3 outils pour tenir ses participants informés de l’actualité de son événement

Les événements sont stressants, et pas seulement pour leurs organisateurs. L’un des principaux obstacles rencontrés par les participants lorsqu’ils décident s’ils vont assister à un événement est le stress. L’organisation de leur déplacement, la réalisation d’une analyse de rentabilité pour leur participation et l’impossibilité de se rendre au travail pendant quelques jours ou plus demande *beaucoup* d’efforts. L’une des meilleures façons de réduire le stress des participants est de leur fournir le plus d’informations possible sur l’événement. C’est pourquoi, lorsqu’il s’agit de communication, vous devez régulièrement tenir vos participants au courant, afin qu’ils sachent ce qu’il se passe. Dans un monde parfait, votre communication serait si parfaite que personne ne vous poserait jamais de question.

Tenir ses participants informés grâce à la technologie

Quelle est donc la meilleure façon de tenir ses participants au courant ? Dans notre monde high-tech actuel, il serait insensé d’envoyer des informations par courrier : elles n’arriveraient jamais à temps ! Profitez de l’obsession de vos participants pour leur téléphone afin de leur transmettre toutes les informations nécessaires via e-mails, sites web événementiels et applications événementielles pour mobile.

3 outils pour tenir ses participants informés de l’actualité de son événementL’e-mail

L’e-mail est une excellente façon d’envoyer des informations avant un événement. Ils permettent, en outre d’envoyer des informations légèrement plus conséquentes que ne le permettent les notifications push. La bonne nouvelle est que l’adresse e-mail des participants ou des participants potentiels est l’information que vous avez le plus de chance de détenir.

Les meilleures façons d’utiliser les e-mails

  • Dirigez vos participants vers le site web de l’événement
  • Placez le contenu dans un endroit qu’ils consultent régulièrement
  • Segmentez les informations les plus importantes à envoyer
  • Segmentez les e-mails en fonction des besoins des différents participants

 

3 outils pour tenir ses participants informés de l’actualité de son événementLe site web de l’événement

Considérez le site web de votre événement comme son port d’attache. Les participants savent qu’il s’agit de l’endroit où ils doivent toujours se rendre pour se sentir « en sécurité » et obtenir les informations dont ils ont besoin. Votre site web inclut toutes les informations détaillées relatives à votre événement. Vous pourrez y communiquer les informations importantes, informer vos participants des changements précédant l’événement et les inciter à télécharger l’application mobile de votre événement.

Les meilleures façons d’utiliser le site web de votre événement

  • Les principales informations sur votre événement
  • Les annonces importantes
  • La localisation avec des cartes et des itinéraires
  • Une vue personnalisée

 

3 outils pour tenir ses participants informés de l’actualité de son événementApplication mobile de l’événement

L’application mobile de votre événement est essentielle à celui-ci. C’est la meilleure façon de tenir vos participants informés à la demande. Vos participants apporteront leur téléphone à l’événement, profitez-en.

La meilleure façon d’utiliser les applications mobiles événementielles

  • Utilisez les notifications push pour communiquer le lieu et la date à vos participants
  • Envoyez des informations et des notifications ciblées
  • Dans les messageries in-app
  • Cartes du lieu de réception faisant ressortir tout changement de localisation
  • Mettez le planning à jour au moindre changement

Conclusion

Les programmes imprimés, les grandes affiches et les informations transmises par courrier sont devenues dépassées. Il arrive souvent qu’un événement soit annulé ou déplacé dans une salle différente lorsque les programmes sont juste imprimés. C’est pourquoi la technologie événementielle facilite la transmission d’informations aux participants à moindre coût. Vous pourrez toujours rediriger vos participants sur une application, un site web ou un e-mail, même s’ils n’ont pas leur appareil sur eux. Vous réussirez surtout à réduire leur stress en leur facilitant l’accès aux informations concernant votre événement.

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