28 idées créatives pour optimiser son budget comme jamais !

Embauchez des bénévoles pour économiser sur les coûts du personnel

Vous pourrez peut-être fournir des références ou des postes futurs aux bénévoles qui pourront se démarquer ou leur donner des billets gratuits pour l’événement. L’un des meilleurs moyens de recruter du personnel gratuit pour vos événements consiste à donner du travail à des personnes qui ne peuvent pas se permettre d’acheter un billet. Il y a toujours des gens qui demandent des billets gratuits. Au lieu de refuser, vous pouvez leur demander de faire un travail en échange… ils peuvent collecter les billets, s’occuper de l’accueil ou d’autres tâches simples pour lesquelles vous auriez autrement payer quelqu’un.

Envisager une coopération afin de diviser les lignes budgétaires

Recherchez des avantages mutuels et un partage des coûts. Peut-être une entreprise a-t-elle cherché à accéder à votre créneau ou peut-être un influenceur de l’industrie a-t-il un nouveau livre à vendre. Vous pouvez utiliser ces accords mutuellement avantageux, afin d’échanger des services et des parrainages.

Reconnaître les entreprises locales comme un potentiel de parrainage

Soulignez les avantages des entreprises locales. Si votre événement signifie d’excellentes relations publiques pour les entreprises locales environnantes, vous pourrez peut-être en tirer parti pour réduire vos dépenses. Par exemple, un restaurant local peut sponsoriser la restauration, s’il pense que les visiteurs peuvent visiter son établissement par la suite.

28 idées créatives pour optimiser son budget comme jamais !Choisissez des périodes moins prisées, pour profiter de meilleurs tarifs

Modifiez la date ou l’heure de l’événement. (Les événements qui ont lieu le matin coûtent moins cher, surtout s’ils peuvent modifier l’espace et l’utiliser ultérieurement pour une autre personne.) Le choix d’une date ou d’une heure moins prisées vous assure de meilleures conditions pour négocier avec le vendeur.

Toujours négocier le prix – si vous ne demandez pas, vous n’obtiendrez rien

Certains coûts sont fixes, tandis que d’autres peuvent être négociables. Ce n’est pas une mauvaise idée de demander le prix. La négociation et le troc peut vous aider à faire plus avec un budget serré. N’oubliez pas que vous pouvez également disposer d’une base de négociation plus solide si vous utilisez le même fournisseur ou un même fournisseur pour plusieurs événements. Par exemple, négociez toujours les coûts audiovisuels, en particulier les frais liés au recrutement de fournisseurs externes. Repoussez toujours les tarifs d’Internet et de location d’équipement, et assurez-vous de les spécifier dans les contrats avant de signer un accord avec l’hôtel.

Collaborez à long-terme avec le lieu d’un événement

Si vous organisez un grand événement avec beaucoup de retombées publicitaires, la salle peut être ravie d’être associé à ce type d’événement prestigieux, ce qui peut avoir un impact sur le coût. Il est également important de souligner les avantages financiers potentiels à long terme d’un engagement à organiser des événements futurs sur le site et à en faire votre «maison» pour les prochaines années.

Utilisez des talents locaux pour économiser sur vos voyages et votre hébergement

Trouvez un conférencier ou un artiste déjà présent en ville. Ils pourraient être un local ou une personne impliquée dans un autre événement. Cela permettra d’économiser sur les frais de voyage.

Réduisez les dépenses en supprimant les éléments inutiles de votre événement

Si cela n’affecte pas votre mission ni l’expérience des participants, envisagez de les supprimer.

Réservez plusieurs événements pour réduire les coûts des sites

Réservez plusieurs événements ou plusieurs années sur un même site pour économiser davantage.

Éliminer le papier pour réduire les coûts d’impression

Éliminez les coûts d’impression et le papier, mais assurez-vous que votre public adoptera la technologie qui la remplacera. Une foule technophobe peut prendre un certain temps pour se préparer à l’idée.

Faites appel à des internes pour faire des économies sur les frais de conférencier et d’animateur.

Faites appel à des experts internes en tant que chefs de groupe et conférenciers.

Limitez le temps d’ouverture du bar pour faire des économies

Limitez les heures d’ouverture du bar et le nombre de boissons disponibles. Faire quelques cocktails vous fera économiser de l’argent par rapport à un open bar qui permet aux clients de monter quand ils le souhaitent.

28 idées créatives pour optimiser son budget comme jamais !Économisez de l’argent en choisissant des lieux insolites

Soyez créatif avec votre lieu. Les espaces extérieurs sont souvent moins chers que la location d’une salle. Cependant, tous les espaces extérieurs ne sont pas bon marché. Au lieu de jardins traditionnels et d’autres espaces extérieurs réputés, recherchez ceux qui sont moins susceptibles d’avoir organisé des événements auparavant. Aussi étrange que cela puisse paraître, les cours intérieures peuvent devenir très séduisantes avec quelques plantes et des lumières bien travaillées. Et elles sont souvent bon marché parce que les gens n’y pensent pas.

Recherchez des sponsors pour des articles coûteux

Recherchez des sponsors pour des postes coûteux dont vous ne pouvez pas vous dispenser, mais assurez-vous de disposer des données et des informations sur l’audience nécessaires pour appâter vos interlocuteurs.

Économisez du temps et de l’espace en réduisant le nombre d’aliments

Limitez vos choix d’aliments ou n’organisez tout simplement pas de repas. Vous économiserez de l’argent sur la nourriture, vous n’aurez pas besoin de tables volumineuses et mobilier en tout genre, vous économiserez sur l’espace et sur le personnel.

Réduisez les coûts des fournisseurs en branchant leurs services

Si vous avez un large public, contactez les fournisseurs avec lesquels vous travaillez afin d’obtenir des remises sur leurs services.

Informez le lieu si une célébrité vient – vous pourrez peut-être conclure un marché

Si vous invitez une célébrité ou un conférencier renommé, informez votre lieu. Ils voudront peut-être conclure un accord s’ils savent qu’un VIP viendra (et éventuellement), ils pourront en faire la promotion. .

Utilisez des tickets virtuels pour la restauration et les boissons pour économiser de l’argent

Offrez un ticket virtuel si les coûts technologiques s’accumulent. Vous recevrez ainsi des revenus des participants, tout en économisant sur les frais d’impression. S’il s’agit d’une option pour vous, cela peut être un bon générateur de revenus.

Collectez de l’argent avant l’événement en vendant des petits goodies

Vendez des goodies avant l’événement. Cela vous donne au préalable une source de revenus supplémentaire lorsque vous en avez besoin. Cela contribue également à accroître l’enthousiasme des participants à l’événement et garantit qu’ils ont le petit cadeau qu’ils souhaitent avant même d’y participer.

28 idées créatives pour optimiser son budget comme jamais !Considérez un espace plus petit avec des options d’extension

Choisissez une pièce plus petite avec un espace supplémentaire. Parfois, il est moins coûteux d’ajouter un espace extérieur à un espace intérieur plus petit avec tente, que d’opter pour la plus grande salle de conférence. Faites preuve de créativité.

Économisez sur l’affichage et l’impression en utilisant des applications pour les évènements

Économisez sur les technologies audiovisuelles coûteuses en plaçant tout dans la paume de la main de vos participants via une application mobile. Une application peut aussi vous aider à réduire vos dépenses.

Vérifiez les restrictions de restauration sur place pour éviter les erreurs coûteuses.

Comprenez les restrictions lors de la détermination du prix. Un lieu peut vous obliger à faire appel à leur service de traiteur, vous autoriser à utiliser des traiteurs figurant sur leur liste ou vous laisser choisir celui qui vous convient. Assurez-vous de connaître les coûts associés à chaque site. Vous ne voulez pas planifier avec un traiteur, uniquement pour apprendre par la suite que vous devez absolument utiliser leur liste coûteuse.

Vérifiez le coût du mobilier de la salle par rapport à la location externe

Vérifiez les meubles inclus. Certains sites viennent avec des tables et chaises, tandis que d’autres nécessitent la location. Comparez les prix des deux options pour voir ce qui sera le plus économique.

Faites payer à vos participants les conférenciers par le biais de sessions supplémentaires.

Si vous avez un conférencier principal qui souhaite vous accorder un peu plus de temps, vous pouvez organiser une session d’apprentissage privée ou de rencontre que les participants paient en plus. Par exemple, si votre orateur vous coûte 5 000 euros et qu’un peu plus de leur temps est chargé 500 euros, vous pouvez facilement récupérer vos 5000 euros.

Utilisez les réservations anticipées ou de dernière minute pour obtenir de meilleurs prix

Réservez tôt ou à la dernière minute. Vous obtiendrez les meilleurs prix si vous réservez à ces périodes. Bien entendu, les réservations de dernière minute limiteront vos choix et augmenteront votre niveau de stress si vous ne trouvez rien qui convienne à votre événement. Si vous organisez un événement qui peut être organisé n’importe où, prenez le pari de réserver à la dernière minute.

Augmentez les prix des billets pour augmenter les revenus

Une augmentation du prix du billet signifie plus de revenus, mais vous devez être sûr que votre public est prêt à le payer.

Créez votre propre matériel promotionnel afin d’économiser sur les coûts de production.

Créez vos propres supports de communication. Il existe différents outils gratuits afin de créer facilement du matériel promotionnel attrayant. Recherchez des ressources en ligne, proposant des modèles, tutoriels et autres outils sur la façon de concevoir des badges, des brochures, des dépliants, etc. Ces outils vous permettent de modifier le contenu facilement à partir de modèle déjà existant en un clin d’oeil, le tout gratuitement, moyennant souvent une simple inscription gratuite.

Cherchez des fonds publics ou communautaires pour vous aider avec votre budget.

Selon l’événement, une communauté pourrait être intéressée à parrainer votre événement avec des fonds publics disponibles. Renseignez-vous dans votre région.

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