6 astuces pour optimiser son temps, pour planificateurs débordés

Comment un planificateur d’événement survit-il à la succession d’événement ou aux périodes chargées ? Ils prennent des mesures simples de gestion du temps pour rendre les grosses périodes événementielles un peu plus facile et plus fluide. Vous trouverez ci-dessous 6 astuces pour mieux gérer son temps, et aider les planificateurs d’événements débordés comme vous !

1. Fixez-vous des objectifs

Il est important de définir vos objectifs bien avant tout événement et de les garder à l’esprit tout au long du processus de planification. Assurez-vous de prioriser les activités qui soutiennent les objectifs de cet événement. Toute tâche qui ne correspond pas directement aux buts de votre événement pourrait vous faire perdre un temps précieux.

2. Planifiez à l’avance et n’ayez pas peur de l’imprévisible

Minimisez au maximum le stress quotidien, en ayant une idée claire de ce qui doit être réalisé chaque jour. Prenez quelques instants chaque matin pour planifier les tâches qui doivent absolument être accomplies avant la fin de la journée. Il est également impératif de laisser du temps libre pour des circonstances imprévues. En tant que planificateur d’événements, il vous arrivera souvent des choses que vous n’avez pas planifiées. Garder cela à l’esprit vous permettra de consacrer du temps à toutes les urgences qui se présentent.

3. N’ayez pas peur de déléguer

La planification d’événements est un travail d’équipe, il est donc important de faire appel à tous les membres de son équipe. Au lieu d’assumer toutes les tâches, un organisateur d’événements peut tirer profit de l’apprentissage des compétences et de l’expertise de son équipe et de déléguer si nécessaire. En plus de mieux utiliser leur temps, les organisateurs d’événements peuvent développer simultanément des compétences en leadership, essentielles à leur développement professionnel.

4. Limitez les distractions

Qu’il s’agisse des réseaux sociaux, de télé-réalité ou de Netflix, nous avons tous nos vices. Mais pour un organisateur d’événements prévoyant un projet à venir, les distractions sont absolument préjudiciables à une bonne gestion du temps. Prenez note des choses que vous faites qui vous font perdre du temps et suivez mentalement les interruptions auto-induites, pour essayer de maximiser votre temps. Les organisateurs d’événements qui réussissent sont polyvalents, mais ils savent aussi quand ils doivent se concentrer sur une tâche sans distraction.

6 astuces pour optimiser son temps, pour planificateurs débordés

5. Trouvez du temps pour vous-même

Les organisateurs d’événements chargés ont tendance à travailler du lever au coucher du soleil. Bien que cela puisse sembler être une bonne idée, cela pourrait se retourner contre vous. Un bon conseil pour bien gérer son temps, c’est de prendre du temps pour soi, qu’il s’agisse d’une pause-café, d’une promenade rapide dans l’après-midi ou d’une pause pour aller à la salle de sport. Travailler sans arrêt peut vous épuiser beaucoup plus rapidement, et donc vous faire perdre du temps plus tard si vous êtes complètement fatigué.

6. N’ayez pas peur de dire non

Nous avons tous eu les yeux plus gros que le ventre et avons fait face à un stress grandissant. Cependant, prévoir trop de travail (bien que parfois sans le vouloir) peut être préjudiciable aux planificateurs d’événements déjà débordés. Pendant la saison des événements, les organisateurs doivent être des experts en matière de hiérarchisation des priorités. Cela signifie parfois, savoir dire non, lorsque des problèmes surgissent, car cela peut nuire à d’autres tâches essentielles. De bonnes compétences en gestion du temps ne consistent pas à dire oui à tout et à se tuer à la tâche en essayant de tout accomplir en une journée, mais savoir ce que vous avez la capacité de vraiment faire et quand dire non.

Quoi qu’il en soit, les planificateurs d’événements seront toujours occupés. Ca fait juste partie du travail. Être un organisateur d’événements a été classé comme l’un des emplois les plus stressants. Mais être extrêmement occupé ne doit pas nécessairement vous causer du stress supplémentaire si vous suivez ces conseils pour mieux gérer votre temps !

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