27 astuces pour optimiser sa productivité de planificateur

S’il y a bien une problématique que vous rencontrerez lors de l’organisation de votre événement, c’est le manque de temps ! Ou plutôt… la frustration de vous rendre compte que, oui, c’est vraiment chronophage de tout gérer de front sans y perdre le boule ! Parce qu’on connaît la problématique sur le bout des doigts, on vous a concocté une petite liste de 27 astuces pour renforcer votre productivité, automatiser certaines tâches et gagner beaucoup de temps. Ce précieux… !

DEVENEZ UNE BÊTE DE BOULOT, MAIS SANS FORCER

1. Prévoyez votre programme du matin la veille au soir.

Profitez que vous ayez encore la tête dans le guidon en fin de journée pour vous lister ce qu’il vous reste à faire pour le lendemain, les projets à lancer, continuer ou finaliser. Cela vous prendre 5 minutes et vous économisera plus de 20 minutes de concentration le lendemain.

2. Préparez une to do list journalière.

Le meilleur moyen de ne pas perdre pied en cours de journée quand tout vous rattrape. Et d’accomplir ce qui doit être fait en temps et en heure. À bas, le mode « réactif », préférez le mode « pro-actif ».

3. Séparez votre to do list en trois parties.

Ce qui doit être fait en urgence, ce qui devrait être fait dans un timing plus ou moins proche, et ce que vous pourriez faire en plus si vous avez du temps libre. La logique, vous l’avez compris. Commencez par les urgences, bosser sur les sujets de fond ensuite. Et seulement si une petite pause s’impose, pensez au reste.

4. Listez-vous toutes les petites missions qui doivent vous prendre moins de 2 minutes à effectuer chaque jour

Envoyer un mail, rappeler un prestataire, valider un élément du traiteur. Faites-le vite et passez à autre chose, cela vous libérera l’esprit pour vous concentrer sur les grosses missions de la journée.

27 astuces pour optimiser sa productivité de planificateur

5. Une fois ça fait, enchaînez avec les missions les plus complexes et les moins agréables.

Il n’y a rien de pire que de procrastiner sur des petites missions « plaisir » en repoussant la grosse méchante. Sauf qu’une fois faites, vous allez vous sentir tellement soulagé et heureux. Go !

6. Donnez-vous des heures et des dates butoirs.

Et tenez-vous y ! Vous avez dit que vous boucleriez le choix du traiteur avant 18 h ? Faites-le. Sélectionnez, validez avec vos supérieurs, rappelez, réservez, et on en parle plus !

7. Le mieux est l’ennemi du bien.

Vous venez de passer 3 h sur le positionnement du logo sur votre carton d’invitation ? Arrêtez les frais. Valorisez votre temps pour des tâches beaucoup plus importantes et, oh combien plus urgente. Encore une fois, validez et si vous avez le go de votre hiérarchie, on passe à autre chose !

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8. Optimisez vos déplacements au maximum.

Il est parfois tentant de partir dans tous les sens par souci de réactivité et d’adaptabilité face à vos interlocuteurs. C’est niet ! Pensez d’abord à vous, et compressez vos déplacements et lieux de rendez-vous au maximum, gain de temps et énergie garantie !

9. Évitez les réunions intempestives si elles ne vous semblent pas nécessaires.

Mentionnez que vous pourrez lire le compte-rendu et que ce sera suffisant. Ou faites passer un point à un de vos collègues qui transmettra et restez concentré sur vos missions à vous.

10. Déléguez quand c’est possible !

Si vous êtes en charge de l’organisation, vous devrez prendre beaucoup de choses en compte. Mais pensez aussi à vous reposer sur des prestataires externes. Certaines salles travaillent main dans la main avec des partenaires pour la restauration, l’équipement, les animations. Pensez-y pour vous décharger.

METTEZ EN PLACE DES OUTILS SIMPLES, MAIS EFFICACES

11. Coupez les notifications du téléphone.

Quoi ? Mais si ! Ne communiquez votre numéro qu’aux personnes avec qui vous avez vraiment besoin d’échanger. Essayer de mettre une sonnerie spéciale pour ces personnes. Et laissez tomber le reste, ce n’est pas prioritaire. Vous aurez des phases de concentration plus longue, donc plus efficace !

12. N’hésitez pas à utiliser l’alarme ou une fonction « rappel » sur votre téléphone

Pour vous remémorer les coups de fils urgents à passer, les journées où une étape clé doit être réglée, etc. Histoire de vous libérer de la charge mentale pour d’autres tâches.

13. Essayez de chronométrer certaines tâches pour éviter de perdre un précieux temps à flâner.

C’est ce qui peut vite arriver quand on cherche une salle, un traiteur, un prestataire pour l’animation. On cherche… puis on finit par se perdre dans le méandres de la toile. Utilisez la méthode Pomodoro et donnez-vous quelques heures tout au plus pour établir une première liste, avant d’aller plus en avant dans les détails.

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14. Communiquez le plus efficacement possible avec vos prestataires.

Parfois, un petit coup de fil vaut mieux qu’un long mail pour expliquer tous les tenants et aboutissants. Un texto peut aussi faire gagner beaucoup de temps pour les petits détails de dernière minute. Sans oublier les mémos vocaux, un bon moyen de dire en 2 minutes ce que vous auriez écrit en 20 !

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15. Forcément, vous allez être sollicité.

Mais essayez de ne regarder vos mails et messages que trois fois par jour. Vous les traitez tous d’un coup, et vous retournez fouetter d’autres chats ! Prévenez vos interlocuteurs, qu’ils prennent l’habitude de rassembler leurs questions par la même occasion.

16. Classez vos e-mails par prestataires et thématiques pour votre événement.

Cela vous fera gagner beaucoup de temps quand le stock d’informations et le nombre d’e-mails grossira à vu d’œil. Archivez les informations nécessaires, supprimez les conversations inutiles, et mettez dans des dossiers bien identifiés.

17. Utilisez des modèles types pour votre brief.

Inutile de réinventer la roue à chaque fois. Créez des modèles Word ou Excel, reprenant les informations clés qui doivent être transmises à vos interlocuteurs. Il n’y aura plus qu’à remplir !

18. Établissez rapidement un carnet d’adresses reprenant tous vos contacts propres à l’événement.

Rentrez-les dans votre téléphone et identifiez-les tous clairement en reprenant le même mot clé. Vous n’aurez donc qu’à taper ce terme pour retrouver tous vos contacts en un clic et être sûr de n’oublier personne pour les envois de mail groupés.

19. Munissez-vous d’un carnet de notes qui deviendra votre meilleur ami.

Il faut souvent être très réactif quand on organise un événement, récupérer au vol quelques informations ou requêtes données par votre chef, vos prestataires ou la salle, notez tout en un seul endroit !

20. Ne perdez-vous jamais un peu de temps à divaguer sur les réseaux sociaux ou sur certains sites entre 2 missions ?

Pour en avoir le cœur net, utilisez une application qui calculera le temps passé par jour sur différents sites de votre usage. Et ainsi pouvoir éliminer quelques mauvaises habitudes au passage.

21. Portez des écouteurs.

Comment ça ? C’est une excellente technique pour donner l’impression à vos collègues que vous êtes occupés à écouter quelque chose d’important, et que vous n’êtes pas disponible pour les coupures propres aux open-space. Fourbe ? Malin, oui !

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EFFICACE OUI, MAIS JAMAIS AU DÉTRIMENT DE VOTRE BIEN-ÊTRE

22. Dormez !

Et oui, cela semble être un doux rêve que vous tournicotez tous les tenants et aboutissants de l’organisation de votre événement à bout de bras. Mais qui veut aller loin ménage sa monture, ce n’est pas le moment de flancher le jour J.

23. Écoutez de la musique motivante pour les tâches rébarbatives.

Et il y en a toujours : préparer la liste des invités, les sachets de goodies et on en passe. Autant optimiser ces moments moins demandeurs en matière grise pour vous rebooster avec de la bonne musique !

24. Respirez.

Cela peut sembler tout bête, mais quand on est soumis à beaucoup de stress et de sollicitations comme lors d’une organisation d’événement, on oublie parfois de se poser 2 minutes, de respirer un coup en se recentrant, pour repartir de plus belle. Faites-le !

25. Apprenez à dire non.

C’est très très TRÈS difficile, on sait. Mais il faut parfois savoir dire un petit non pour pouvoir prioriser des choses vraiment importantes, voire primordiale dans le déroulement de votre événement.

26. Soyez conscient des moments où vous êtes le plus efficace.

Est-ce de bon matin, quand les collègues ne sont pas encore arrivés au bureau. Est-ce plutôt en fin de journée, quand tout le monde s’en va. Au calme dans une salle de réunion, chez vous ou même dans un café avec un bruit ambiant. Favorisez ce type d’environnement qui vous rend productif et abattez le boulot !

27. Conservez au moins une journée par semaine où vous faites autre chose.

Cela peut sembler impossible ou une énorme perte de temps. Mais prendre un peu de recul reste souvent le meilleur moyen de rester motivé sur le long terme, plus créatif et donc… plus efficace !

On espère que toutes ces 27 astuces trouveront preneur ! Devenir plus efficace et productif ne doit pas forcément se faire en forçant plus, bien au contraire. Cela tient souvent à plus d’optimisation et d’automatisation, pour de précieuses minutes épargnées ! Quelle est votre astuce favorite, partagez les vôtres en commentaire, on attend que ça !

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