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Nos conseils pour une location de salle à Paris réussie

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Trouvez facilement les meilleures salles à louer à Paris

Vous avez besoin de louer une salle à Paris, mais vous ne savez pas par où commencer ? Suivez le guide, on liste ici tous les conseils pour vous aider à organiser un événement inoubliable et réussi à petit prix.

01 – AVANT DE SE LANCER DANS LA LOCATION DE SALLES À PARIS, POSEZ-VOUS LES BONNES QUESTIONS !

D’abord, posez-vous deux minutes et réfléchissez aux objectifs de votre événement. Définissez ce qui en ferait un succès, pourquoi, et ce que vous souhaitez que les convives gardent en tête en repartant. Posez également les jalons de base : quel type d’événement organisez-vous ? Pour qui ? Est-ce un événement privé, comme un anniversaire ou un mariage ? Êtes-vous plutôt en charge d’organiser un événement pour votre entreprise, une réunion, une conférence, un afterwork, ou même un arbre de Noël ou une fête d’entreprise ? Vous adressez-vous à des convives du cercle professionnel, privé ou institutionnel ? Dressez-vous trois priorités de base sur lesquelles vous ne pouvez pas faire de compromis, et qui vous aideront à prendre toutes vos décisions. Est-ce le prix, la qualité de la restauration, le style de salle, la date de location ou bien encore la localisation ? À vous de choisir.

02 – NOTEZ LES SIGNES QUI NE TROMPENT PAS POUR PRIVATISER LA BONNE SALLE À PARIS.

Pensez au type de salle que vous pourriez louer ? Allez-vous privilégier des grandes salles de réception, restaurants, palais des congrès et salles de réunion, plus classiques, mais solides en termes d’expérience ? Ou allez-vous favoriser l’originalité et choisir des lieux plus insolites : salles de spectacle, musées, péniches et autres clubs hype, parfois un peu plus coûteux, mais où l’effet « waouh » sera au rendez-vous. Quel que soit votre choix, n’oubliez jamais que certains signes ne trompent pas pour privatiser la bonne salle. Privilégiez les interlocuteurs réactifs, à l’écoute et flexibles selon vos besoins. Vous vous en rendrez rapidement compte, avec des réponses rapides à vos e-mails, et des retours clairs et transparents sur la plupart de vos questions. Pensez à vérifier quelques éléments caractéristiques sur place, comme le professionnalisme du personnel, la qualité du café servi, souvent représentatif du niveau de restauration, ou la puissance du wi-fi. Lancement de produit, tournage, workshop ou convention, rien ne doit être laissé au hasard pour le bon déroulement de votre événement.

03 – CHOISISSEZ LE QUARTIER ET L’ARRONDISSEMENT DE PARIS EN ACCORD AVEC VOS BESOINS.

Parmi les critères à considérer pour louer la salle idéale à Paris, la localisation du lieu est à prendre en compte avant de réserver. Déjà, l’environnement peut avoir un impact énorme sur la perception de l’événement. On n’envoie pas le même message si l’on se trouve au cœur du 1er arrondissement de Paris, dans un hôtel particulier Place Vendôme, sur une péniche en face de la Tour Eiffel dans le 7e arrondissement, dans une sublime usine réaffectée en banlieue ou dans un pavillon du Bois-de-Boulogne, à deux pas de Paris 16e. Vérifiez donc dans quel quartier, près de quel monument ou dans quel arrondissement souhaitez-vous vous trouver. La localisation de la salle a un impact direct sur le budget de l’événement également. Si le lieu est facile d’accès en transport en commun, vous pourrez compter sur vos invités pour se rendre par eux-même sur les lieux. Cette solution est la plus économique. Sinon, vous devrez disposer de vos propres moyens de transport, bus ou taxi, ce qui représente un surcoût non-négligeable. Tenez compte du temps nécessaire pour se rendre à la salle louée. Certains privilégieront l’efficacité à tout prix, avec une salle en plein centre, facilement accessible ou même un hôtel, proposant l’hébergement et le lieu de réception au même endroit. Si vous préférez être excentrés, pour des raisons de coûts notamment, pensez au temps de transport, ou même à la possibilité pour les invités de se rencontrer en dehors de l’événement, alentour. Vous pouvez également mêler l’utile et l’agréable, en louant une salle excentrée, mais en organisant des excursions dans le centre pour vos invités, comme une visite au Louvre, par exemple. Enfin, vérifiez les facilités pour se rendre à l’aéroport, rejoindre une gare, accéder à une bouche de métro ou même se garer sur place, grâce à un parking facilement accessible et grand.

04 – HÔTELS CHICS, LOFT COSY OU BARS BRANCHÉS, TROUVEZ LA SALLE QUI DONNE LE TON À VOTRE ÉVÉNEMENT.

On n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression. Fort de cette information, réfléchissez bien à l’atmosphère que vous souhaitez créer. Le choix de votre salle à Paris doit représenter l’ADN de votre événement, de votre marque ou de votre cause. Le tout doit sembler cohérent pour servir vos objectifs. Votre événement doit-il se placer sous le signe d’une ambiance festive et dansante, ou plutôt chic et prestigieuse ? Ou favoriser la créativité et l’échange, ou bien encore le professionnalisme et le sérieux ? Adaptez et choisissez en fonction parmi des lofts cosy et lumineux près de République, des hôtels plus traditionnels à deux pas des Champs-Élysées, ou des bars et galeries d’art design et branchées dans le quartier Bastille. Pensez également que l’architecture et la dimension historique d’un lieu, peuvent apporter une touche atypique et unique à l’ensemble, comme c’est le cas des pavillons et châteaux dans certains parcs, des anciennes manufactures de l’époque industrielle ou certaines salles de spectacle. Pensez soirées vintage à la campagne, cocktail avec une belle vue imprenable sur un rooftop ou séminaire gourmand dans un atelier de cuisine, et laissez les lieux vous inspirer. Listez également certains agencements incontournables pour vous, comme une piste de danse, un auditorium, une terrasse ou une salle avec jardin, ce qui limitera forcément vos choix. Enfin, pensez à la privatisation de votre salle, totale ou plutôt partielle, afin de profiter de l’ambiance animée d’un plus grand complexe.

05 – LOUEZ UNE SALLE AVEC LA BONNE SURFACE ET NE PERDEZ PAS D’ARGENT DANS DES MÈTRES CARRÉS INUTILES.

Quelle taille de salle prévoir, voilà une autre problématique récurrente que vous allez rencontrer. Tout d’abord, soyez au clair sur le nombre d’invités prévus, ainsi que le déroulement de la journée ou soirée. Si certains moments clé comptent un discours à une assemblée, un buffet ou un repas assis, une partie dansante ou même une animation, vous devez le prendre en compte afin d’anticiper l’agencement requis. En général et concernant la partie restauration, comptez environ 1 personne par m² pour les repas assis, et 2 personnes par m² pour les formats cocktails et buffet, sans omettre la place pour le mobilier. Sachez qu’une salle de grande capacité peut proposer de beaux espaces ouverts, facilitant le mouvement, idéal pour les groupes. Quand d’autres salles plus petites et plus cloisonnées invitent à une atmosphère plus feutrée, facilitant l’échange. La plupart des grandes salles événementielles à Paris sont également modulables, pouvant se transformer de plusieurs salles de réunion à une grande salle de gala. Le plus simple reste d’être au clair sur le déroulement de votre événement, et de noter chaque période clé pour échanger avec la salle elle-même. Pensez également à vérifier les points de passage importants d’une salle, les couloirs, les sorties de grande salle et l’accès aux ascenseurs ou aux escaliers. Assurez-vous que vos hôtes pourront se déplacer facilement et sans bouchonner d’une salle à l’autre. Et n’oubliez pas l’accès pour les personnes à mobilité réduite !

06 – OPTEZ POUR UN BANQUET, UN BUFFET OU UN COCKTAIL DÎNATOIRE, ET RÉGALEZ VOS INVITÉS AU MEILLEUR PRIX !

Nous voici dans l’un des éléments les plus importants d’un événement réussi ! Le temps est venu de nourrir vos invités, et s’offre à vous trois grandes possibilités de service : le banquet, le cocktail dînatoire et le buffet, chacun ayant des avantages et inconvénients. Là où le banquet fera toujours une grande impression, malgré une ambiance un peu plus statique, le cocktail dînatoire offre plus de dynamisme, mais marquera moins les esprits côté gourmandise. Le buffet, lui, propose souvent le meilleur rapport qualité-prix, mais il faudra peut-être alterner le service au plateau et à la table pour satisfaire tout le monde.

À l’heure où les allergies et les choix alimentaires sont de plus en plus variés, pensez également à proposer plusieurs menus, végétarien, casher ou sans gluten par exemple, et à en discuter avec le traiteur. Le timing est une autre variante très importante. Ne laissez jamais vos hôtes le ventre vide trop longtemps, mais ne les servez pas non plus pendant un moment important, sous peine de manquer d’attention. Sachez que les salles à louer sur Paris ont chacune leur système. Certaines possèdent leur propre cuisine et fournissent des prestations avec restauration. D’autres laissent le choix du traiteur au client, quand d’autres imposent une liste de partenaires. À vous de voir ce qui correspond le mieux à votre budget. Vous pouvez aussi opter pour une location sèche, c’est-à-dire, une salle vide et sans traiteur, et recourir à une agence ou un traiteur externe. Sachez qu’il y a toujours moyen de faire baisser le prix facilement, en privilégiant des menus sans viande, un choix de boissons plus restreint. Ou même en choisissant de louer un restaurant, qui a l’énorme avantage de proposer salle et restauration dans une prestation clé-en-main, une solution très économique pour certains événements.

07 – ASSUREZ-VOUS QUE LA SALLE À LOUER PROPOSE DES SOLUTIONS CLÉ EN MAIN, CONTENANT TOUT L’ÉQUIPEMENT NÉCESSAIRE.

Selon votre événement, vous aurez besoin de certains types d’équipement sur place. Pour l’organisation d’un événement pro, vérifiez que le lieu réservé est tout équipé pour le bon déroulement des journées de travail, avec vidéo-projecteurs, système audiovisuel, paperboard, micros et prises à disposition. Dans le cas d’une soirée plus festive, vérifiez avec la salle à louer la possibilité d’un poste de musique avec DJ, de lumières, et se présente avec une scène et d’autres accessoires pour créer l’ambiance. Pour les grandes salles avec discours, pensez à vérifier la sonorisation, et particulièrement l’acoustique. Les plafonds bas rendent les salles plus bruyantes, quand les salles hautes sous plafond peuvent provoquer de l’écho. Rajouter des rideaux ou des tentures permets d’atténuer les sons, ajoutez-en dans votre déco si nécessaire. Dans le cas de restauration sur place, pensez également au mobilier. Certaines salles proposent parfois guéridons, tables, chaises, et même de la vaisselle dans des packages tout compris, mais ce n’est pas systématique. Testez toujours le wi-fi quand vous visitez une salle, surtout si vous en avez besoin pour le bon déroulement de votre événement. Demandez si la prestation est incluse dans le prix globale. L’accès est-il sécurisé ou ouvert à tous, pour quelle puissance ? Enfin, n’omettez pas de vérifier les services supports, comme l’accès à un vestiaire pour les invités, une pièce de stockage pour les cartons et éléments de déco, ou bien encore les dispositions de sécurité obligatoires dans toutes les salles aux normes.

08 – DIVERTISSEZ VOS INVITÉS COMME IL SE DOIT, POUR MARQUER LES ESPRITS, TOUT EN RESPECTANT LE BUDGET.

Avez-vous pensé à animer votre événement ? Quel type d’animations vous semblent judicieuses pour créer l’ambiance souhaitée, et adaptée au public ciblé ? Souhaitez-vous quelque chose qui renvoie une image prestigieuse, qui renforce les liens, qui favorise la créativité ou qui divertisse les invités comme jamais. De plus en plus de salles parisiennes proposent un large panel d’activités dans leurs prestations, adaptées sur-mesure selon vos besoins. D’autres vous proposeront de travailler main dans la main avec des agences spécialisées. Pensez à vérifier pour trouver des idées. Vous aurez le choix entre des activités team-building, pour renforcer la cohésion dans des groupes ou des entreprises, ou bien encore des activités culinaires, des spectacles, des concerts ou des animations dansantes et chantantes. Réfléchissez bien au moment où vous ferez intervenir vos animations. Certaines imposent une coupure dans le déroulé de l’événement, pour obtenir l’attention de tous les invités. D’autres peuvent davantage se dérouler en parallèle d’autres activités, en toile de fond. D’autres encore, ponctuent votre réception à des moments très précis. Tenez compte que vous obtiendrez toujours davantage d’engagement et d’attention quand les invités ont déjà un peu mangé et bu, sans pour autant attendre la fin de soirée. L’objectif restant toujours que ces animations marquent l’esprit de vos invités avec le message que vous souhaitez leur faire passer.

09 – QUAND LOCATION DE SALLE À PARIS RIME AVEC PETIT PRIX !

Il est temps de parler du sujet le plus sensible lorsque l’on souhaite privatiser une salle sur Paris : trouver un lieu parfait pour le budget le plus économique possible ! Inutile de préciser qu’il vaut mieux commencer par avoir son budget global, ou du moins, le budget par invité en tête avant de démarrer les recherches. La première étape reste de commencer à comparer les tarifs proposés concernant les salles qui vous intéressent. Regardez-en plusieurs, et faites vous une première idée des prix du marché, de ce que chacune propose dans les grandes lignes, type de salle, agencement, options de restauration et prestations, pour savoir à quoi vous pouvez prétendre. Préparez un tableau récapitulatif de tous vos postes de coûts, et vérifier ce que la location de salle couvre ou non, afin d’éviter les frais cachés, les options payantes et les mauvaises surprises. Matériel technique, traiteur, décoration, wi-fi, personnel, parking, animations, lumières ou bien encore service de nettoyage, de sécurité et assurances, demandez un devis détaillé et regardez ce qui est prévu ou non dans les prestations proposées par chaque salle.

Pour louer une salle pas cher, essayez toujours de négocier et d’optimiser votre budget au mieux. Proposez directement des remises à vos interlocuteurs, de l’ordre de 20 % environ. Vérifiez si vous pouvez rendre certains services gratuits, comme le café, le mobilier ou les éléments de décoration. Avez-vous pensé à la saisonnalité, qui peut parfois peser sur les prix ? Soyez vigilant sur la flexibilité de la salle également. Pouvez-vous réserver la même salle d’une année sur l’autre, pour faire baisser les tarifs ? Le meilleur moyen de faire des économies est encore de penser de manière transversale. Peut-être vaut-il mieux investir un peu plus dans une salle sublime, mais économiser sur la décoration en supplément ? Pourquoi ne pas privatiser un restaurant, proposant un coût par invité parfois deux fois moins cher qu’avec une location de salle et traiteur à part. Pourriez-vous capitaliser sur une seule activité incluant vos invités, plutôt que plusieurs animations requérant du personnel. Et pourquoi ne pas proposer un buffet tendance et économique, en jouant la carte green, sans viande et sans alcool fort, mais avec des cocktails aux fruits et des plats végétariens ? Enfin, pensez aussi à la durée et à la période de votre location. Les périodes de hautes demandes, comme Noël ou le jour de l’an, voient les prix grimper. Quand une location d’un lieu durant les périodes creuses, ou seulement pour une 1/2 journée ou une soirée versus une journée complète, peut diminuer drastiquement le prix global, pensez-y.

Quoi qu’il arrive, préparez votre phase de négociation en listant dans l’ordre tous les points que vous souhaitez discuter pour arriver à vos fins. Ayez en tête les prix des concurrents et votre objectif, et ne perdez pas le fil durant la discussion.

Vous savez maintenant tout pour louer votre salle à Paris, à vous de jouer !