des participants choisiront l’hôtel que vous leur proposerez. Ils ne perdront pas leur temps à chercher, car ce sera plus pratique d’avoir une option d’hébergement au lieu de l’événement. Vous pourrez maintenant informer l’hôtel que des centaines, voire des milliers de clients vont se rendre dans leur propriété. Ils ont donc tout intérêt à vous donner le meilleur deal possible, notamment sur la restauration et la location de salle. Il se peut bien que vous n’ayez pas le temps de rechercher des propriétés. Il se peut que vous soyez trop occupé.

Les hôtels sont donc souvent la meilleure option lorsqu’un nombre important de personnes ont besoin d’un hébergement. Bien sûr, assurez-vous de tout savoir sur vos clauses, les minimums, les délais et toutes les mentions légales. Et connectez votre système d’enregistrement aux réservations des chambres d’hôtel pour vous assurer de pouvoir suivre leur occupation en temps réel.

Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Poussez vos invités à partager sur les réseaux sociaux

Les photomatons sont devenus très populaires dans les événements sociaux et, ils permettent de favoriser les gens à poster des photos de l’événement sur leurs réseaux sociaux. Cependant, maintenant ils sont presque devenus banals, alors c’est le moment idéal pour envisager d’autres solutions qui vous permettront d’économiser un peu d’argent, tout en favorisant la discussion et l’amusement. Louez un photomaton professionnel peut revenir assez cher, à la place, pourquoi ne pas louer un jeu géant pour que tous vos invités s’amusent de manière différent.

Des jeux géants et interactifs donnent l’avantage de briser la glace et d’encourager les personnes qui ne se sont jamais rencontrées à parler et à dialoguer naturellement en jouant en groupe. Les photomatons ne permettent pas aussi facilement de faire connaissance, car les invités ne feront certainement des photos qu’avec leurs amis proches. Par conséquent, les autres options qui amorcent une conversation peuvent faire des merveilles pour votre expérience sociale et créer davantage de liens.

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Envisagez ces alternatives intelligentes pour économiser de l’argent

Lors d’une remise des diplômes ou de prix, les frais peuvent vite s’accumuler. Un prix en acrylique rectangulaire coûte environ 50€, mais si vous y ajoutez des couleurs ou du verre, les frais peuvent vite grimper. Mais vous pouvez limiter la casse avec des portes-affiches avec une impression personnalisée au centre.

Voulez-vous économisez plus d’argent ? Commandez ces portes-affiches par lots et sur Internet. Ils sont notamment utilisés dans les vitrines pour afficher les prix et beaucoup de gens utilisent déjà ces blocs en plexiglas comme cadres photo, car ils ont un look moderne, tout en restant abordables. L’avantage de cette option est que vous pouvez la personnaliser au maximum, notamment en termes de texte, photos, en ajoutant le logo de votre marque, etc. Vous n’avez qu’à attendre de recevoir vos portes-affiches, après il vous suffira d’imprimer ce que vous allez y mettre, avec la possibilité de corriger vos affiches à volonté.

De meilleures expériences d’équipe avec la VR

Si vous planifiez votre prochain renforcement d’équipe ou événement d’entreprise dans une destination exotique, arrêtez de lire immédiatement. Si vous avez un gros budget, vous pouvez toujours vous le permettre, mais encore une fois, si vous avez un si gros budget, vous n’avez pas besoin de lire cet article. Supposons que vous déplacez 200 participants de l’autre côté du monde, dans un bel hôtel et que vous organisez des activités sur place pour eux. Vous dépenserez facilement des centaines de milliers d’euros. Alors pourquoi ne pas faire preuve de créativité et rester local ? La VR peut venir à la rescousse. Vous pouvez utiliser certaines expériences de réalité virtuelle ou développer la vôtre. Cela pourrait être tout aussi engageant et amusant que voyager, tout en restant économique !

Budget : 17 idées pour faire des économies lors d’un événement

Échangez vos conférenciers contre des sponsors et gagnez de l’argent au lieu de dépenser

Il est vrai qu’il n’est pas toujours facile de payer copieusement chacun de vos conférenciers.
Avant de commencer, permettez-moi d’apporter une précision :

  • Les conférenciers devraient toujours avoir un certain niveau de récompense pour leur présentation. Si vous vous souciez du contenu, vous devez leur offrir une récompense. Un prix est généralement le meilleur.

Vous pouvez transformer les tours de parole en opportunités de revenus. Cela semble génial, mais ce n’est pas aussi facile qu’il paraît. Vous pouvez en effet renforcer vos offres de sponsoring avec des opportunités de parole. La bonne nouvelle est que les sponsors les aiment. Ils y voient un moyen bien plus efficace de dialoguer avec le public. Le contenu sponsorisé se passe tout autour de nous. Dans de nombreux cas, les entreprises ont de grandes choses à partager, qu’un conférencier moyen n’offre pas. Ils peuvent partager des études de cas, des données, une expérience pratique, des tutoriels.

Génial, n’est-ce pas ? Le souci, c’est que l’envie de faire un argumentaire de vente est toujours là avec de nombreux sponsors. En principe, les conférences parrainées se terminent inévitablement par une triste présentation auto-promotionnelle qui déconcerte le public. Qui est à blâmer ? Bien sûr, l’entreprise, mais c’est pour cela qu’ils sont là à la base ! Ils veulent faire de nouvelles affaires. La promotion est le moyen le plus simple de le faire.
La bonne approche doit inclure un ensemble précis de lignes de conduites, partagées par l’équipe de l’événement, sur la manière de dialoguer correctement avec les participants.
Vous devez participer activement à la conservation du contenu et au partage des meilleures pratiques avec vos conférenciers parrainés.

Côté chiffres :

Les frais d’un conférencier de milieu de gamme peuvent varier en moyenne entre 1 000€ et 10 000€, selon l’industrie et les compétences. Vous devez ajouter les frais de déplacement et d’hébergement, une somme de 1 000 € à 6 000 € en fonction de la distance et des exigences.

Conclusion

Les dépenses pour un événement peuvent vite s’accumuler. Nous connaissons tous l’importance de la budgétisation dans la gestion d’événements. Les organisateurs d’événements recherchent en permanence des options plus économiques et proposent des idées d’événements novatrices et économiques. Nous espérons que certaines de ces idées de gestion de budget d’événement vous ont incité à reconsidérer la façon dont vous dépensez votre budget et vous permettront de réaliser des économies et d’améliorer encore davantage votre événement.

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