10 étapes indispensables pour organiser un mariage inoubliable

1) Définissez un budget et respectez-le

Les mariages peuvent coûter très chers et comme avec tout autre événement, à mesure qu’approche le jour J, vous devrez probablement prendre en compte des éléments qui n’étaient pas initialement prévus dans votre budget.
Prévoyez un budget et respectez-le. Si vous pensez devoir ajouter certains éléments à votre « liste de souhaits » en vous approchant du mariage, intégrez-les à votre budget dès le début. Dès le premier jour, ayez pour objectif de ne pas dépasser le montant alloué à votre budget.

Vous avez dépassé le budget prévu pour les fleurs ? Réduisez en conséquence le budget prévu pour un autre élément de votre liste. Laissez-vous une certaine liberté et prévoyez les grosses dépenses et les indispensables en priorité dans votre budget, pour ne laisser aucun doute sur ce qui doit être payé, contrairement aux dépenses de votre « liste de souhaits » que vous pourrez vous permettre de supprimer à tout instant.

2) Créez un planning

Avec le budget, le planning est ce qu’il y a de plus important pour organiser un mariage comme un professionnel de l’événementiel. Soyez raisonnable en élaborant votre planning, veillez à ce qu’il corresponde à vos prévisions et reportez les échéances sur un calendrier. Pour vous aider dans votre planification, nous vous recommandons vivement de suivre les meilleurs sites de mariage qui proposent, le plus souvent, des checklists et des plannings. Vous devrez également vous assurer de disposer de suffisamment de temps avant le mariage pour prévoir et intégrer des commandes qui pourraient prendre plus de temps que d’autres.

3) Procurez-vous des outils événementiels adaptés

Les outils événementiels sont les meilleurs alliés de l’organisateur d’événements ! Outre les checklists de mariage en ligne, recherchez des applications d’événementiel adaptées aux mariages et proposant des budgets, des checklists ainsi que des rappels ou bien, si vous le préférez, utilisez vos applications de référence pour l’organisation d’événements. Elles fonctionnent tout aussi bien.

Certains organisateurs sont plus à l’aise sur Excel, tandis que d’autres, plus vieille école, préféreront noter toutes les dépenses réalisées pour un événement. Cela ne tient qu’à vous. À la fin de la journée, assurez-vous cependant de garder une trace de toutes vos dépenses, pour faciliter vos efforts d’organisation !

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4) Choisissez les détails importants

Une fois votre budget prévu et le planning du mariage réalisé, il sera temps de décider des détails les plus importants de tous. La taille du mariage ayant le plus gros impact sur votre budget, vous devez d’abord créer une liste des invités et la respecter le plus possible.

Une fois cette liste terminée, passez au choix de la réception, de la date et du thème du mariage. Sélectionner la réception pour un mariage est une démarche qui diffère peu des autres types d’événements.
Vous allez devoir rencontrer les responsables de salles de réception, dresser la liste de ce qui sera fourni le jour du mariage et de ce qui ne le sera pas, leur demander de vous envoyer un devis et trouver les dates de disponibilité correspondant à la période que vous vous êtes fixée. Des couples se marient constamment, ce qui peut rendre difficile votre recherche du week-end idéal, mais plus important encore, les détails et le service proposés sur le lieu de la réception sont primordiaux.

Avant de signer le contrat de location du lieu de la réception (et tous les contrats des prestataires), lisez-le attentivement et pensez à demander s’il vous serait possible de vous y rendre lorsqu’un événement s’y déroule, afin de vous donner un aperçu de la salle décorée et remplie d’invités ! Il est important que l’organisateur puisse voir le lieu de la réception en action, avant de s’engager.

5) Créez des designs de qualité

Peut-être disposez-vous de contacts de designers auxquels vous faites régulièrement appel pour vos événements ? Si vous pensez que l’intervention de l’un d’eux serait adaptée à un mariage, assurez-vous de le contacter et de lui demander son aide pour la conception des pancartes, des invitations, des programmes et des faire-part !
Il n’y a rien de plus extraordinaire que des alliances sur-mesure et créatives, dont la touche unique reflète le style et la personnalité du couple !

6) Les prestataires, votre gage de réussite

Sélectionnez minutieusement vos prestataires. Trouvez des références pour chacun d’eux et créez une base de données contenant leurs coordonnées ainsi que celles d’un remplacement. En règle générale, n’oubliez jamais que les prestataires sont identiques pour tout événement grand public ou d’entreprise, mais qu’il peut dans ce cas s’agir d’un DJ, d’un traiteur, d’une entreprise d’éclairages et de décorations ou d’une société de photomatons, d’un fleuriste ou d’une boutique de robes de mariée.
Il est important de rencontrer plusieurs fois chaque prestataire et de vous assurer que tous vos contacts vous comprennent comme s’ils étaient une extension de vous-mêmes. Ensemble, vous allez faire vivre une expérience mémorable à la mariée, au marié et à leurs invités.

organiser un mariage

7) Tout est une question de service client

Peu importe le type d’événement organisé, les professionnels de l’événementiel font toujours leur maximum pour garantir un service exceptionnel. En organisant un mariage, il ne faut jamais hésiter à se mettre en quatre pour toutes les personnes concernées. Ayez recours à des prestataires pour offrir des cadeaux personnalisables aux invités, trouvez des cadeaux spéciaux pour la famille des mariés et personnalisez-les pour qu’ils puissent les chérir à jamais et confectionnez des sachets de bienvenue pour les invités, que vous déposerez dans l’hôtel sélectionné.

Assurez-vous que chaque sac de bienvenue contienne le programme du week-end ou de la journée de l’événement, l’endroit et l’heure, ainsi que des petits cadeaux que vous pourrez personnaliser en fonction de l’endroit où se déroule le mariage, comme une bière locale ou un produit sur lequel serait inscrit le nom d’une équipe sportive s’il s’agit d’une ville réputée dans le monde du sport ! Vos invités adoreront l’attention derrière ces sachets de bienvenue.

8) Prenez du temps pour vous

Même les organisateurs de mariages endossant le costume du marié ou de la mariée ont parfois besoin de souffler et de se reposer le jour de leur mariage ! Pour être certain de rester centré sur vous, il peut être très intéressant de faire appel aux services d’un coordinateur de mariage qui prendra simplement la suite de votre superbe organisation, là où vous en étiez resté !
En tant que professionnel de l’événementiel, il sera ébloui par vos checklists et par vos bases de données des prestataires, qui s’avèreront bien utiles le jour de votre mariage. De nombreuses petites entreprises d’événementiel, spécialisées dans les mariages, proposent les services d’un coordinateur à un prix abordable. Le jour J, leur prestation vous libérera l’esprit et vous garantira une journée libre de tout stress, durant de laquelle vous serez assuré que tous vos prestataires recevront un accueil d’exception par un autre professionnel de l’événementiel.

Vous serez soulagé de savoir que quelqu’un évoluant dans votre domaine d’activité endossera votre tenue professionnelle pour vous permettre de vous préparer pour le jour dont vous avez rêvé toute votre vie !

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9) Anticipez les défis

Aucun mariage ne se déroulera à la perfection, même s’il est orchestré par les meilleurs organisateurs événementiels. Attendez-vous à ce que quelque chose ne se passe pas comme prévu, et lorsque ce sera le cas, si vous êtes la mariée ou le marié, vous devrez être suffisamment préparé pour que votre coordinateur puisse intervenir et gérer le problème ou bien vous devrez simplement ne pas vous en soucier ! La logistique du jour J a parfois tendance à être négligée. C’est pourquoi, en tant qu’organisateur du mariage, vous devrez à tout prix, vous assurer de passer votre checklist en revue à plusieurs reprises.

Le jour du mariage, il est fréquent d’être confronté à une multitude de petits soucis, tels qu’une fermeture éclair cassée sur une robe, la disparition de centres de table, le fait de ne pas savoir où placer un prestataire lors de la réception, etc. Gardez toujours votre sang-froid et prévoyez un plan de secours à votre plan de secours. Il ne faut pas être cardiaque pour endosser le rôle d’organisateur de mariage. Il faut être réactif lorsqu’un problème survient et pouvoir intervenir avec fermeté pour surmonter tous les obstacles qui se dressent sur votre route.

10) Admirez le résultat

La plupart des couples ne prennent pas le temps d’admirer le résultat une fois que tout a été planifié et que tout est en marche. Prenez quelques minutes pour vous détendre et profiter des efforts qui ont été nécessaires pour organiser et créer des souvenirs forts en émotions et en plaisir. N’oubliez pas que la mise en place d’événements requiert énormément de temps, de sueur et de travail, mais que les mariages sont des événements d’une autre nature. Leur mise en place demande des mois, parfois des années et pouvoir vous imprégner du résultat de tous vos efforts vous procurera un sentiment incroyable.
Pour conclure

Un professionnel de l’événementiel peut prendre beaucoup de plaisir à préparer des mariages. Savoir anticiper avec les bons outils et les bonnes astuces vous sera très utile lorsque vous vous lancerez dans l’organisation d’un mariage, dont le processus pourra certes vous submerger, mais s’avérera également gratifiant. Nous espérons que ces conseils seront utiles pour tout professionnel de l’événementiel, ou futur organisateur de mariage !

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