45 imprévus à connaître lors d’un événement + comment les éviter

Imaginez ceci, vous passez trois mois à planifier votre plus grand événement, le jour arrive enfin et les choses tournent mal. Si vous êtes un organisateur d’événements expérimenté, vous savez que cela peut toujours arriver mais s’il s’agit de votre premier événement, vous pourriez être pris au dépourvu. Voici une liste de choses qui peuvent mal tourner lors de votre événement. Si vous en êtes conscient à l’avance, vous serez prêt à rebondir en cas de besoin !

Les choses qui peuvent mal tourner pendant un événement

  1. La météo
  2. Être à court de nourriture
  3. Le conférencier est pris dans la circulation
  4. Les participants ne se présentent pas
  5. Espace disponible insuffisant
  6. L’addition dépasse le budget
  7. Pas assez de sièges
  8. Trop chaud / froid
  9. Le thème est un échec
  10. Le conférencier abandonne à la dernière minute
  11. La nourriture n’est pas à la hauteur des attentes
  12. Incendies
  13. Coupure de courant
  14. Éléments manquants
  15. La scène n’est pas bien installée
  16. Les participants sont confus
  17. Le PDG est mécontent du résultat
  18. Beaucoup trop de restes de nourriture
  19. Le conférencier est médiocre (offensif, pas drôle, sec, etc.)
  20. Les membres importants sont en retard
  21. La société de location effectue des changements de dernière minute
  22. Le menu du banquet n’est pas apprécié
  23. La planification est inadéquate
  24. Incident de transport (chute, retard, accident, etc.)
  25. Oublier de partager des documents au préalable, comme des PowerPoints
  26. Le conférencier dépasse la limite du temps
  27. Pas assez de temps de pause entre les segments
  28. Pas assez d’eau
  29. Le DJ fait une mauvaise prestation
  30. L’événement est à court de personnel
  31. Manque de parking
  32. Plus d’invités que prévu
  33. Le parking est trop loin
  34. Perte de l’attention des participants
  35. Files d’attente interminables
  36. Quelque chose se casse dans la salle (problème de plomberie, inondation, etc.)
  37. Le gestionnaire du lieu est absent
  38. Les principales personnes de l’événement ne répondent pas à leur téléphone ou ont disparu
  39. Circulation monstrueuse juste avant le début de l’événement
  40. Les vols des participants / du personnel / des conférenciers sont retardés
  41. Urgence médicale
  42. Oublie de fournir des options alimentaires pour la nourriture
  43. Salles de bain hors service ou insuffisantes
  44. Problèmes de chambres (nombre insuffisant de chambres, annulations de dernière minute, attribution erronée des chambres, etc.)
  45. Incident politique

Maintenant que vous connaissez les 45 choses qui peuvent mal se passer lors d’un événement, vous êtes préparé au pire ! Avec un peu de chance, vous éviterez la plupart d’entre eux, mais vous ne savez jamais ce qui pourrait vous arriver.

45 imprévus à connaître lors d'un événement + comment les éviter

Comment anticiper le pire : quand tout se passe mal lors de votre événement

Cela peut commencer par quelque chose de petit, comme l’une des imprimantes qui ne fonctionne pas. Puis les choses continuent à tomber comme des dominos, jusqu’à ce que vous vous retrouviez sans électricité, et même sans nourriture. Alors, quand vous êtes déjà à court de temps lorsque vous planifiez un événement, comment ajoutez-vous le temps nécessaire pour anticiper l’inattendu ? Comment planifiez-vous les catastrophes ?

Même si le mot catastrophe est impressionnant, rien n’est insurmontable, nous voulons simplement vous aider à planifier les choses qui ne se déroulent pas comme prévu ? Cela peut aider à classer les problèmes par niveau d’intensité. Une imprimante en panne ? C’est un problème de faible niveau. Une pluie torrentielle lors d’un événement en plein air ? Haut niveau. Le seul moyen d’éviter réellement les problèmes majeurs est de planifier les choses que vous ne pouvez pas contrôler et, même dans ce cas, soyez suffisamment flexible pour être toujours prêt.

Niveau d’impact des problèmes communs

Classer les problèmes par niveau de catastrophe peut vous aider à mieux évaluer comment les gérer avant et pendant l’événement. Cette liste n’est en aucun cas complète – on ne peut jamais tout inclure. Ceci est une courte liste, pour vous permettre de réfléchir aux problèmes potentiels, comme ceux que vous devez planifier à l’avance par rapport à ceux que vous pouvez résoudre rapidement.

Niveau 1 : problèmes à solution rapide

Les problèmes à solution rapide sont soit inattendus, soit pourraient être évités si différents systèmes étaient en place. La technologie de gestion des événements peut résoudre beaucoup de petits problèmes et permettre à l’événement de se dérouler de manière transparente.

  • Des longues files d’attentes
  • Pas assez de talkies walkies
  • Les sessions de discussions débordent
  • Changement de salle
  • Annulations de conférencier et changement de programme

Niveau 2 : des problèmes surprenants, mais toujours résolvables

Ces problèmes sont à la fois hors de votre contrôle et une part de votre planification.

  • Pas assez de nourriture et de boisson
  • Problèmes de société de location
  • Wi-fi irrégulier
  • Des problèmes de VIP et d’animations

Niveau 3 : problèmes qui deviennent dangereux

Ceux-ci sont en grande partie hors de votre contrôle. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas planifier pour certains. Si vous anticipez, vous pourrez peut-être créer des plans de sauvegarde en fonction d’informations connues.

  • Le temps
  • Cataclysmes
  • Coupure de courant
  • Urgence médicale
  • Une inondation ou une rupture de site
  • Le traiteur ne se présente pas

45 imprévus à connaître lors d'un événement + comment les éviter

Le temps est votre ami

Au cours de votre carrière, vous apprendrez des trucs et connaîtrez le type de problèmes à anticiper. Les planificateurs chevronnés rassemblent, tout au long de l’année des règles, qui guident leur processus de planification. L’événement est-il animé par des volontaires ? Prévoyez de faire moins que prévu et ne comptez pas sur le même niveau de qualité que lorsque vous travailliez avec du personnel rémunéré. Recevez-vous des VIP ? Attendez-vous à des problèmes de transfert et prévoyez du temps pour cela.

Conclusion

Enfin, ayez confiance en vous. Si vous êtes hésitant sur une partie de l’événement, qu’il s’agisse de la technologie, du lieu, de la nourriture, de la météo, etc., tenez compte de vos intuitions et faites des plans alternatifs. Vous faites appel à un traiteur pour la première fois et vous avez l’impression qu’ils ne s’avèreront pas fiables? Trouvez-en un autre. Écoutez les préoccupations de vos pairs, écoutez votre instinct et ayez confiance en vous.

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