10 critères à prendre en compte avant de choisir un traiteur

Parmi les choses qui peuvent vous faire réussir un événement ou non, la qualité, le goût et l’apparence des aliments et des boissons que vous servez font partie des choses les plus importantes. Demandez simplement à vos invités. Ils ne se souviendront probablement pas vraiment de la décoration ou des divertissements, mais ils se souviendront certainement si leur repas était excellent ou au contraire, décevant. Cela dépend beaucoup de votre choix de traiteur et si cette décision ne vous semble pas primordiale, considérez-la sous cet angle… Une restauration exceptionnelle peut sauver un événement raté, mais une mauvaise restauration loupera à coup sûr la meilleure des soirées.

1 – Réactivité et intérêt à reconnaître à vos besoins

Parmi tous les professionnels de l’événement et de la restauration auxquels nous avons parlé, cela a été cité maintes et maintes fois : la réactivité et l’intérêt d’un traiteur lors de vos premières conversations indiquent la façon dont ils vont travailler pendant la durée de leur contrat avec vous.

Beaucoup de traiteurs prétendent avoir la meilleure nourriture, préparée avec les ingrédients les plus frais au prix le plus compétitif, mais il est aussi essentiel qu’ils répondent rapidement à vos appels et e-mails et qu’ils soient ouverts aux critiques et aux suggestions. Bien que ces facteurs puissent avoir l’air insignifiants par rapport au goût et aux coûts, cela indique, en réalité, que le traiteur est vraiment soucieux de répondre aux besoins de ses clients et de veiller à ce qu’ils soient satisfaits du produit et du service offerts.

Un futur traiteur doit en apprendre le plus possible sur vous au cours de vos premières conversations avec eux. Vous devez donc vous attendre à ce que votre traiteur pose des questions environ 20% du temps, et vous devrez ensuite apporter des réponses et définir vos besoins environ 80% du temps. Si un traiteur ne vous pose pas de questions sur l’événement, il vous verra peut-être seulement comme le prochain client sur sa liste. Un traiteur doit s’intéresser aux détails de votre événement. Il doit poser des questions sur votre thème, le but, le budget et les objectifs de celui-ci.

2 – Capacité de gérer votre type d’événement

Tous les traiteurs ne sont pas parfaits, ni tous les types d’événements, et de nombreux traiteurs eux-mêmes l’admettent ouvertement.

Les traiteurs organisent tous de nombreux événements, mais certains desservent différents marchés plus efficacement que les autres. Il est donc important de poser suffisamment de questions pour déterminer si un traiteur a la bonne expérience pour vous. Chaque traiteur a des domaines dans lesquels il est spécialisé, alors même un traiteur avec une excellente réputation n’est peut-être pas la meilleure solution pour vous. Par exemple, certains sont plus «boutique» et se spécialisent dans des événements sociaux intimistes et plus petits. D’autres sont spécialisés dans les services de grandes entreprises et de sociétés à but non lucratif.

Ainsi, lorsque vous interrogez vos traiteurs (vous devez parler à au moins trois traiteurs pour tout événement avec un budget raisonnable), vous devez préciser le type de nourriture et/ou de présentation que vous souhaitez. Sinon, vous pourriez choisir un traiteur qui ne correspond tout simplement pas au type ou au style de votre événement.

Certains traiteurs excellent avec l’organisation de barbecues parfaits pour les pique-niques d’entreprise. D’autres savent cuisiner des plats méditerranéens exceptionnels pour un événement à thème, et d’autres proposent des services très élégants qui conviennent parfaitement à un gala d’affaires. Vous devez choisir le traiteur qui convient à cette fonction spécifique, pas seulement parce que vous l’avez déjà embauché pour une réunion d’entreprise ou à une fête des employés.

 

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3 – Flexibilité concernant les options du menu

Pratiquement chaque traiteur dispose d’un menu standard ou de menus à choisir. Et, beaucoup fournissent une certaine flexibilité pour adapter ces menus à vos besoins spécifiques en substituant des éléments spécifiques et / ou en personnalisant d’autres. Tout traiteur sait ce qu’il doit offrir quelques options de menu différentes, constamment mises à jour aux tendances actuelles. 

Cependant, les traiteurs hors pair iront au-delà des options de menu standardisées et seront prêts à créer des tarifs incroyables qui correspondent à des besoins diététiques et à des thèmes spécifiques. Si un traiteur ne souhaite pas adapter son menu ou mettre au défi son personnel de travailler avec votre thème personnalisé, c’est très mauvais signe. 

Le traiteur idéal devrait également être disposé à traiter (ou au moins considérer) des demandes spéciales. Demandez au traiteur s’il est disposé à inclure une recette de famille que vous lui fournissez, ou acceptera-t-il de travailler avec des éléments ayant une importance particulière pour le style ou le thème de votre événement ? Demandez également s’il peut préparer des repas végétariens, végétaliens, casher ou pour les enfants.

Toutes ces questions sont importantes à poser dès le départ pour savoir dans quelle mesure chaque traiteur est capable et disposé à vous satisfaire.

4 – Les dégustations

Comment saurez-vous ce qu’un traiteur peut vous offrir à moins de goûter ses produits ? Et plus précisément, comment saurez-vous quel goût auront les aliments du menu que vous envisagez si vous ne les essayez pas ? Certaines personnes hésitent à demander de goûter aux plats, mais il est habituel de demander un échantillon de ce que vous avez l’intention de commander avant de signer le contrat.

Assistez à au moins trois dégustations avec des traiteurs différents et assurez-vous de pouvoir goûter ce que vous voulez. Ne vous contentez jamais d’un traiteur qui vous donnera simplement un échantillon générique ; vous devez savoir quel sera le goût de la nourriture sur votre menu. Préparez-vous à payer pour ces dégustations si nécessaire.

De plus, vous pouvez demander des dégustations de vin si elles sont appropriées pour votre événement (encore une fois, soyez prêt à payer des frais… c’est un petit prix à payer pour vous assurer de choisir le parfait traiteur). Et lorsque vous goûtez à la nourriture, observez également la présentation, car tout traiteur qui prend le temps de bien présenter un échantillon sera probablement plus enclin à faire ce genre d’effort le jour de votre événement.

 

5 – Familiarité avec le lieu de rendez-vous

Vous pourriez avoir une mauvaise surprise si vous choisissez un traiteur événementiel haut de gamme pour servir un mariage dans une grange. Pourquoi ? Parce que ces traiteurs ne sont peut-être pas habitués à préparer et à servir des plats dans un tel environnement. 

Cela peut devenir encore plus spécifique en fonction des restrictions du lieu lui-même, comme dans le cas des musées et des sites historiques. Vous voulez être sûr de choisir un traiteur qui a déjà travaillé sur ce lieu et qui connaît toutes les règles typiques de ce type de sites. 

Même dans les lieux traditionnels, les traiteurs doivent également respecter certaines restrictions, comme certaines normes d’installation ou certaines restrictions.Un traiteur familier avec les règles d’un lieu peut potentiellement vous épargner beaucoup de tracas le jour de l’événement.

6 – Explication complète des services/biens promis dans le contrat

Le contrat du traiteur doit clairement préciser quels aliments, boissons et services le traiteur fournira le ou les jours désignés. En outre, il devrait vous protéger en cas d’annulation, tout autant qu’il protège le traiteur contre le défaut de paiement. Vous voudrez peut-être envisager de le faire examiner par un avocat avant de le signer.

Chaque détail doit figurer dans le contrat, y compris les menus sélectionnés, le nombre de portions et / ou le nombre de personnes à servir, les détails du service des boissons / bars (le cas échéant), ainsi que tous les prix et services supplémentaires.

Il est important de se renseigner sur ce qui est standard dans leurs contrats et sur ce qui constitue des coûts supplémentaires. Par exemple, le traiteur apportera-til des assiettes en papier et en plastique lorsque vous vous attendiez à recevoir de la porcelaine fine ? C’est important, car la location de ce matériel peut vite s’additionner. Renseignez-vous également sur le nombre de membres du personnel que le traiteur a l’intention de mettre au service de votre événement. Le ratio minimum que nous proposons est 1 pour 12 invités, ce qui comprend non seulement les serveurs, mais englobe également le chef et son personnel, l’équipe de chargement et de déchargement du camion, le plongeur, les barmans et le capitaine du banquet. Même ce qui semble être de petits détails doivent être inclus dans le contrat. La plupart des traiteurs emporteront les restes de nourriture, sauf accord préalable.

7 – Un plan d’annulation bien défini

Vous devez vous assurer que votre contrat contient une clause d’annulation au cas où votre traiteur serait obligé de l’annuler.

Obtenez des informations détaillées sur la manière dont votre traiteur gère les annulations et assurez-vous que cela est inclus dans le contrat. Vous devrez savoir si votre caution est entièrement remboursable et quelles sont les étapes à suivre. Votre traiteur vous redirigera-t-il vers d’autres traiteurs ou vous aidera-t-il à passer des appels pour voir qui est disponible ?

Vous ne voulez pas être laissé sans option quelques jours ou quelques heures avant votre événement, alors assurez-vous juste que les procédures d’annulation et les pénalités sont en place.

 

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8 – Références que vous pouvez utiliser

Bien sûr, vous aurez besoin de vérifier les traiteurs que vous envisagez de choisir, et il est toujours bon d’aller faire un tour en ligne et de consulter des sites comme Yelp, Wedding Wire et Angie’s List pour lire des avis et évaluations.

Cependant, ne vous arrêtez pas là, car les critiques en ligne ne sont pas toujours fiables (ni même authentiques). Par exemple, un bon traiteur peut avoir eu quelques clients exécrables qui faussent leurs notes, tandis qu’un vrai traiteur médiocre peut avoir payé pour avoir des faux commentaires en ligne. Voyez si vous pouvez localiser certains des anciens clients des traiteurs que vous souhaitez embaucher et contactez-les.

Les gens sont souvent plus ouverts à parler en privé des déceptions qu’ils ont eu concernant la nourriture ou leur expérience globale avec le traiteur.

Il est sage de vérifier les références, de faire des appels et d’avoir son propre avis. Ne vous fiez pas uniquement à ce que le traiteur vous dit, à ce que vous disent ses références sur leur site internet ou à ce que disent les internautes… Faites des démarches supplémentaires pour vous assurer de bien comprendre leur expérience.

9 – Assurance

Tous les traiteurs auxquels nous avons parlé considèrent la couverture d’assurance comme une absolue nécessité. 

Toute entreprise de restauration réputée aura une assurance responsabilité civile, sinon c’est souvent très mauvais signe. Ce type d’assurance vous protège et vous évite d’avoir à vous occuper de tout recours si quelque chose se passait et si le traiteur n’était pas correctement assuré.

10 – Un chef expérimenté et un personnel de cuisine

Le temps passé dans le secteur de la restauration ne se traduit pas nécessairement par une cuisine excellente et savoureuse. Les antécédents et l’expérience du chef peuvent être plus importants que le propriétaire de l’entreprise qui a des récompenses sur son site internet. . C’est le chef, le sous-chef et le personnel de cuisine qui scelle souvent l’affaire. 

Assurez-vous donc de vous renseigner sur la bonne foi du chef et sur son CV car il / elle sera responsable du résultat du repas.

Et quand savez-vous que vous avez choisi le parfait traiteur ? Lorsqu’un traiteur veut et peut surprendre et enchanter vos invités avec élégance et talent, il vous propose des plats délicieux, savoureux et aventureux avec un service de qualité qui complète le thème de votre événement. 

 

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