10 conseils à suivre pour trouver la salle idéale, vraiment !

Chaque secteur professionnel rencontre ses limites, pouvant conduire à la rupture d’un contrat – des signes avant-coureurs qui vous indique que vous devez fuir aussi vite que possible un produit, un service ou un fournisseur en particulier. Le secteur de l’événementiel ne fait pas exception à la règle. La sélection et le choix de la salle à louer est l’une des décisions les plus importantes qu’un planificateur puisse prendre pour assurer le succès de ses événements. Un mauvais choix de salle ne pourras pas être compensé par un meilleur traiteur, ou des animations extraordinaires, malheureusement. Sans compter la mauvaise presse et le bouche-à-oreille négatif en retombées pour votre organisation.

C’est pourquoi la sélection d’un lieu commence par l’établissement d’une liste de critères en fonction des besoins de l’événement et du public cible. Une fois cette liste établie, il est temps de collecter et d’évaluer des informations. Cet article contient des conseils utiles pour repérer ce qu’il vous faut rechercher et observer pour éviter de choisir un espace d’événement inapproprié. Alors, à quoi devez-vous prêter attention lorsque vous cherchez la salle idéale ?

1. Gardez un œil sur les avis négatifs et les mauvaises recommandations

Afin d’éviter d’investir à tort dans un lieu coûteux. Pour la plupart des organisateurs d’événements, mener des recherches en ligne fait déjà partie de la routine de sélection d’un lieu, et à juste titre. En effet, lire les critiques d’un lieu sur les réseaux sociaux et effectuer des recherches sur Twitter et Google est un bon début. Et il existe également des lieux et des répertoires spécifiques à l’industrie, dans lesquels vous pouvez lire les commentaires de planificateurs et des participants.

Les critiques en ligne ne devraient certainement pas être votre seule source. Tout d’abord, les avis en ligne peuvent être peu fiables. Seulement environ 1,5% des personnes interrogées publient des critiques en ligne, et ce public a tendance à proposer des critiques extrêmes. Une bonne pratique lors de l’évaluation d’avis en ligne consiste à rechercher des révisions médianes (qui ont tendance à être plus mesurées et plus précises) et à lire leurs commentaires pour obtenir des détails spécifiques.

Quelques éléments à prendre en compte lors de la lecture d’avis en ligne :

  • Recherchez les réponses aux avis des membres du personnel du lieu. La plupart des gestionnaires de lieu sont suffisamment intelligents pour savoir que quelques mauvaises critiques au mauvais endroit peuvent nuire à leur activité. Prêtez donc attention si le lieu répond aux mauvaises critiques et, si tel est le cas, quel est leur ton et leur approche.
  • Si le lieu présente des informations sur son site Web ou au téléphone, vérifiez bien toutes ces informations. Tout lieu trop éloigné de la vérité risque de vous induire en erreur ultérieurement si vous décidez de les embaucher.

Vos pairs et autres professionnels de la planification d’événements peuvent constituer les meilleures sources d’avis sur un lieu. Vous pouvez consulter les forums de l’industrie, où les professionnels de l’événement et les participants partagent leurs expériences concernant les lieux. Vous pouvez également utiliser ces forums pour solliciter des contributions et utiliser des outils en ligne, tels que les sites LinkedIn et Quora, pour poser des questions à un public plus large sur le lieu en question. Et vous pouvez toujours parler aux membres des sections locales d’associations de l’industrie des événements et obtenir leurs opinions.

2. Faites confiance à vos premières impressions pour évaluer le service et la réactivité d’une entreprise

Les premières impressions font tout dans l’industrie des événements. Si votre première expérience avec le personnel du lieu n’est pas excellente, ou s’ils attendent trois jours avant de vous répondre, vous devez vous poser les bonnes questions. Sachant que les employés sont les premières personnes avec qui les clients entrent en contact, leur niveau de formation doit être à la hauteur.

Fournir un service client attentif est l’un des principes de base d’une gestion compétente des lieux. Donc, que votre premier appel soit avec le directeur général du lieu, le responsable de la restauration/événement ou un administrateur, vous devez trouver de l’attention, du tact, une compréhension rapide et un service optimal. La personne n’a pas besoin de connaître toutes les réponses à vos questions au premier appel, mais elle a besoin de savoir où elle peut les trouver et avoir envie de vous aider à atteindre vos objectifs.

De plus, lors de vos premières interactions avec le personnel du lieu (y compris pendant la visite du lieu), l’idéal serait qu’il vous écoute davantage qu’il ne parle. Un professionnel expérimenté ne doit pas essayer de vous influencer et doit vous poser toute une série de questions importantes sur votre événement et sur ce dont vous aurez besoin pour le réussir. Les professionnels des meilleurs lieux poseront de nombreuses questions et élaboreront leur présentation en fonction de vos besoins et de ceux de votre public cible. (Remarque : Cela ne vous dispense pas de constituer votre propre liste de questions à poser au personnel du lieu.)

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3. Demandez d’avoir accès à des témoignages pour vérifier la véracité d’un lieu

Toutes les salles qui existent depuis plus de quelques mois ont déjà été utilisée par des clients capables de parler de la qualité de leurs services et du lieu en particulier. Donc, si vous demandez une liste d’anciens clients à qui vous pourriez faire appel pour obtenir un témoignage, et que le personnel du lieu vous donne de fausses excuses pour ne pas vous la donner, vous devriez vous demander ce qu’ils essaient de cacher.

La plupart des lieux disposent immédiatement d’une liste de clients satisfaits que vous pouvez appeler, et vous devriez certainement les contacter. Cependant, vous devriez également faire vos propres recherches et essayer de localiser les anciens clients du lieu qui n’apparaissent pas sur leur liste de références. Vous pouvez entendre une histoire différente d’eux, et même si vous ne les contactez pas, vous serez plus confiant dans votre sélection éventuelle si vous avez plusieurs recommandations positives.

4. Soyez observateur : les fissures et le bazar sont souvent indicateurs des lieux à éviter

Les fissures, les trous dans les murs, les taches d’eau ou d’humidité au plafond, les tapis et moquettes sales ou effilochés, les portes qui grincent, les toilettes dégageant des odeurs nauséabondes, les meubles cassés ou carreaux manquants, les ampoules grillées qui n’ont pas été remplacées, les cuisines aux sols graisseux, les toiles d’araignée dans les coins des pièces etc.

Ces détails annoncent directement la couleur aux invités et sont souvent un très mauvais signe sur la tenue d’un établissement. En fait, beaucoup verront toutes ces choses négatives et se demanderont, à raison, qui est responsable de la réservation de ce lieu. Et cette première pensée entachera le reste de leur expérience. Alors inspectez les coins, passez votre doigt sur les meubles, vérifiez les toilettes de l’établissement, demandez à faire un tour de la cuisine/du bar et demandez-leur quelles sont leurs habitudes de nettoyage.

Un autre inconvénient majeur à prendre en compte est si le lieu a une décoration démodée, incongrue ou qui possède un décor, une disposition ou une atmosphère qui ne se va pas bien avec le thème de l’événement que vous planifiez. Les décors obsolètes sont faciles à repérer. Mais en ce qui concerne la disposition, vous pouvez également demander au responsable du lieu de préparer un schéma de disposition de l’événement, avec toutes les zones de votre événement cartographiées. De cette façon, vous pouvez parcourir l’espace avec cette carte en main, pour vous assurer que les participants peuvent se promener sans encombres, en passant par les salles de réunion et le hall principal.

5. Étudiez le langage utilisé dans leurs politiques et dans leurs interactions avec vous pour évaluer leur niveau de flexibilité

Qu’il s’agisse d’événements d’affaires ou de réunions, de galas, de fêtes ou de collectes de fonds, un événement est rarement identique à un autre, et ce caractère unique de chaque événement oblige les fournisseurs d’événements, y compris les lieux, à offrir un certain niveau de flexibilité.
Bien sûr, les espaces événementiels doivent avoir des politiques et des règles en place pour assurer la sécurité des invités/du personnel et la préservation de l’installation et de ses participants, ainsi que pour assurer un bénéfice équitable.

Mais lorsque vous discutez avec le personnel à propos de la politique du lieu et commencez à négocier avec lui, écoutez sa façon de parler et son ton pour déterminer s’il est partant pour collaborer avec vous pour atteindre vos objectifs, ou s’il est ferme sur sa politique et ses prix. Ces discussions initiales peuvent indiquer soit une bonne relation de travail qui permet de trouver des compromis facilement, soit elles peuvent présager d’un arrangement unilatéral et inflexible dans lequel vous avez le sentiment que vous aurez toujours à faire des concessions.

Si vous planifiez un événement pour un client, rappelez-vous que votre client sera également le client du lieu, et s’il ne se voit pas comme une partie intégrante de l’équipe du service à la clientèle, il ne sera probablement pas le candidat idéal.

Les domaines de négociation des lieux peuvent inclure:

  • Règles et réglementations pour les planificateurs et les fournisseurs externes. Vous imposent-ils des normes différentes de celles de leurs planificateurs internes ou de leurs fournisseurs préférés ? Si oui, cela peut-il être modifié ? Et si oui, comment ?
  • Règles et règlements pour les invités. Que sont-ils, sont-ils raisonnables et quel impact auraient-ils sur la capacité des invités à profiter pleinement de l’événement et à y participer ?
  • Capacité des salles et flexibilité de l’espace. Le lieu peut-il être configuré ou divisé selon vos besoins ? Cette configuration contiendra-t-elle correctement votre nombre maximum d’invités ou cela va-t-il devenir trop bondé ?
  • Coûts/frais et contraintes budgétaires. Sont-ils disposés à travailler avec vous pour fournir le meilleur rapport qualité / prix pour votre budget ? Où ont-ils de la possibilité pour négocier ? Quelles concessions ou valeur ajoutée peuvent-ils fournir ?
  • Planification date/heure. Peuvent-ils honorer vos dates et heures d’événement souhaitées ? Peuvent-ils offrir des incitations si vos dates sont flexibles?
  • Restrictions et minimums. Existe-t-il des effectifs minimaux, des minimums alimentaires/boissons ? Quelle marge de manœuvre avez-vous avec ceux-ci ?

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6. Éloignez-vous des lieux présentant un suivi médiocre ou un manque de réactivité

Devez-vous attendre un jour ou plus pour que le lieu réponde à vos courriels ou appels téléphoniques ? Leurs réponses sont-elles incomplètes ou ne fournissent-elles pas les informations demandées ? Ils ne répondent pas à vos demandes ou ne livrent pas les articles promis ? Si l’un de ces scénarios se présente, le personnel de l’événement est surchargé de travail ou ne se soucie guère de votre entreprise, ce qui n’est pas bon signe.

De plus, un lieu réputé va :

  • être proactif et anticiper les événements en fonction de vos objectifs et de votre public.
  • vous tenir au courant et vous informer rapidement de tout changement concernant votre contrat avec eux.
  • demander des commentaires, des suggestions ou des contributions quand ils ne sont pas certains de quelque chose ou ont besoin de plus d’informations pour tenir leurs promesses.

7. Examiner les politiques et les listes de fournisseurs avant de vous engager dans un contrat

Si un lieu ne fournit pas un ou plusieurs services eux-mêmes, il a souvent une liste de fournisseurs privilégiés pouvant fournir ces services supplémentaires, tels que la restauration, le service de bar et de barman, la location d’outils et d’équipements, la sécurité, l’audiovisuel et l’éclairage. Cette pratique est utile aux organisateurs des lieux, mais aussi aux organisateurs d’événements, car ils préfèrent s’associer à des fournisseurs fiables et expérimentés qui connaissent bien le lieu et son personnel, et qui constitueront un bon partenaire pour l’événement. Cependant, vous devriez toujours poser à votre lieu ces questions sur leur liste de fournisseurs:

  • A-t-elle été mise à jour récemment ? Premièrement, tout lieu qui propose une liste obsolète de fournisseurs pourrait ne pas vous être très utile pour commencer. – Deuxièmement, une liste de fournisseurs obsolète peut inclure des fournisseurs ruinés ou fermés et peut omettre de nouveaux fournisseurs qui pourraient constituer un atout considérable pour votre événement.
  • Offrent-ils une gamme de fournisseurs dans chaque catégorie ? Leur liste doit vous fournir de vrais choix et non pas vous forcer à choisir un seul fournisseur en particulier. Recherchez une liste proposant au moins 3 options de fournisseurs dans toutes les catégories, avec des gammes de prix et des options de service différentes, pour la restauration : des vendeurs de nourriture et boisson, des options de cuisine/menu.
  • Quels vendeurs recommandent-ils dans leur liste ? Si le lieu vous fait choisir dans leur liste, ils doivent absolument vous faire de bons commentaires perspicaces à leur sujet et avoir de bonnes idées quant à ceux qui, à leur avis, serviraient le mieux votre événement.
  • Pouvez-vous choisir un fournisseur ne figurant pas sur la liste ? Si un fournisseur extérieur particulier est indispensable pour votre événement, voyez à quel point le lieu est flexible pour le faire venir et quel type de formation, de frais et de configuration sont impliqués pour faire venir ce fournisseur extérieur au lieu.

8. Ne laissez pas un mauvais emplacement ou une mauvaise accessibilité décourager vos invités

Le lieu est-il situé dans une rue ou un coin très animé ? Est-il situé dans une zone douteuse ou dangereuse ? Est-ce difficile à trouver ou de s’y rendre ? Si la réponse à l’une de ces questions est “oui”, vous voudrez peut-être réfléchir à deux fois avant de réserver un lieu présentant des problèmes d’accessibilité potentiels. Un parking inadéquat, éloigné ou trop cher peut également être un facteur décisif pour l’emplacement du lieu, car vous souhaitez que vos participants puissent trouver un parking adéquat, à proximité et à un prix abordable. Toute installation de stationnement située à plus d’un pâté de maisons du lieu peut rapidement devenir une source majeure de mécontentement pour les participants.

Si l’un de vos invités utilise les transports en commun pour se rendre au lieu, vous devez vous renseigner sur les arrêts de bus, points d’arrêt de taxi/Uber, gares ferroviaires et aéroports à proximité, pour évaluer la facilité des déplacements. Enfin, vous devez tenir compte de tous les besoins ou exigences spécifiques de votre auditoire en ce qui concerne l’emplacement, car si vos invités sont des personnes âgées ou des personnes ayant une mobilité réduite, l’emplacement et l’accessibilité deviennent immédiatement des critères de choix.

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9. Testez le signal Wi-Fi et 4G pour vous assurer que les participants peuvent utiliser leurs appareils lors de l’événement

La dernière chose que vous voulez voir, ce sont vos invités qui essayent d’utiliser leur téléphone durant l’événement, en vain, et qui tentent sans succès d’appeler, de lire des courriels et d’utiliser des applications. En 2019, on s’attend simplement à un bon service wi-fi et à un service de téléphonie mobile efficace. Si votre lieu offre une couverture wi-fi insuffisante ou si vous êtes dans un endroit sans réseau, vous entendrez parler de ce problème toute la soirée.

De nombreux lieux proposent un service wi-fi de base inclus dans le coût de location, et beaucoup proposent également des mises à niveau de la bande passante du wi-fi si vous prévoyez une utilisation excessive de vos participants (si votre événement était destiné à un public digital). Vous devez prévoir à quel point vos participants utiliseront leur appareil et parleront du lieu et ses capacités en termes de wi-fi et téléphonie.

10. Un responsable de lieu qui ne semble pas savoir gérer un imprévu est un mauvais signe pour le reste de votre événement

Mais que se passe-t-il lorsque le responsable du lieu vous appelle, paniquant à propos d’un problème imprévu ou d’un changement inopportun dans les plans ? Cela ne vous donnera certainement pas confiance en leur capacité à gérer de tels problèmes et à aider autrui dans la résolution de ces problèmes.

Malheureusement, vous n’êtes parfois pas conscient de la teneur émotionnelle du personnel de votre lieu avant qu’il ne soit trop tard (comme une semaine ou le jour précédant votre événement), mais vous pouvez certainement tester leur capacité à faire face aux changements et à la controverse en leur envoyant des demandes spéciales, ou des changements de plan tôt et voir comment ils les traitent et réagissent en général. S’ils font toute une histoire des petites choses, cela laisse présager qu’ils ne sauront pas régler des problèmes beaucoup plus graves.

En conclusion

La plupart des salles et lieux d’événements savent que vous aider à atteindre vos objectifs et à épater vos participants est ce qui fait leur succès. Vous ne verrez probablement pas beaucoup de cas extrêmes comme nous avons décrits ci-dessus. Cependant, chaque lieu a ses atouts et ses faiblesses, et le personnel du lieu sera plus ouvert sur le premier que sur le second. Il est donc dans votre intérêt (et celui de vos participants) de faire preuve de vigilance lors de la recherche du lieux idéal et d’identifier rapidement les inconvénients potentiels qui pourraient venir entraver la réussite de votre événement.

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