8 conseils pour organiser une cérémonie de remise de prix réussie

 

1. Choisissez un lieu approprié

Une cérémonie de remise de prix improvisée au bureau ou dans une salle de lecture d’un campus universitaire ne va probablement pas avoir l’air très spectaculaire. Considérez un lieu qui a une signification historique ou qui est réputé pour ses nombreuses fêtes. Cela peut tout changer.

2. Thème

Une cérémonie de remise de prix peut être un événement officiel glamour ou plus décontracté. De toute façon, les cérémonies de remise des prix peuvent inclure un thème. Cela rend l’événement plus amusant et mémorable.

Voici des thèmes appréciés :

  • Noël (si la cérémonie a lieu à la fin de l’année)
  • Les Milles et Une Nuits
  • Les années 1920 avec un fond de bar clandestin
  • Futuriste
  • Le Far West
  • James Bond
  • L’Hollywood des années 50

Le thème façonne également plusieurs aspects de l’événement. Si vous choisissez un thème médiéval, par exemple, les récompenses peuvent prendre la forme d’un blason. Si vous utilisez un thème de Noël, le prix peut être une boule en cristal.

3. Animations

Les cérémonies de remise de prix doivent inclure une forme d’animations. La plupart des invités ne sont pas des lauréats et bon nombre d’entre eux ne connaissent probablement même pas les personnes honorées. Ces personnes vont perdre tout intérêt très rapidement. Ne vous attendez donc pas à ce qu’ils parlent du succès de l’événement sur leur compte Twitter.

La cérémonie et les discours officiels précèdent le spectacle. Ce dernier est ce que de nombreux invités attendent avec impatience. Voici quelques idées d’animations :

  • Musique en direct, y compris des solistes et des groupes
  • Comédiens de stand-up
  • Illusionnistes
  • DJ, classique ou moderne
  • Casino

Les clients ont tendance à passer un meilleur moment lorsque les animations incluent des activités auxquelles ils peuvent participer en groupe. En d’autres termes, des activités telles que la danse ou le karaoké peuvent être préférables à un spectacle sur scène où les invités ne sont qu’un public passif.

 

4. Intervenants / hôte

Qui présentera les prix ? Dans de nombreux cas, il s’agit du PDG/directeur ou d’une autre société. Cependant, nous recommandons un orateur professionnel capable de parler avec charisme.

Qui que vous désignez comme hôte, gardez à l’esprit que cette personne fera beaucoup plus que simplement annoncer quelques noms. Cette personne doit être capable de souligner de manière éloquente le parcours professionnel du lauréat, sa contribution à l’entreprise, et de répertorier d’autres réalisations comme le nombre d’années de service du lauréat et son rôle dans l’entreprise.

Lorsque nous partageons des idées pour des cérémonies de remise de prix, nous soulignons toujours la nécessité d’un orateur ayant une présence naturelle sur la scène. Si vous recherchez une vidéo aléatoire de TED Talks sur YouTube, vous découvrirez un certain nombre de conférenciers parlant sur un large éventail de sujets. Ce sont leurs compétences oratoires qui comptent. C’est le type de conférencier confiant que vous souhaitez pour votre événement.

5. Nourriture et boissons

Beaucoup de personnes mangent sans même s’en rendre compte. Même si la cérémonie est censée être uniquement destinée à honorer les receveurs, l’événement dans son ensemble peut être moins bien perçu si les participants ne sont pas satisfaits de la nourriture, à la fois en termes de qualité et de quantité.

Il faut toujours accorder une grande importance à la nourriture. Nous ne recommandons également pas que la nourriture soit limitée à des petits plats légers, surtout si l’événement dure une bonne partie de la soirée. Au minimum, prévoyez un dîner, de préférence un buffet, pour que vos invités soient rassasiés.

Vous devriez également inclure un bar où vous pourrez profiter quelques cocktails. Cela rehaussera vraiment l’événement, en particulier lorsque les participants porteront un toast aux receveurs des prix.

6. Marketing

Puisqu’il s’agit d’une cérémonie de remise de prix, les personnes n’ayant aucun lien avec votre entreprise ne seront évidemment pas intéressées. Cependant, bon nombre de participants auront un lien indirect, tels que les parents d’un collègue ou d’un lauréat du prix.
Un programme de marketing pour une cérémonie de récompenses doit inclure plusieurs choses. Il doit prendre en compte les réseaux sociaux.
Vous pouvez également faire de la sensibilisation hors ligne. Étant donné qu’il s’agit d’un événement officiel, envisagez d’envoyer des invitations traditionnelles sous forme de carte de vœux. Elles peuvent même être accompagnées d’une pièce distincte contenant des informations d’enregistrement.

 

7. Définir le budget

Prenez toujours en compte le budget lors de l’organisation de votre événement. Nous ne pouvons pas même plus compter le nombre de fois que nos clients ont dû effectuer des modifications de dernière minute en raison de coûts supérieurs à ceux prévus.

Chaque élément, du lieu de la fête à la nourriture, doit avoir son propre plan budgétaire. Assurez-vous également de réserver un budget de secours pour prendre en compte les coûts imprévus.

Etant donné que vous remettez des récompenses, il faut en tenir compte. Les trophées et/ou les plaques personnalisés varient en prix. Le coût varie de deux à quatre chiffres, en fonction de sa qualité. Aussi, combien de trophées sont présentés ?
Notre conseil ? Si le budget vous préoccupe énormément, considérez de choisir des récompenses en papier placées dans un cadre sophistiqué. C’est aussi souvent moins cher qu’un trophée personnalisé.

8. Valeur ajoutée

Soyons réalistes : si vous êtes, par exemple, l’ami d’un employé dont le collègue que vous n’avez jamais rencontré reçoit un prix, vous n’allez probablement pas vous intéresser à la remise des prix. Vous devez faire en sorte d’occuper ses personnes qui ne s’intéressent pas vraiment à la remise.

Pour cela, vous pouvez dépenser un peu plus pour la nourriture et les divertissements. L’événement peut également être doublé d’une conférence de réseautage où les participants rencontrent de nouveaux amis, partenaires commerciaux et même éventuellement des possibles intérêts romantiques. Cela peut être accompagné par une activité de groupe qui place des étrangers dans un environnement de travail d’équipe.

Un tirage au sort ou une tombola à la fin de l’événement représentent également des divertissements agréables. Vous pouvez également organiser des conférences ou à des séminaires d’information avant le début de la cérémonie de remise des prix.