24 outils pour augmenter sa productivité de pro de l’événementiel

Il existe de nombreux outils que les planificateurs d’événements utilisent quotidiennement pour rester productifs. Voici quelques astuces pour les utiliser encore mieux. Les professionnels de l’événementiel ont beaucoup de ressources à leur disposition, mais cela ne veut pas dire que que vous connaissez tous les meilleurs secrets pour être efficaces. Voici quelques-uns des outils quotidiens des professionnels de l’événementiel, ainsi que comment les utiliser au mieux de leurs possibilités, et dont vous ne pourrez plus vous passer !

1. Evernote : prise de note et mise en forme

Si vous avez des préférences quant à l’apparence de vos notes, ou si vous savez que vous les copiez et les collez souvent avec un formatage spécifique, vous pouvez ajouter des paramètres de formatage par défaut, puis convertir la note entière pour les faire correspondre facilement chaque fois. Il peut s’agir de la couleur ou de la taille de la police, de l’interlignage ou d’autres options d’édition, mais ils conservent leur mise en forme habituelle, tels que gras, points, hyperliens ou soulignements.

2. IFTTT : rappels Gmail

Créez une applet dans If This Then That, cela crée automatiquement un nouveau rappel pour répondre à tous les e-mails que vous avez marqués dans Gmail sur votre application iOS.

3. Asana : licornes de célébration

Vous recherchez une motivation supplémentaire ? Allumez la licorne de célébration qui défile à l’écran pour vous faire savoir que vous avez atteint vos objectifs en vous rendant sur : Paramètres de mon profil > Astuces > Licornes de célébration. Vous pouvez également les ajuster pour qu’ils apparaissent après un certain nombre de tâches et cela vous offre également un mini-écran de bienvenue !

4. Hootsuite : organiser l’intention

Le tableau de bord Hootsuite peut être épuisant, en particulier avec de nombreux canaux à gérer, ce qui signifie que vous perdez du temps à chercher le contenu dont vous avez besoin. Au lieu de cela, vous pouvez créer des onglets que vous organisez en fonction de l’intention de votre travail, que ce soit par canal d’audience ou par interaction avec client. Faites ceci en allant dans : Menu de Lancement > Flux > Nom de l’Onglet > Saisissez le Nom > Appuyez sur “Entrée”. N’oubliez pas de garder des noms courts et faciles à classer, pour vous faire gagner du temps et de l’énergie, en particulier si vous essayez de placer tout au tableau de bord.

5. Google Drive : formulaires

Pour créer facilement des formulaires de commentaires d’événements adaptatifs, ainsi que gérer les réponses précédentes et créer des bases de données d’informations sur les participants, vous pouvez créer des formulaires interactifs dans votre Google Drive, qui peuvent également être facilement liés ou partagés sur les réseaux sociaux ou par courrier électronique. De plus, ils ont aussi des modèles pratiques si vous ne savez pas par où commencer ou si vous cherchez à gagner du temps, vous pouvez y accéder en allant sur :
Tableau de bord Google Drive > Nouveau> Plus >Formulaires Google

6. Trello : améliorations gratuites

La version gratuite comprend 3 fonctions d’améliorations cachées, notamment la visualisation des cartes programmées pour suivre vos échéances et fournir une aide visuelle, les cartes vieillissantes qui disparaîtront en fonction de la date de votre dernière ouverture et le vote par carte, permettant la collaboration d’équipe pour décider les meilleures idées. Allez sur : Menu du Tableau de bord > Améliorations > Activer / Désactiver celui que vous souhaitez

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7. IFTTT : synchroniser Gmail et Evernote

Partagez facilement vos courriels dans Evernote en utilisant cette applet qui transforme une étiquette Gmail en réponse automatique à synchroniser avec Evernote. Parfait pour le travail hors ligne ou si vous avez besoin de faire beaucoup de notes d’édition et avez besoin d’un accès depuis n’importe où !

8. Todoist : délais automatiques

Ne perdez pas de temps en écrivant des dates et en parcourant des calendriers pour créer des délais dans Todoist. Plutôt : Tapez le titre de la tâche et indiquez «par» ou «le» et le jour et un calendrier ou un horaire apparaîtra pour le jour de la semaine.

9. Asana : tâches Email

Générez des listes de tâches à partir d’e-mails, en convertissant des e-mails entiers de manière à disposer immédiatement de toutes les informations dont vous avez besoin, ce qui est parfait pour y revenir plus tard sans encombrer votre boîte de réception avec des e-mails marqués ! Le corps de l’e-mail devient la note de tâche, tandis que la ligne de sujet devient le titre et les copies de l’e-mail seront automatiquement ajoutées à la tâche. Faites ceci en :
En envoyant vos courriels à votre adresse x@mail.asana.com, les pièces jointes seront également transférées.

24 outils pour augmenter sa productivité de pro de l’événementiel 10. Slack : liste de tâches instantanée

Vous pouvez être habitué à marquer des éléments importants dans Slack, mais comme chaque message, commentaire ou fichier peut être marqué, vous pouvez facilement y accéder depuis le menu Flexpane et les mettre en ordre au moment où vous les marquez, afin de créer une liste de tâches personnalisée et facile à gérer !

11. Google Drive : dicter

Les applications et les logiciels de dictée peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent, en particulier lors de la prise de notes ou si vous essayez d’effectuer plusieurs tâches à la fois et il s’avère que Google Drive a sa propre fonction ! Allez sur : Google Drive > Nouveau Document Texte > Outils > Saisie Vocale > Sélectionnez l’icône « Mic ». Cela permettra même certaines commandes d’édition telles que “l’italique” ou “gras”.

12. Buffer : partages de citation

Trouver du contenu à partager sur les réseaux sociaux de votre marque peut prendre beaucoup de temps. Avec cette astuce de Buffer, vous pouvez facilement ajouter des citations significatives ou intéressantes à la liste, à partir de vos propres recherches et documents de lecture et il sera automatiquement relié à l’URL ou vous êtes actuellement aussi. Mettez simplement en surbrillance toute citation sur un site Web, cliquez sur l’icône «Buffer» du navigateur, puis ajoutez-la à vos canaux de médias sociaux.

13. Inbox par Gmail : snooze

Cela peut ne pas sembler utile, mais vous pouvez utiliser cette fonction pour planifier des suivis de courrier électronique, ainsi que de «remettre à plus tard» des messages que vous n’avez pas besoin de traiter aujourd’hui, pour les empêcher de saturer votre boîte de réception. Cela peut être fait via l’application de la boîte de réception ou en consultant votre Inbox par Gmail sur un ordinateur de bureau.
Simplement : Sélectionnez Courriel > Cliquez sur l’icône Horloge > Régler l’heure suggérée / heure spécifique. Vous pouvez également créer des temps de répétition par défaut en allant dans votre boîte de réception et en sélectionnant : Menu > Paramètres > Snooze > Sélection des spécificités > Clic sur «Terminé»

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14. IFTTT : ne pas déranger

La meilleure applet pour préserver la productivité et éviter les distractions, en particulier si vous êtes très sollicité, car il vous permet de marquer facilement 60 minutes dans votre Calendrier Google en “Ne pas déranger”, de sorte que vous pouvez vous concentrer et réaliser des choses.

15. Google Drive : hors connexion

Pour que vous puissiez travailler sur vos documents où que vous soyez, sans vous soucier du Wi-Fi partiel, Google Drive vous permet de travailler en mode hors connexion, bien que vous devez planifier cela à l’avance et évidemment, la synchronisation ne se fera pas automatiquement tant que vous n’avez pas à nouveau accès à Internet pour éviter d’arrêter votre flux de travail. Faites ceci en allant sur : Menu > Paramètres > Synchronisation hors connexion > Activer

16. Evernote : table des matières

Il est facile pour les cahiers dans Evernote de devenir trop volumineux et ennuyeux, de sorte que vous perdez votre temps à rechercher les informations dont vous avez besoin. Rendez-les faciles à indexer en ajoutant une table des matières en allant sur :
Le Carnet de note > Édition > Tout sélectionner > Table des matières

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17. Asana : changer le délai

Dans le secteur des événements, les choses peuvent changer rapidement et le changement des délais peut être difficile, surtout si vous êtes organisé ! Dans Asana, vous pouvez déplacer plusieurs projets et tâches à la fois pour tenir compte des délais changeants dans :
Menu Affichage > Tâches par date d’échéance > «Cliquez sur + Maj» > Commande (Ctrl sur le bureau) + flèche haut / bas pour définir le nouveau jour et l’heure.

18. IFTTT : ajouter des contacts iOS à Google

Cette applet vous permet d’avoir un croisement Google et iOS sympa vous permettant de synchroniser vos contacts iOS avec des services Google, tels que des calendriers, des feuilles de calcul et vos propres contacts Google.

19. LinkedIn : notifications automatiques de lead

La prospection et la génération de leads peuvent être fastidieuses et chronophages, laissez donc LinkedIn supprimer une partie de cette charge de travail en créant des notifications de nouveaux leads qui répondent à vos critères, par secteur, rôle, domaine ou d’autres critères spécifiques. Il faut d’abord un peu d’ajustement pour trouver les meilleurs critères de ciblage qui vous conviennent, mais une fois que vous aurez trouvé le juste équilibre, vous gagnerez tout le temps et les efforts nécessaires pour parcourir les profils. Pour ce faire, utilisez la fonction de recherche avancée et définissez les critères (en vous assurant de sélectionner le type de « personnes »), puis cliquez sur « Enregistrer la recherche ». Vous pouvez ensuite modifier la fréquence des alertes à votre guise et accéder directement à votre boîte de réception !

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20. Todoist : tâches de rappel

Utilisez cette solution de rechange pour ajouter des rappels à votre liste de tâches, ou pour empêcher les tâches d’être supprimées si vous en avez besoin pendant une période prolongée, en créant une «tâche incomplète». Faites ceci en commençant une tâche avec un « * » et il ne sera pas supprimé de votre liste. Supprimez simplement l’astérisque une fois que vous avez terminé et que vous souhaitez le supprimer !

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21. Evernote : carnets de notes liés

Il est possible que des projets ou des carnets de note se chevauchent dans Evernote et que vous puissiez maintenant les empiler, afin que toutes les informations se trouvent au même endroit. Il suffit de glisser-déposer l’un sur l’autre pour les associer.

22. Trello : convivial pour tous

Rendre vos boards Trello accessibles est évidemment important, mais cela peut aussi avoir le double avantage de rendre vos boards plus frappants et plus intéressants visuellement, car cela ajoute des motifs aux étiquettes elles-mêmes pour permettre de les distinguer.
Barre Latérale ou Menu Carte > Editer les étiquettes > Activer / Désactiver le Mode Daltonien > Options de sélection

23. Gmail : répétition de rappels

Évitez de perdre du temps à mettre en place des rappels pour des tâches ou des activités régulières, en mettant des répétitions dans votre calendrier et évitez d’oublier constamment les mêmes choses ! Boîte de réception > Créer > Rappel > Détails du type de rappel > Snooze > Date et heure > Sélectionner la date et l’heure du premier rappel > Ne pas répéter > Sélectionner Options > Enregistrer

24. Google Drive: convertir une image en texte

Numériser des documents peut être nécessaire, mais que se passe-t-il si vous voulez obtenir les données dedans ? Cela peut ralentir la productivité si vous saisissez simplement ce qui est écrit ou si vous devez abréger pour le partager avec d’autres. Plutôt :
Google Drive > Télécharger (ou trouver le fichier souhaité) > « Convertir au format PDF » ou « Image en texte » > Ouvrir. Cela créera un nouveau document dans Google Drive en fonction de l’option sélectionnée.

Conclusion

Ces trucs et astuces devraient non seulement vous aider à améliorer votre productivité, mais également à optimiser vos outils et vos ressources, pour mieux les utiliser et synchroniser pour rationaliser réellement vos procédures. Les organisateurs devraient tout tenter pour essayer d’économiser un peu de leur précieux temps.

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