Quand on se prépare à organiser un événement, on fait vite un constat : il y a la théorie. Et il y a SURTOUT la pratique ! Une fois vos objectifs posés, votre retroplanning prêt et la checklist des actions à tenir imprimée, on rentre dans le vif du sujet. Mieux vaut être prêt à rester organisé coûte que coûte, savoir gérer plusieurs interlocuteurs en même temps. Sans oublier le fait de savoir tenir un budget et ne pas omettre les petits détails, sous peine de gros fiasco. Voici 5 choses à savoir pour être un bon organisateur d’événement. Car, c’est bien connu, une personne avertie en vaut deux !

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Organisation, organisation et organisation

S’il y a bien une chose qui vous gardera en bonne santé durant votre projet, c’est une organisation à toute épreuve. Planifiez, mettez à plat, utilisez des outils pour visualiser les objectifs, les actions et les interlocuteurs pour chaque étape. Et ré-adaptez au besoin en fonction des nouvelles informations que l’on vous donne. Quoi qu’il arrive, la rigueur sera de mise pour assurer un événement sous contrôle et ne pas vous faire déborder.

Tenez le budget au maximum

D’une, vous devrez gérer des chiffres, beaucoup de chiffres. De deux, il y a des chances pour que certains chiffres soient finalement plus importants que prévu, ou que c’autres coûts se rajoutent sans prévenir. Ce qui donne un budget non-respecté. Conservez toujours un œil attentif et régulier sur la somme globale. Demandez des devis au maximum, posez des questions pour éviter les imprévus, adaptez le budget global, négociez. Et prévoyez toujours un pourcentage en extra pour éviter les mauvaises surprises de dernière minute.

Il faudra travailler en équipe

C’est la pierre angulaire du boulot d’organisateur d’événement : la capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et prestataires. Supérieurs, employés, directeurs de salle, responsable événementiel, traiteurs, personnel du service, voilà votre lot quotidien. Tous ne partagent pas forcément les mêmes intérêts ni la même vision que vous. D’où l’importance de votre capacité à communiquer clairement, briefer simplement, échanger au maximum avec vos partenaires et dans certains cas, faire des compromis dans l’intérêt de tous.

5 choses à savoir pour être un bon organisateur d'événement

Soyez réactif en toute circonstance

Que vous le vouliez ou non, il y aura des changements de programme. De la part de vos supérieurs, de la part de vos prestataires, de tout le monde. Et parfois à la dernière minute, mieux vaut s’y préparer. Dans tous les cas, armez-vous de patience, prenez les choses une après l’autre, ayez toujours un plan B, soyez flexible et acceptez que votre téléphone devienne votre meilleur ami. Conseil crucial : à chaque changement mineur ou majeur, actualisez votre feuille de route et communiquez aux personnes concernées !

N’oubliez aucun détail

C’est un peu comme pour un film. On se concentre sur le scénario, le décor, le rythme et les acteurs. Mais on oublie qu’un petit détail peut parfois gâcher le tout. C’est pareil pour un événement. Un souci technique, un manque d’anticipation, une erreur dans le menu et vos invités ne retiendront que ça. Soyez donc le plus vigilant possible et pensez à tout. Posez des questions à tous vos prestataires, ne gardez pas de zones d’ombre dans le déroulement de la soirée, visualisez le fonctionnement précis de chaque service de l’événement, pour être sûr que tout se déroule comme il se doit.

Rappelez-vous que le budget événementiel d’une entreprise est souvent primordial, car le plus influent en termes de retombées marketing. Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour devenir un bon organisateur d’événements et transformer l’expérience en succès !

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