9 conseils pour organiser une fête de Noël d’entreprise

Organiser une fête de Noël d’entreprise peut s’avérer beaucoup plus compliqué que vous ne l’imaginez ! La réussite d’une fête de Noël sans encombre repose en grande partie sur une bonne organisation et sur la mise en place de nombreux éléments. Nous avons réuni quelques conseils pour vous aider à organiser votre fête d’entreprise ; ces conseils vous permettront de faire exactement ce qu’il faut pour que vos employés passent un excellent moment !

Soyez judicieux dans le choix de la date et de l’horaire

Deux éléments sont déterminants pour « bien » choisir la date et l’heure de votre fête :

  • La disponibilité – N’oubliez pas que la plupart des sociétés vont organiser le même type de fête durant la même période de l’année. Les derniers jours précédant les vacances de fin d’année, les salles de fêtes seront prises d’assaut pour recevoir de nombreuses fêtes de Noël privées et d’entreprise. Assurez-vous de prévoir une date et une heure où votre lieu de réception aura des disponibilités.
  • Le calendrier de vos employés – Vous devez connaître le dernier jour de travail « officiel » et choisir cette date pour organiser la fête. Personne ne désire revenir travailler le lendemain d’une fête de Noël d’entreprise ! Demandez aux ressources humaines de vous indiquer la dernière journée de travail « officielle » et programmez la fête cet après-midi ou ce soir-là.

Demandez des avis sur la fête de l’année précédente

Si vous voulez savoir ce que les gens attendent de leur fête de Noël, pourquoi ne pas directement leur poser la question ? Réalisez un questionnaire comportant quelques questions simples telles que :

  • Qu’avez-vous préféré à la dernière fête de Noël ?
  • Qu’aimeriez-vous retrouver de la fête de l’année dernière ?
  • Qu’est-ce qui vous a déplu à la dernière fête de Noël ?
  • Que souhaiteriez-vous ne pas voir renouvelé cette année ?

Ils pourront vous donner leur avis et vous indiquer ce qu’ils ont aimé et ce qu’ils n’ont pas aimé lors de la fête précédente. Ainsi, leurs réponses vous aideront à organiser une fête basée sur leurs préférences.

Attention : Vous ne pourrez jamais tenir compte de toutes les suggestions. Il est très probable que plusieurs réponses soient contradictoires (certaines personnes auront aimé la nourriture / le DJ / la musique / la salle / les jeux, tandis que d’autres les auront détestés). Essayez de trouver le dénominateur commun de tous ces retours et incluez les éléments que la plupart des participants ont le plus apprécié.

Suggestion : Envoyez vos questions à quelques personnes clé (pas plus de 20 ou 30). Demandez aux chefs des différents services ainsi qu’à quelques employés, sélectionnés au hasard, de vous remettre leurs réponses. Ce large échantillon vous permettra d’évaluer l’humeur générale, sans avoir à analyser des centaines de réponses.

9 conseils pour organiser une fête de Noël d’entreprise

Choisissez un thème

D’un point de vue technique, le thème d’une fête de Noël est généralement « Noël », ce qui signifie que tous les participants s’y rendent dans leurs plus belles tenues de Noël et profitent de la fête, de son chocolat chaud, de ses biscuits, de ses sucreries, de ses cadeaux, de ses chants de Noël et ainsi de suite.

Mais si vous organisez toujours ce type de fête, pourquoi ne pas rompre avec les habitudes en lançant un thème divertissant et créatif tel que :

  • Bal alpin – Organisez votre fête dans l’environnement chic d’un bal alpin pour profiter de la sophistication d’une station de sports d’hiver select.
  • Les années folles – Imprégnez-vous de l’atmosphère de l’époque de la prohibition ! Remontez le temps jusqu’aux années folles et au monde souterrain des boissons interdites, des gangsters et des garçonnes élégantes, pour une nuit d’amusement authentique et provocatrice.
  • New York, New York – Installez-vous dans le cadre luxueux de la Grosse pomme et accueillez vos invités avec un verre de champagne, tout en vous laissant divertir par des spectacles en direct, mis en scènes dans le monde chic de New York.
  • Tropical – Que diriez-vous d’emprunter la direction opposée cette année ? Plutôt que d’organiser une fête de Noël guindée et traditionnelle, faites monter la température, installez des spots lumineux et optez pour un thème tropical. C’est une excellente façon de proposer quelque chose d’original, et vous procurera un agréable changement d’atmosphère pour Noël.
  • Merveilles d’hivers – Recouvrez tout de blanc avec de la neige artificielle et servez l’alcool sur des luges. Proposez des amuse-bouches froids et des boissons glacées, dans un décor blanc, éblouissant et scintillant !
  • Le pull le plus laid – Lancez le concours du pull de Noël le plus laid, avec des récompenses pour tous les vainqueurs !

Prévoyez un budget important

Conscientes de son importance auprès des employés, la plupart des entreprises prévoient une certaine somme d’argent pour leur fête de Noël annuelle. Il vous incombe cependant d’économiser cet argent le plus possible.

  • Étape 1 : Trouvez des prestataires abordables. Il ne s’agit pas de faire des compromis sur la qualité, mais de trouver les prestataires (réception, restauration, divertissements, décor, etc.) proposant le meilleur rapport qualité / prix.
  • Étape 2: Essayez de trouver des services complets. Plutôt que louer les différents services de plusieurs prestataires, essayez de trouver des prestataires proposant l’ensemble de services dont vous avez besoin. Le tarif forfaitaire pour l’ensemble de leurs services devrait normalement être plus réduit que la location des services de plusieurs prestataires.
  • Étape 3 : Consacrez votre budget en priorité aux éléments importants. La plupart des gens apprécient une fête de Noël tant qu’il y a de la musique, de la nourriture et des boissons en abondance. Ce sont les éléments les plus incontournables. C’est pourquoi, la majeure partie de votre budget devrait y être consacrée. Le décor, l’emplacement et les extras doivent tous passer après la location du traiteur et du DJ ou des musiciens.

Choisissez un emplacement unique

Après avoir passé toute une année dans des bureaux et des salles de conférences, vos employés auront du mal à adopter un esprit festif sans sortir de leur environnement habituel. Trouver un lieu extérieur aux locaux ou aux bureaux de votre entreprise est donc primordial.

Quel type de lieu devriez-vous chercher ? Tout dépend entièrement de vous et de vos préférences. Voici cependant quelques idées de lieux à envisager :

  • Les salles des fêtes. Il s’agit de lieux consacrés à l’accueil de fêtes et dont l’espace est conçu pour être transformé en royaume de l’amusement et de la danse !
  • Hors zone urbaine. Quittez la ville pour un endroit original et nouveau. Vous pourrez même organiser une journée dans un site isolé où vos employés pourront venir accompagnés de leur famille !
  • Les activités. Pensez au paintball, au laser game, aux parcs de trampoline, aux champs de tir, et à tous les endroits proposant des activités divertissantes et originales.

Choisissez un emplacement original et différent pour rendre cette fête Noël mémorable !

9 conseils pour organiser une fête de Noël d’entreprise

Ne lésinez pas sur la nourriture et les boissons

Vous aurez beau vouloir croire que la présence de vos employés à cette fête reflète leur dévouement pour l’entreprise, la vérité est qu’ils viennent pour se détendre et pour décompresser. Et soyez certain qu’un bon nombre d’entre eux y participent pour le simple plaisir de manger et de boire aux frais de l’entreprise.

Alors donnez-leur ce qu’ils veulent ! Choisissez un traiteur proposant une nourriture savoureuse et de premier choix. Ne tentez pas d’impressionner vos employés avec des plats trop sophistiqués, mais offrez-leur plutôt le type de cuisine qu’ils apprécient. Cette fête est la leur, alors, offrez-leur la nourriture et les boissons qu’ils désirent et ne lésinez pas sur les quantités !

Engagez quelqu’un pour gérer l’événement

Vous aurez besoin d’un responsable, non seulement pour la coordination et la mise en place de cet événement, mais également pour la gestion de la fête elle-même. Le comité d’entreprise pourra désigner une personne chargée de veiller au bon déroulement de la fête, ou bien vous pourrez engager un coordinateur événementiel pour vous assurer que tout se déroulera sans problème.

Contrairement à ce que vous pourriez penser, c’est absolument indispensable ! Tant de choses peuvent mal tourner (avec l’équipement, la nourriture, les boissons, les animations, le personnel de service, les invités, les installations, etc.), que vous aurez besoin de quelqu’un de disponible pour gérer tous les problèmes, à mesure qu’ils surgissent.

Envoyez des invitations bien à l’avance

Les gens commencent à prévoir leurs vacances de Noël dès qu’ils connaissent la date de leurs vacances. Certains prévoient de partir dès qu’ils sortiront du travail, alors que les autres partiront un ou deux jours plus tard. Si vous voulez que tout le monde soit présent à la fête de Noël du travail, vous devrez envoyer les invitations dès que possible et avant qu’ils ne prévoient leurs vacances. Commencez à planifier cet événement plus tôt dans l’année (septembre ou octobre). Ne distribuez pas les invitations après la mi-novembre. De cette façon, vous serez certain que tous vos employés en tiendront compte lorsqu’ils planifieront leurs vacances.

Engagez des animations adaptées

La plupart des organisateurs événementiels pensent tout de suite à engager un DJ ou un groupe, mais si vos employés n’aiment pas danser, pourquoi ne pas envisager d’engager une troupe de comédiens, un comique, un magicien humoriste, ou un autre type d’animation unique ? Essayez de penser différemment pour rendre cette fête de Noël divertissante et originale !

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